Автоматизированные системы документационного обеспечения управления реферат

Содержание:

Введение

В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинными.

Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

1. Формы автоматизации регистрации документов

В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов.

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя – должностного лица к другому с возможностью контроля их перемещения с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

– программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

– поддержка распределенной обработки информации;

– возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

– открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

– широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

– возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

– возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

– возможности контроля за прохождением документов;

– наличие системы оповещения должностных лиц;

– возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

– наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;

– наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

– ориентированность на отечественную концепцию документооборота.

С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа – файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

– внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

– организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:

– организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

– организовать эффективный контроль исполнения документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и текст также заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ, или в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля.

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных сотрудников и организации в целом.

При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве.

Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и документооборота (далее – АС ДОУ) позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль.

В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

2. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов.

В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне.

Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних – протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

Позволяет формировать рабочие папки пользователя. Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.

Система осуществляет контроль исполнения документов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.

Обработка и хранение собственно документов. К регистрационной карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).

Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.

Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».

Учет номерных документов, формирование отчетности.

Распределенная обработка, отправка документов по почте. Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.

Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.

Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.

Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.

Списание документа в дело. По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи.

Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.

Обеспечение автоматизации справочно-аналитической работы. В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.

Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.

Делегирование права подписи. В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.

Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству.

Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.

3. Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе

Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.

2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

4. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

5. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.

6. Качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем – в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.

При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается российская действительность. Это в первую очередь общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях.

Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей и – особенно – специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью.

В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем, взаимодействия между различными организациями. За рубежом проекты типа «электронного правительства» как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений.

И тем не менее, применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль, как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами.

Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи).

АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия. Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т.д.

Заключение

Автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно-учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа элемента содержания или по любым реквизитам максимально короткие сроки.

И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

Зато, использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

Список использованной литературы

Автоматизация регистрации документов новые возможности программных средств. // Бухгалтер. – 2015 г. – №1.

Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2016 г.

Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2015 г.

Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2017. – №1.

Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. – М.: Изд.-во Экмос, 2015 г.

Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. – М. Технология, 2016 г.

Электронный документооборот. – М. Новый век, 2017 г.

СПИСОК ДЛЯ ТРЕНИРОВКИ ССЫЛОК

Современные задачи и роль финансовой службы корпорации
Этапы развития и современное состояние логистики
Методика спортивной тренировки школьников с ОВЗ и зимних паралимпийских играх
Тайм-менеджмент делового человека: актуальные проблемы и способы их решения
Классификация ЭВМ по принципу действия
ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА ПО ОБСТОЯТЕЛЬСТВАМ, НЕ ЗАВИСЯЩИМ ОТ ВОЛИ СТОРОН ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
Способы описания процесса перевода: Модели перевода
Облачные ЕСМ-системы
соотношение понятий «частное право» и «гражданское право»
Возникновение и развитие школы психологии и человеческих отношений
Реферат на тему недобросовестная конкуренция
Документальное оформление системы наставничества

Источник

Введение

В настоящее время на рынке автоматизированных систем существует несколько десятков программных предложений (автоматизированных систем документационного обеспечения управления — далее АС ДОУ), которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную АС ДОУ для конкретной организации.

Тема курсового проекта выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для ОА «Тандер».

Объектом исследования данной работы выступает АО «Тандер». Предмет исследования — выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления.

Цель работы является анализ документационного обеспечения управления в АО «Тандер» и выбор автоматизированной системы.

Задачами работы являются:

описать организационную структуру объекта исследования;
определить уровень автоматизации ДОУ объекта исследования;
описать критерии выбора систем автоматизации ДОУ;
выбор программных продуктов;
проанализировать работу Управления при внедренной системе автоматизации;
рассчитать экономическую эффективность при внедрении системы автоматизации.

Данная тема является актуальной, так как автоматизация ДОУ является одним из направлений деятельности управления.

Только путем сравнения и анализа можно выбрать АС ДОУ, которая будет соответствовать предъявляемым требованиям.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы – биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

При написании работы был изучен и проанализирован федеральные закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», где даются основные понятия, связанные с информацией и их определения — информационных систем, технологий и средствах их обеспечения; федеральный закон «Об электронной подписи», на основании которого определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП), использование средств ЭЦП. При анализе ДОУ УДОиВ, видов существующей документации проверялось соответствие ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации», и соответствие Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. В данных источниках закреплены требования к оформлению документов, составу реквизитов документов; требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Данные требования и правила создают условия для эффективного применения технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. При анализе существующих систем автоматизации ДОУ и правил их внедрения были изучены: рекомендации по выбору автоматизированных систем и руководства для пользователей автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях, где описываются системы автоматизации, их функции, основные подходы при выборе, предлагаются критерии их оценки, характеризуется отечественный и зарубежный рынок АС ДОУ.

При изучении структуры и функций службы ДОУ были рассмотрены Положение о секторе контроля и кадровой работы и должностная инструкция секретаря.

В качестве дополнительных источников информации по данной теме послужили соответствующие сайты в Интернет, которые содержат необходимую информацию об интересующих системах: демонстрационные материалы, руководства по внедрению и использованию, информацию о создателях систем, о достоинствах систем.

1. Основы организации информационных технологий

1.1 Понятие и классификация информационных технологий управления

автоматизированный экономический управление

Сам термин «информационная технология» базируется на понятии «технология», которое является достаточно устойчивым и появилось в научно-техническом обороте в связи с проблемами организации производства.

В одной из современных энциклопедий дается следующее определение данного понятия:

Нужна помощь в написании курсовой?

Цена курсовой

«Технология (от греч. techne — искусство, мастерство, умение) — совокупность методов обработки, изготовления изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции; научная дисциплина, изучающая физические, химические, механические и другие закономерности, действующие в технологических процессах. Технологией называют также сами операции добычи, обработки, транспортировки, хранения, контроля, являющиеся частью общего производственного процесса».

Из трех возможных вариантов определение наиболее близок к информационным технологиям первый вариант.

В понятии «информационная технология» следует выделить три основных составляющих:

·объект воздействия (в приводимом определении — это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс); результат воздействия (изменение состояния, свойств, формы объекта воздействия); методы воздействия (обработка, изготовление, изменение — процессы, приводящие к искомому результату воздействия). Расширяя перечень ресурсов, рассматриваемых в качестве объекта воздействия, мы получаем соответствующее расширение и состава технологий: если объектом воздействия является энергия, то мы получаем энергетические технологии (передача энергии, преобразование энергии и т.п.); финансовые ресурсы в качестве объекта воздействия обуславливают финансовые технологии (операции на рынке ценных бумаг, валютные операции, кредитование и т.п.);кадровые (людские ресурсы в качестве объекта воздействия порождают технологии обучения, совместной работы в рамках единых коллективов и т.п.

В этом отношении информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает возникновение информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии:

Информационная технология — это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.

Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами:

·предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные; целью процесса является получение информации; средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программное — аппаратные вычислительные комплексы; процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью; выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение; критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота. Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

С другой стороны, информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса.

Автоматизированные информационные технологии используют средства автоматизации для всех операций, связанных с информацией. Поэтому, автоматизированные информационные технологии можно определить следующим образом.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) — информационная технология, в которой для передачи, сбора, хранения и обработки данных, используются методы и средства вычислительной техники и систем связи.

В связи с этим АИТ как система, связанная с переработкой информационных ресурсов, может рассматриваться как автоматизированная система.

Автоматизированная информационная система (АИС) — комплекс технических, программных, других средств и персонала, предназначенный для автоматизации различных процессов.

В автоматизированной информационной технологии предприятия все экономические факторы и ресурсы отражаются в единой информационный среде (едином информационном пространстве) в виде совместимых данных. Это позволяет рассматривать, например, процесс принятия решения как построение и исследование информационной модели, показывающей, какие изменения произойдут с ресурсами предприятия при выполнении тех или иных действий. При этом с самими ресурсами первоначально ничего не происходит — в процессе моделирования используются только данные об их состоянии и сценарии изменения различных параметров этих состояний.

Автоматизированные информационные технологии управления (АИТУ) -поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизации многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер — одну, технолог — другую).

Под автоматизированной информационной технологией управления понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

Таким образом, информационная технология- это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов.

Классификация автоматизированных информационных технологий управления.

Автоматизированные информационные технологии по способу реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные АИТУ существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

Новая информационная технология — это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.

По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы: электронная обработка данных; автоматизация функций управления; поддержка принятия решений; электронный офис; экспертная поддержка.

По классу реализуемых технологических операций АИТУ можно разделить на: системы с текстовым редактором; системы с табличным процессором; системы управления базами данных; системы с графическими объектами; мультимедийные системы; гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на: пакетные (централизованная обработка);

диалоговые; сетевые (многопользовательские).

Нужна помощь в написании курсовой?

Цена курсовой

По способу построения сети АИТУ можно разделить на: локальные; многоуровневые; распределенные.

По обслуживаемым предметным областям автоматизированные информационные технологии подразделяются на технологии: бухгалтерского учета;

банковской деятельности; налоговой деятельности; страховой деятельности и т. д.

Во многоуровневых и распределенных АИТУ одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений. Потребность в аналитической работе при переходе к рынку, в условиях образования новых организационных структур, функционирующих на основе различных форм собственности, неизмеримо возрастает. Эта задача решается путем совершенствования интегрированной обработки информации, когда новая информационная технология начинает включать в работу базы знаний.

В связи с бурным развитием телекоммуникационного сервиса и возможностью доступа к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов произошло смещение акцентов в формулировании критериев эффективности автоматизированных систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной упор делался на выявление затрат на машинную обработку информации, то в настоящее время актуальны прежде всего: оперативное принятие решений; степень адекватности аналитических данных реальным процессам; возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций.

Такая постановка вопросов привносит в практику предпринимательства и хозяйствования научно-исследовательский аспект, требует новых научно-обоснованных решений, подходов и квалифицированных кадров.

Таким образом, новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени. Новая информационная технология — это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.

1.2 Характеристика современных информационных технологий и стратегии их использования

Нужна помощь в написании курсовой?

Заказать курсовую

«Информационное обеспечение управления» — многогранное понятие. Под термином «информационное обеспечение» понимается, во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления. Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам — информационными потребностями.

Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы.

В автоматических системах информационный процесс может быть реализован без участия человека. Однако в автоматизированных системах обязательным соисполнителем информационного процесса является человек.

Информационная технология представляет собой систему методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств. Так, например, современная информационная технология, ориентированная на процесс сжатия информации, предлагает:

·систему различных методов решения этой задачи (методы необратимого сжатия, которые чаще всего применяются к звуку или к изображению, или большое количество методов обратимого сжатия, используемого для сжатия текстов, и конкретизирующихся в виде статистических или словарных методов);

·способы работы с программами-архиваторами, предлагающие удобный интерфейс, множество сервисных функций. Информационная технология должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности. В организационных системах применяют автоматизированные информационные технологии, то есть человеко-машинные технологии. Из всех видов человеко-машинных технологий информационные технологии сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

Информационные технологии многочисленны и многообразны. В литературе можно встретить различные типологические признаки, позволяющие упорядочить это множество. Среди них: по обслуживаемым предметным областям (бухгалтерский учет, банковская, налоговая, страховая деятельность и др.), по степени охвата задач управления (экспертная поддержка, поддержка принятия решений, электронная обработка данных и др.), по ориентации на вид обрабатываемой информации (текстовая, графическая, мультимедийная и др.) и другие. Наиболее распространенной является типология информационных технологий в соответствии с различием информационных процессов. При этом различают следующие типы технологий: сбора информации; передачи информации; накопление информации; обработки информации; хранение информации; представления информации; использования информации.

Описание каждого типа информационной технологии базируется на более широкой и детальной системе анализа их характеристик.

Нужна помощь в написании курсовой?

Цена курсовой

Конкретная информационная технология для своей реализации предполагает наличие:

·комплекса соответствующих технических средств, реализующих сам информационный процесс; системы средств управления техническим комплексом (для вычислительной техники это программные средства); организационно-методического обеспечения, увязывающего реализацию всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности. Таким образом, управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности.

Существует два подхода к совершенствован6ию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

·совершенствование выполнение отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможности эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации «жить сегодняшним днем» и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления; комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций. Такая стратегия характерна для крупных организаций. Таким образом, каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.

Вывод

Подводя итоги первого раздела нужно отметить, что, информационная технология- это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов.

2. Аналитический раздел

Нужна помощь в написании курсовой?

Заказать курсовую

2.1 Описание организационной структуры объекта

Акционерное общество «Тандер» является коммерческой организацией. АО «Тандер» обладает общей гражданской правоспособностью. Она вправе иметь гражданские права и нести гражданские обязанности для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом. Предметом деятельности АО «Тандер» является:

открытие магазинов, складов, баз, промышленных и продовольственных товаров;

оптовая и розничная торговля.

Организационная структура АО «Тандер» представляет собой:

администрация, в составе директора и заместителя директора;

бухгалтерия, в составе 5 человек — главного бухгалтера, бухгалтера 2 категории;

— отдел продаж, в составе 4 человек- начальника отдела продаж, супервайзеры.

Нужна помощь в написании курсовой?

Цена курсовой

2.2 Организация ДОУ учреждения

Делопроизводственную службу в организации осуществляет специалист отдела управления персоналом, в его обязанности входит:

— разработка и проектирование бланков документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам;

подготовка дел к архивному хранению;

организация эффективности работы и повышение рентабельности фирмы;

контроль работы всех сотрудников общества;

прочие обязанности, перечисленные в должностной инструкции специалиста управления персоналом.

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

Современными задачами АО «Тандер» является открытие новых магазинов, введение в эксплуатацию двух новых построенных складов для оптовой продажи.2.2 Определение структуры и функции делопроизводственной службы.Документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ:

стратегический план компании — долговременный план, как правило, охватывающий период 10-15 лет, в котором формулируются главные цели предприятия на перспективу, конкретные задачи, привязанные по времени и ресурсам, общая стратегия достижения поставленных целей;

Организационная структура — документ, схематически отражающий состав и иерархию подразделений предприятия. Организационная структура устанавливается исходя из целей деятельности и необходимых для достижения этих целей подразделений, выполняющих функции, составляющие бизнес-процессы организации.

Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции);

Положение об организационной структуре — является организационно-техническим документом, определяющим и устанавливающим административную систему организации;

Положение об оплате труда — представляет собой один из локальных актов, который утверждается руководителем организации. Основная цель данного акта — описать применяемые в данной организации механизмы оплаты труда;

Положение о едином порядке оформления приема и увольнения сотрудников. Настоящее Положение определяет внутренний порядок оформления приема на работу и увольнения с организации;

Должностные инструкции — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных;

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

Положения о структурных подразделениях — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений;

В АО «Тандер» функции службы ДОУ возложены на специально уполномоченное должностное лицо — специалиста ОУП. Таким образом, он решает три комплекса задач:

а) обеспечение документирования управленческой деятельности;

б) организация работы с документами в учреждении;

в) совершенствование форм и методов работы с документами.В должностной и численный состав службы ДОУ в АО «Тандер» входит два человека. Специалист ОУП в соответствии с должностной инструкцией и возложенными задачами осуществляет следующие функции:

разработку, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
организацию своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
разработка и проектирование бланков документов;
разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

Как и в большинстве организаций в АО «Тандер» можно выделить 3 документопотока:

. Входящий — документы, поступающие в АО «Тандер» (документы вышестоящих органов власти, Администрации города Новокузнецка и т.д.; документы от Головной организации); документы не соподчиненных организаций; обращения граждан).

Исходящий — документы, созданные в УДОиВ и направляемые за пределы АО «Тандер».

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

Внутренний — документы, создаваемые и используемые в АО «Тандер».

Благодаря специально разработанным маршрутам движения документов, можно определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию приведены в приложении.

Задача отдела управления персоналом заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Но несмотря на это в организации документооборота АО «Тандер» существуют некоторые проблемы. В основном это потеря документов, затрудненный поиск документов, несвоевременное исполнение документов.

2.3 Уровень автоматизации ДОУ объекта

Основной технологический инструмент работы с документами в организации — компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет. Компьютерная сеть УДОиВ имеет один центральный компьютер (сервер), к которому подключено 15 периферийных компьютеров, что обеспечивает высокую скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого-либо кабеля вся сеть продолжает работать).

Обеспечение информационной безопасности компьютерных сетей возложено на системного администратора.

Характеристика сервера: тип процессора — 2-ядерный процессор, частота — 2 гГц, объем оперативной памяти — 4 Гб, системное программное обеспечение — WindowsServer 2008.

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

Характеристика типового клиента: частота процессора — 1 гГЦ, объем оперативной памяти — 1 Гб.

На персональных компьютерах сотрудников установлена операционная система «WindowsXP», и содержится стандартный набор прикладных офисных программ MSOffice (MSWord, MSExcel, MSAccess, MSPowerPoint), InternetExplorer, OutlookExpress, Win RAR, Win ZIP.

Безопасность обеспечивается рядом мероприятий, проводящихся в двух направлениях:

обеспечение целостности данных;
защита информации от несанкционированного доступа.
резервное копирование наиболее ценной информации;
обеспечение доступа к данным в режиме только для чтения;
защита данных (файлов и папок) от удаления.

Для защиты информации персональных компьютеров сотрудников АО «Тандер» используют:

1.Антивирусные программы, такие как ESET NOD32, которые постоянно обновляются. Идентификация субъектов и объектов. Каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера. Таким образом, была дана характеристика АО «Тандер». Это коммерческая организация с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляет отдел управления персоналом.

Вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов).

Существует автоматизация отдельных операций с документами: хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов в вышестоящие, подведомственные и сторонние организации по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

Вывод

Нужна помощь в написании курсовой?

Заказать курсовую

Для того, чтобы решить проблему автоматизации УДОиВ, необходимо внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы. Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

3. Проектная часть

3.1 Критерии выбора систем автоматизации ДОУ

Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ). Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии, а в ближайшей перспективе — корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.

Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота. В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия.

В настоящее время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и «коробочные» варианты, т. е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота. Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности.

Для автоматизации делопроизводственных процессов в УДОиВ необходимо сформировать основные требования, предъявляемые к системе, с учетом специфики учреждения, и выявить из существующих систем ту, которая будет удовлетворять следующим требованиям.

Прежде всего, автоматизированная система управления документооборотом (АСУД) должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль исполнения, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

Нужна помощь в написании курсовой?

Заказать курсовую

Итак, корпоративная система автоматизации документооборота для УДО и В должна удовлетворять следующим функциональным и системно-техническим требованиям.

А. Функциональные требования

Ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой.

Делопроизводство Создание документов (использование шаблонов) Регистрация документов Контроль исполнения документов Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки) Ведение номенклатуры дел Подготовка статистических данных о документообороте Автоматический ввод информации с бумажных носителей . Организация электронного архива

·Архивирование документов Полнофункциональный поиск Безопасность хранения документов Организация доступа к документам архива . Обеспечение задач электронного документооборота

·Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП) Работа с электронными файлами Средства криптозащиты Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи . Управление документооборотом

·Управление потоками документов внутри организации Передача документов на исполнение Контроль движения (передачи) документов Контроль действий пользователей Маршрутизация документов Согласование документов Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов . Управление деловыми процессами

·Совместная работа над документами в режиме реального времени Работа с удаленными офисами и подразделениями Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах Получение уведомлений от системы электронного документооборота Работа со справочниками Б. Системно-технические требования

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе.

. Программная реализация

·Технология клиент-сервер Технология интернет Поддержка стандартов открытых систем Наличие средств разработки приложений Наличие средств сканирования документов Удобный интерфейс . Сетевая ОС для серверной части

·WindowsServer 2008 3. Сетевая ОС для клиентской части

·Windows ХР 4. Эксплуатационные требования

·Надежность автоматизированной системы Безопасность системы

. Адаптационные возможности

·Простота и удобство при внедрении системы Удобство настройки системы Возможность развития системы Таким образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. Четко поставленные задачи и требования к системе позволяют сделать этот выбор более взвешенным и согласованным. Тем самым создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы и работы с ней пользователей.

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

3.2 Выбор программных продуктов

Экспертам необходимо определиться с возможными альтернативами выбора, то есть с теми программными продуктами, которые по предварительной оценке могли бы удовлетворять потребности учреждения. Для этого были использованы информационно-рекламные материалы конференций и выставок по автоматизации документооборота и архивов, журналы, публикации, результаты сопоставительного анализа, сайты фирм-разработчиков в Интернете. Это позволит предварительно определиться с теми программными продуктами, из числа которых предстоит сделать выбор.

Безусловно, некоторые предложения будут отсеяны еще на предварительной стадии по функциональным соображениям (к примеру, программный продукт не предоставляет возможности документооборота, а этот критерий определен, как один из самых важных), а после ценовым, (цена намного превосходит возможности учреждения). Для выбора АСДОУ были взяты 4 альтернативные варианты программного обеспечения (Directum, БОСС-Референт, Олимп — Делопроизводство, DocsVision), которые будут оцениваться на первой стадии по назначению и возможностям системы.

1. Название:Directum Производитель и распространители в России:Компания DIRECTUM (НПО Компьютер)

Предназначение: система электронного документооборотаи управления взаимодействием

Возможности:

Управление электронными документами

создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MicrosoftWord, таблицы MicrosoftExcel, схемы MicrosoftVisio, рисунки CorelDraw, видео и пр.);

Нужна помощь в написании курсовой?

Заказать курсовую

поддержка версий документов и ЭЦП;

структурирование документов по папкам;

назначение прав доступа на документы;

история работы с документами;

полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами

поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного

цикла (docflow);

Нужна помощь в написании курсовой?

Заказать курсовую

выдача электронных заданий и контроль их исполнения;

взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов;

поддержка свободных и жестких маршрутов;

богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

Канцелярия

регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации;

рассылка и контроль местонахождения бумажных документов;

Нужна помощь в написании курсовой?

Цена курсовой

организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

Сервер веб-доступа

работа с электронными документами, задачами и заданиями через веб-браузер.

2. Название: БОСС-Референт Производители и распространители в России: ЗАО «Аплана Софтвер»

Предназначение: Автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства

Возможности:

Документационное обеспечение принятия решений

автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями;

Нужна помощь в написании курсовой?

Заказать курсовую

поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам;

подстрока регламентов в ходе их использования «на лету»;

контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов;

поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям;

работа с версиями и редакциями документов.

Обработка входящих и исходящих документов

регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах;

связывание документов «по вопросу»;

Нужна помощь в написании курсовой?

Заказать курсовую

наложение резолюций;

пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам;

обеспечение работы нескольких канцелярий.

Контроль исполнительской дисциплины

быстрый доступ к документам,имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям;

формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений;

контроль сроков и работ по выполнению поручений;

мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.

Нужна помощь в написании курсовой?

Цена курсовой

Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций

ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций;

поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений;

управление правами сотрудников на создание, согласование, подписание, регистрацию документов и т. д.

3.Название: Олимп — Делопроизводство Производитель и распространители в России: ЗАО «Градиент — Новые Технологии»

Предназначение: Управление процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также организация и автоматизированное выполнение основных процедур современного делопроизводства.

Возможности:

Канцелярия

Нужна помощь в написании курсовой?

Заказать курсовую

регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

регистрация внутренних документов;

формирование и учет исполнения резолюции входящих документов;

отслеживание и анализ переписки;

анализ корреспонденции по темам, корреспондентам, исполнению и прочим характеристикам;

контроль исполнения документов, ведение номенклатуры дел;

ведение учета корреспонденции в нескольких местах регистрации;

прием электронных писем и регистрация их в журнале входящих документов;

Нужна помощь в написании курсовой?

Заказать курсовую

поддержка электронной цифровой подписи.

Контроль исполнения

регистрация письменных и устных поручений (распоряжений, приказов) с указанием исполнителя, контролера и срока исполнения;

контроль исполнения поручений, учет переносов срока исполнения;

анализ исполнительской дисциплины по сотрудникам и подразделениям;

отслеживание исполнения документов.

Хранилище документов

структурированное хранение и оперативный доступ к разнородным электронным документам;

Нужна помощь в написании курсовой?

Цена курсовой

проектирование любой удобной структуры хранилища и архива документов;

создание резервной копии архива документов;

Web-доступ к документам;

гибкая система разграничения доступа к документам;

создание перекрестных ссылок между документами прямо в тексте для удобного перехода к просмотру связанного документа;

выгрузка заданных разделов в форматах html и chmдля удобного просмотра непосредственно из операционной системы;

настройка уведомлений пользователям о появлении в указанных разделах новых документов.

Электронный документооборот

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

безбумажная технология коллективной работы над документами;

удобный графический редактор проектирования маршрутов бизнес-процессов с возможностью программирования уведомлений о событиях, связанных с этими бизнес-процессами;

перемещение документа по спроектированному маршруту любой сложности с заданием абсолютных или относительных сроков обработки;

назначение соисполнителей по документу, формирование рецензий;

мониторинг хода исполнения процесса с отслеживанием назначения соисполнителей;

анализ движения документа;

анализ текущей загруженности подразделений.

4. Название: DocsVision Производитель и распространители в России: фирма «DigitalDesign»

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

Предназначение: Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами

Стандартные приложения:

«Делопроизводство» — законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.

«Управление процессами» — полнофункциональная WorkFlow-система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

Возможности:

Система DocsVision «Делопроизводство» включает:

ведение картотеки документов;
создание электронного архива документов компании;
ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
организацию циклов разработки согласования документов;
организацию контроля исполнения документов и заданий;
маршрутизацию документов в организации и вне её;
автоматизацию разнообразных процессов обработки документов;
организацию процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Проанализировав 4 систем (Directum, БОСС-Референт, Олимп — Делопроизводство, DocsVision), система «Directum» следует сразу исключить. Directum слишком большая и сложная система и требует продолжительного внедрения, для конкретных требований его функциональные возможности будет избыточны.

«DocsVision» и «ОЛИМП — Делопроизводство», следовательно, системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты. «БОСС — Референт». Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в УДОиВ.

Нужна помощь в написании курсовой?

Цена курсовой

3.3 Возможности системы автоматизации ДОУ

В ходе курсового проекта были проанализированы и отобраны четыре системы электронного документооборота «DocsVision», «Олимп — Делопроизводство»,«Directum», «БОСС-Референт». Далее в курсовом проекте будет выполнен сопоставительный анализ выбранных программных продуктов по стоимостным характеристикам, включая затраты на приобретение и внедрение. Затраты складываются из следующих требований:

затраты на покупку программных продуктов (лицензии и АС ДОУ);

затраты на работы по внедрению (затраты на установку, настройку программ на сервере и на клиенте, затраты на бучение пользователей).

Наиболее оптимальной системой является система электронного документооборота «ОЛИМП — Делопроизводство». Так как Учреждение имеет подведомственные организации удаленные территориально и для учреждения важен анализ корреспонденции по темам, корреспондентам, исполнению и прочим характеристикам; отправка исходящей корреспонденции по электронной почте; прием электронных писем и регистрация их в журнале входящих документов; поддержка электронной цифровой подписи; Web-доступ к документам; гибкая система разграничения доступа к документам; удобный графический редактор проектирования маршрутов бизнес-процессов с возможностью программирования уведомлений о событиях, связанных с этими бизнес-процессами; мониторинг хода исполнения процесса с отслеживанием назначения соисполнителей.

Система электронного документооборота «Олимп — Делопроизводство» предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства. Кроме того, система обеспечивает автоматизацию процесса выдачи заданий и мониторинга их исполнения в рамках любого бизнес — процесса предприятия.

«Олимп — Делопроизводство» является современным интегрированным решением на базе программных продуктов фирмы Microsoft. Основная концепция автоматизации документооборота, примененная в представленном комплексе, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, производственные процессы (потоки работ) в ходе которых создаются и движутся документы. Это позволяет рассматривать автоматизацию документооборота не как абстрактную цель, а как эффективное средство выполнения предприятием или организацией своей основной функции — производственной и управленческой работы.

Система состоит из четырех модулей, которые охватывают работы на всех этапах цикла обработки документов:

Нужна помощь в написании курсовой?

Цена курсовой

·канцелярия; контроль исполнения; хранилище документов; электронный документооборот. Рассмотрим процесс регистрации входящего и внутреннего (исходящего) документов в УДОиВ применительно к системе «ОЛИМП — Делопроизводство». В системе реализованы две схемы движения документов внутри организации: движение входящего документа и движение внутреннего (или исходящего) документа.

Поступивший в Управление входящий документ регистрируется в журнале входящих документов. Документ может быть получен как в бумажном виде (в этом случае большая часть документов сканируется), так и по электронной почте. Документ отправляется к руководителю для наложения резолюции, после чего резолюция прикрепляется к карточке входящего документа. Резолюцию в программу вводит непосредственно руководитель.

Для учета исполнительской дисциплины сотрудников, указанных в резолюции, создаются контрольные карточки на исполнителей по документу. Входящий документ запускается в документооборот и сотрудники, указанные в резолюции, получают возможность работать с документом. Любой из сотрудников может назначить соисполнителей и контролировать ход выполнения своих заданий. После исполнения документ списывается в электронный архив. Если пришедший документ требует ответа, то создается исходящий документ, который является ответом на входящий, и отправляется либо в бумажном виде, либо непосредственно из системы по электронной почте. Сотрудник какого-либо отдела — автор документа (исполнитель) готовит проект документа и прикрепляет его к регистрационной карточке. Исполнитель задает маршрут движения для согласования текста документа. Маршрут задается в графическом виде и может быть сколь угодно сложным (с разветвлениями, схождением в одну точку и т.п.). Маршрут может быть либо спроектирован заново, либо выбран из справочника типовых маршрутов. Если у исполнителя нет права самостоятельно запускать документ в документооборот, то требуется утверждение руководителя на выполнение этого действия.

После запуска проекта документа в документооборот с ним могут приступать к работе участники маршрута движения. Их задача — изучить документ и наложить рецензию. Исполнитель, который запустил этот документ, в любой момент времени может видеть в какой стадии обработки этот документ находится (кто какие рецензии наложил, кого документ прошел, а кого — нет и т.д.). После окончания согласования конечный вариант документа отправляется в канцелярию для регистрации в журнале внутренних (исходящих) документов. Если документ распорядительный, то можно создать задания по каждому пункту этого документа и отправить их исполнителям в системе электронного документооборота. Если же документ носит ознакомительный характер, то он может быть отправлен всем заинтересованным сотрудникам для ознакомления.

Оценка экономической эффективности включает в себя:

·выбор измеряемых параметров, характеризующих процессы в системе; сравнение затрат на выполнение типовых операций. Для оценки эффективности внедрения системы автоматизации ДОУ необходимо иметь набор измеряемых параметров (метрик), которые характеризуют основные процессы, протекающие в информационной системе. В качестве таких параметров выбраны: объем документооборота в организации, время на выполнение операции с документами и стоимость выполнения типовых операций над документами.

Оценка объема документооборота в Управлении проводится по следующим показателям:

·объем входящих документов; объем исходящих документов; объем внутреннего документооборота; объем документооборота в разрезе структурных подразделений; объем документооборота в разрезе видов документов; доля контрольных документов; среднее число копий. Оценка времени на выполнение операций с документами проводится по следующим показателям:

Нужна помощь в написании курсовой?

Цена курсовой

·время регистрации одного документа; время передачи документа на исполнение; время пересылки документа между отделами; время поиска документов по известным атрибутам; время поиска документа с неизвестными атрибутами; время подготовки и согласования типовых документов; время, затраченное на подготовку типовых отчетов. Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами проводится по следующим показателям:

·стоимость рабочего времени сотрудников; стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, затраты, связанные с оплатой содержания архивных помещений и т.д.)

Разница между суммарными затратами времени до внедрения системы и после = 1,51-0,28 = 1,23чел/дня. Ежемесячная экономия после внедрения системы автоматизации = 1,23 * 204 * 22 = 5520,24 руб.

В результате тщательного анализа АО «Тандер» можно сделать вывод, что наиболее оптимальной системой является система электронного документооборота «ОЛИМП — Делопроизводство».Инесмотря на большие затраты по внедрению системы, выгоды и пользы для учреждения значительно больше, к тому же система окупается в кратчайшие сроки.

Заключение

В данной работе в качестве объекта исследования выступала коммерческая организация АО «Тандер». Изучался процесс документационного обеспечения организации, в ходе которого была выявлена основная проблема — недостаточная автоматизация делопроизводственного процесса, в результате чего возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений.

В результате была определена основная цель исследования — выбор автоматизированной системы, которая автоматизирует процесс ДОУ.

В работе была дана характеристика структуры и системы АО «Тандер», особенностей организации делопроизводства. Были выявлены основные недостатки: потеря документов, затрудненный поиск документов, несвоевременное исполнение документов, возникновение большого количества копий.

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

Был предложен вариант решения проблемы автоматизации ДОУ УДОиВ — выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на российском рынке автоматизированных систем ДОУ.

Далее был изучен российский рынок автоматизированных системДОУ, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «Directum», «БОСС-Референт», «Олимп — Делопроизводство», «DocsVision», в которых модули и приложения по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре учреждения.

Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ программных продуктов, в результате которого лидером оказалась система «Олимп — Делопроизводство».

Следовательно, в АО «Тандер» необходимо внедрить систему «Олимп — Делопроизводство».

На заключительном этапе была рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для службы ДОУ, она составляет 5520,24рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки.

Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

Список использованных источников

1.Российская федерация. Законы. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Информационная поисковая система «Консультант плюс». Обновление март 2013. Российская федерация. Законы. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Информационная поисковая система «Консультант плюс». Обновление март 2013. ГОСТ Р 6.30-2003.

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 г.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72.

Баронов, В.В. Информационные технологии и управление предприятием / В.В. Баронов, Г.Н., Калянов, Ю.Н. Попов и др. — М.: Компания Айти, 2008. С. 328

Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учеб. / под ред. проф. В.А. Кудряева. — М.: ИНФА-М, 2005. С. 592

Макарова, Н.В. Информатика: учеб. / Н.В. Макарова, Л.А. Матвеева, В.Л. Пройдо. — М.: Финансы и статистика, 2006. С. 383

Семенов, М.И. Информатизированные информационные технологии в экономике: учеб. / М. И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Г.П. Барановская; под общ.ред. И.Т. Трубилина. — М.: Финансы и статистика, 2005. С. 416

Симонович, С.В. Информатика. Базовый курс / под ред. С.В. Симоновича. — 2-е изд. — СПб.: Питер, 2005. С. 640

Хомоненко, А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. — СПб: КОРОНА принт, 2005. С. 672

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб.пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. — М.: ИНФА-М, 2005. С. 216

Баласанян, В. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией // Электронные системы. 2007, № 11, С. 13-19

Баласанян, В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему // Рынок ценных бумаг. 2005, № 16, С. 80-81

Бобылева, М. П. Теория и практика электронного документооборота // Делопроизводство.2005, №2, № 3, С. 15-18

Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. — 2005. — №11. С. 25-27

Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И. Современные универсальные информационные технологии — основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. — 2005. — №2, С. 23-27

Савельев А. П. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России? // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005, №2. С. 10-24

Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. — М: Россархив, ВНИИДАД, 2005. С. 9.

Нужна помощь в написании курсовой?

Подробнее

Источник

Технология систем документационного обеспечения управления

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра технологии важнейших отраслей промышленности

РЕФЕРАТ

На тему: ТЕХНОЛОГИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Минск 2012

Содержание

1. Автоматизация документационного обеспечения управления

. Проблемы автоматизации документационного обеспечения управления в Республике Беларусь

. Средства автоматизации документационного обеспечения управления

. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

.1 Общая характеристика автоматизированных систем документационного обеспечения управления

Список использованной литературы

1. Автоматизация документационного обеспечения управления

Одним из средств реализации комплексной системы управления организацией, оптимизации ее внутренних бизнес-процессов является автоматизация документационного обеспечения управления, что позволяет определить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Эффективность документационного обеспечения управления в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов. Как следствие, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами.

Под автоматизацией в широком смысле понимается применение автоматических устройств, работающих по заданной программе и частично или полностью замещающих человека в какой-либо сфере деятельности.

Под системой автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) следует понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы управление в данной организации осуществлялось в соответствии с требованиями нормативно-методических документов.

Можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации ДОУ:

)разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ;

)инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ;

)настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ.

Разработка оригинальной системы автоматизации ДОУ подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Правда, процесс программирования в этом случае имеет ряд недостатков. Он продолжителен и дорог, а также обладает тенденцией терять управляемость, из-за чего, потратив много времени и денег, можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все с начала.

Инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании – производители систем автоматизации ДОУ разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами, недороги и внедряются в минимальные сроки. Казалось бы, очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Дело в том, что хотя требования к организации ДОУ по всей Республике Беларусь одинаковы, они весьма укрупнены, а способы реализации значительно варьируются. В связи с этим появляется необходимость расширения набора функций, что в типовой системе непросто, а зачастую невозможно сделать.

Настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ является промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой – она строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае).

Анализ современных информационных технологий позволяет выделить следующие классы инструментальных средств, используемых в рамках третьего подхода:

·средства создания документов (текстовые процессоры, табличные процессоры, системы автоматизированного проектирования (САПР) и т.д.);

·системы управления базами данных;

·системы обеспечения групповой работы (класса group-ware);

·системы управления документами (СУД);

·системы электронной почты;

·системы управления деловыми процессорами (класса work-flow).

Средства создания документов – обобщенное название класса систем, к которому относится программное обеспечение, предназначенное для создания электронных версий документов. Основными функциями такого программного обеспечения являются создание файла с содержимым документа, редактирование созданного файла, передача файла на печать и т.д. К этой же группе можно отнести системы обработки системы документов, предназначенные для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Системы управления базами данных являются основой построения любой более или менее мощной информационной системы. Именно они обеспечивают создание и поддержание в актуальном состоянии хранилища фактографической информации.

Системы обеспечения групповой работы предназначены для поддержки корректного разделения информации групповых пользователей. Они решают задачи хранения, просмотра и совместного использования документов.

Системы управления документами представляют собой мощные комплексы, организующие работу с электронными версиями документов. С их помощью производится регистрация документов, поддерживается их хранение (в том числе многоверсионность хранимых текстов документов). Системы управления документами ведут не только атрибутивный, но и полнотекстовый поиск информации.

Системы электронной почты служат для передачи электронных сообщений между участниками ДОУ, к которым могут прикрепляться хранимые электронные версии документов. При этом возможна рассылка сообщений нескольким пользователям одновременно с уведомлением отправителя о получении и прочтении электронного письма.

Системы управления деловыми процессами также организуют передачу электронных сообщений и электронных версий документов между участниками ДОУ. При этом их функциональные возможности гораздо богаче возможностей электронной почты. Прежде всего, системы управления деловыми процессами реализую функции контроля исполнительской дисциплины, автоматически отслеживая установленные сроки исполнения документов, и могут уведомлять пользователей о приближении контрольного срока. В развитых системах этого класса возможна не только параллельная, но и последовательная маршрутизация документов с использованием шаблонов маршрутов. Кроме того, может осуществляться жесткая маршрутизация по заранее заданной схеме.

Различные задачи ДОУ решаются разными инструментальными средствами (табл. 2.1).

Задачи ДОУ и инструментальные средства их решения

Задачи ДОУИнструментальные средства12ДокументированиеТрадиционные средства подготовки документов (тестовые и табличные процессоры, средства работы с графикой и т.д.) Специализированные средства (встроенные редакторы и т.д.)Организация документооборотаЭлектронная почта Системы обеспечения групповой работы Системы управления деловыми процессамиОрганизация храненияСистемы управления базами данных Системы обеспечения групповой работы Системы управления документами

Любая современная система автоматизации ДОУ должна выполнять следующий набор функций:

·регистрация документов в картотечной форме;

·учет резолюций, выданных по документам;

·поддержание связей между ними;

·контроль исполнения документов;

·списание документов в дело;

·ведение информационно-справочной работы;

·формирование отчетности.

Так, регистрация документов может проводиться с использованием одной-единственной экранной формы (карточки) для всех типов документов, да еще и изменяемой только путем программирования, а возможен вариант использования разных карточек не только для различных типов документов, но и групп пользователей.

Контроль исполнения документов может заключаться в том, что на карточке документа имеется поле «Срок исполнения» и «Дата исполнения», а контролер формирует список документов, срок исполнения которых превышен. Этот вариант называется пассивным контролем исполнения документов. А возможен активный контроль, при котором система самостоятельно отслеживает сроки исполнения документов и информирует пользователей не только об их превышении, но и скором приближении.

Ведение информационно-справочной работы может основываться только на атрибутивном поиске документов, т.е. система предоставляет возможности нахождения информации, хранимой только в карточке документа, а возможен и вариант, при котором в системе хранятся тексты документов, подлежащие автоматической индексации. Такая индексация обеспечивает возможность дальнейшего полнотекстового поиска, например, для формирования тематических подборок документов, основывающихся на вхождении в текст документа определенных слов.

. Проблемы автоматизации документационного обеспечения управления в Республике Беларусь

В настоящее время на рынке представлено немало решений для автоматизации делопроизводства (в том числе и документооборота). Имеются и белорусские, и российские разработки, локализованные версии программ мировых производителей. В последние годы поставщики АС ДОУ, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам белорусского делопроизводства и документооборота. Однако организации, внедряющие у себя автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый результат.

Одна из главных лавных причин трудностей состоит в недостаточном участии специалистов в сфере документационного обеспечения управления во внедрении компьютерных технологий и разработке программ автоматизации делопроизводства и документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии – работники служб делопроизводства и разработчики программных продуктов автоматизации делопроизводства зачастую обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия.

Так, например, специалисты информационных технологий часто смешивают понятие «делопроизводство», включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и термин «документооборот», являющийся составной частью делопроизводства, понимаемый как движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Говоря об архиве, разработчики программ автоматизации делопроизводства часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.

В связи с этим возникает «технологическая» проблема, когда реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, довольно часто осуществляемого с нарушениями действующих делопроизводственных норм.

В качестве одной из важнейших проблем можно отметить недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно очевидно это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Следует понимать, что невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей между структурными подразделениям и отдельными должностными лицами, не определены полномочия в сфере работы с документами, порядок их согласования. Негативным фактором в процессе автоматизации управленческих процессов организации становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном (локальном) уровнях вопросов документообразования. В настоящее время не определено, какие управленческие ситуации подлежат обязательному документированию, какие виды документов при этом используются, а также какой состав информации применяется для документирования тех или иных функций управления и направлений деятельности организации.

Внедрение автоматизированных технологий всегда должно начинаться с разработки полного организационного проекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения. Таким образом, автоматизация делопроизводства организации должна начинаться с оптимизации системы управления и основных принципов работы с документами.

Именно на основе такой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на информационную (автоматизированную) основу противоречивой и нечеткой схемы управления и работы с документами приведет к созданию та кой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы.

Организация рационального, соответствующего потребностям организации делопроизводства требует введения и обязательного соблюдения всеми работниками организации единых правил работы с документами – по сути, построения единой корпоративной системы делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы с документами. Следует помнить, что только комплексная рационализация делопроизводства, распространяющаяся на все подразделения организации, приводит к заметному результату.

В настоящее время при комплексной автоматизации делопроизводства решаются во многом те же задачи, что и при проведении работ по организационному проектированию. Успех автоматизации делопроизводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработке которого важная роль должна принадлежать службе делопроизводства или работнику, ответственному за делопроизводство, т.е. будущим основным пользователям системы.

К сожалению, службы делопроизводств редко бывают укомплектованы сотрудниками, имеющими специальное делопроизводственное образование, которые, в свою очередь, далеко не всегда могут грамотно сформулировать требования к будущей автоматизированной системе делопроизводства. Да и фирмы – разработчики автоматизированных продуктов также редко имеют в своем штате специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предварительное (оргпроектное) обследование и помочь сформулировать задачи для программистов.

Современные информационные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: создание, оформление, регистрацию, визирование, движение документов внутри организации, контроль исполнения, информационно-справочную работу, прием-передачу документов и даже создание полнотекстового электронного архива. Однако многие разработчики автоматизированных систем, позиционирующие себя в качестве поставщиков решений для комплексной автоматизации делопроизводства, на самом деле автоматизируют только отдельные делопроизводственные операции, чаще всего регистрацию, контроль исполнения, а в последнее время – и организацию движения документов.

При внедрении комплексной системы на первом этапе совместно со службой делопроизводства организации должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов н уделяется должного внимания. Для того чтобы полностью задействовать возможности автоматизации, необходимо провести работу по выявлению типовых управленческих ситуаций, разработке шаблонов документов, закрепляющих эти управленческие ситуации (так называемые «трафаретные тексты»), составить набор стандартных фраз и выражений, предусмотреть взаимодействие с законодательно-правовыми базами, выполнение информационных запросов по документам организации и т.д.

На стадии согласования и подписания документов очень важно иметь разработанный в организации табель форм документов, в котором прописано, кто документ составляет, с кем его следует согласовать, кто должен ставить подпись, куда документ передается, где хранится, с какой периодичностью создается. При наличии табеля форм очень легко затем строить схемы движения документов и настраивать системы маршрутизации.

Не меньшей предварительной проработки требует автоматизация процесса регистрации документов. Сегодня регистрационные формы (карточки, журналы) нередко создаются для каждой организации заново и существенно различаются у отдельных разработчиков. В то же время существует фиксированный набор сведений (реквизитов), заносимых в регистрационную форму, закрепленный в Инструкции №4. С регистрацией теснейшим образом связаны такие этапы работы с документами, как контроль исполнения информационно-справочные операции. Контроль за исполнением документов легче всего поддается автоматизации. Информационно-справочная работа – это, по сущности, главная функция документационного обеспечения управления, но сегодня во организациях она налажена весьма слабо. Внедрение автоматизированной системы регистрации позволяет моментально узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ.

Один из важнейших показателей, вносимых в регистрационную карточку после исполнения документа, – номер дела, в которое помещается документ после завершения работы с ним, поэтому проведение автоматизации делопроизводства организации требует упорядочения текущего хранения документов, а именно разработки номенклатуры дел организации, в которой закрепляется не только место хранения документа после завершения его исполнения, но и сроки хранения всех документов, составляющих документационный комплекс организации.

Еще одна задача, решаемая системами автоматизации,- упорядочение хранения документов в электронной форме. И хотя на рынке присутствует ряд решений типа «электронный архив», пока еще нет систем, которые соответствовали бы действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 г. №5.

При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности документов на электронных носителях и передачи их на хранение.

Таким образом, в настоящее время автоматизация процессов делопроизводства ставит задачу совершенствования процесса управления в целом, в том числе уточнения задач и функций каждого структурного подразделения, определения функций, выполняемых отдельными работниками, делегирования полномочий на решение отдельных вопросов и подписание документов. Внедрение новых информационных технологий в практику работы служб документационного обеспечения управления требует упорядочения прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом. Для этого необходимы совместные усилия специалистов в сфере информационных технологий, профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.

автоматизация управленческий информационный документационный

3. Средства автоматизации документационного обеспечения управления

Применительно к документационному обеспечению управления в настоящее время автоматическими устройствами являются средства вычислительной техники (компьютерной техники) и агрегированные с ними средства организационной и коммуникационной техники, основанные на цифровых принципах функционирования. Эти средства можно разделить на две большие группы: вспомогательные и основные.

Вспомогательные средства – это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств, а также облегчающее управленческий труд и делающее его комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств – от канцелярских товаров до средств доставки, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, административно производственной связи и т.д., что делает работу управленца удобной и комфортной.

Основные средства – это орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояние и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.д. К основным средствам технической обработки относятся средства регистрации и сбора информации, приема и передачи данных, их подготовки, средства обработки и отображения информации.

Средства вычислительной техники. Широкое применение вычислительной техники для создания и обработки документов началось с появлением в начале 1980-х гг. и повсеместным распространением персональных компьютеров, которые делятся на четыре класса: микро, малые (мини), большие и суперЭВМ.

МикроЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И те, и другие могут быть как многопользовательскими (мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы)), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ.

МалыеЭВМ работают в режиме разделения времени и в многозадачном режиме. Их положительными сторонами являются надежность и простота в эксплуатации.

БольшиеЭВМ (мейнфреймы) характеризуются большим объёмом памяти, высокими отказоустойчивостью и производительностью, а также надежностью и защищенностью данных, возможностью подключения большого числа пользователей.

СуперЭВМ – это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд операций в секунду.

Выделяют также сервер-компьютеры, предназначенные для обработки запросов от всех станций сети, представляющие этим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющие их. Универсальный сервер называется сервер-приложением. Мощные серверы можно отнести к малым и большим ЭВМ. Сейчас лидером являются серверы Маршалл. Также существуют серверы Cray (64 процессора).

Объективно необходимым компонентом любого вычислительного комплекса является программное обеспечение. Вопросы разработки и использования программного обеспечения вообще достаточно хорошо проработаны и широко освещены в научной и учебно-практической литературе. Применительно к проблемам ДОУ необходимы некоторые уточнения.

Так, общее определение содержания понятия «программное обеспечение» – совокупность программ обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Применительно к сфере ДОУ в рамках соответствующих технологий следует выделить из состава их программного обеспечения эксплуатационные документы, поскольку в соответствии со структурой компьютерных информационных технологий они относятся к организационно-методическому обеспечению.

Кроме того, в учебной и справочной литературе по-разному описывается структура программного обеспечения. В различных сочетаниях используются такие понятия, как общее программное обеспечение, системное программное обеспечение, базовое программное обеспечение, прикладное программное обеспечение, специальное программное обеспечение. При этом их содержание зачастую пересекается, что не дает возможности четко структурировать собственно программное обеспечение. Приводимая далее структуризация программного обеспечения технологий ДОУ основывается на четко выделенных и непересекающихся по содержанию выполняемых соответствующими программами функциях, при этом в совокупности обеспечивается необходимая полнота всего состава программного обеспечения.

В составе программного обеспечения выделяются:

·системное программное обеспечение;

·инструментальное обеспечение разработки программ;

·прикладное программное обеспечение.

Системное программное обеспечение представляет собой совокупность взаимно связанных программ, которые обеспечивают функционирование средств вычислительной техники как таковых, без выполнения операций по реализации конкретных функций технологий ДОУ.

Системное программное обеспечение офисных технологий включает:

·тестовые и диагностические программы;

·антивирусные программы;

·операционные системы;

·программы поддержки файловой системы и обеспечения сохранности данных;

·командно-файловые процессоры (оболочки).

Тестовые и диагностические программы предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов вычислительной системы, выявления и, возможно, выдачи рекомендаций по устранению выявленных неисправностей.

Антивирусные программы служат для обнаружения компьютерных вирусов и лечения инфицированных файлов, а также профилактики – предотвращения заражения файлов или операционной системы вредоносным кодом(например, Acronis AntiVirus, Comodo Antivirus, Dr. Web, Антивирус Касперского, NOD32, Norton AntiVirus). В определенной степени эти программы могут быть использованы в технологиях документационного обеспечения управления, реализующих функцию защиты данных.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие функции:

·тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;

·обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;

·обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой .

Операционные системы классифицируются следующим образом:

)однопользовательские однозадачные (MS-DOS, DR-DOS);

)однопользовательские многозадачные (OS/2, Windows 95/98/2000/XP/Vista);

)многопользовательские (системы семейства Unix, Linux);

)сетевые операционные.

Программы поддержки файловой системы и обеспечения сохранности данных обеспечивают целостность файловых систем и выполнение операций с ее элементами (файлами, каталогами и т.д.), имеющих общий характер и не связанных с решением конкретных прикладных задач (например, копирование, удаление, объединение, перемещение или переименование файлов). Сюда же входят программы работы с носителями информации (форматирование и проверка рабочей поверхности дисков, дефрагментация файлов, резервное копирование и т.д.). Несмотря на общий характер перечисленных операций, они во многом отвечают специфике большинства функций технологий ДОУ, и соответствующие программы практически без изменений могут быть использованы в конкретных реализациях указанных технологий.

Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например, Norton Commander или Windows версий 3.11 для операционной системы MS DOS, Total Commander для операционной системы Windows 95/98/2000/XP/Vista, Midnight Commander и различные графические оболочки для UNIX-подобной операционной системы Linux).

Инструментальное обеспечение разработки программ включает различные системы программирования с помощью которых могут разрабатываться и адаптироваться к конкретным условиям применения те или иные функциональные программы для технологий ДОУ. В дальнейшем инструментальное обеспечение разработки программ рассматриваться не будет, поскольку вопросы создания программных продуктов образуют специфическую область, не входящую в сферу организации документационного обеспечения управления и соответствующих технологий, и само осуществление работ по программированию, как правило, производится не в офисах, а в специализированных фирмах и организациях, а также в индивидуальном порядке.

Прикладное программное обеспечение – это совокупность программных комплексов, обеспечивающих решение конкретных задач при реализации тех или иных функций технологий ДОУ.

Применительно к документационному обеспечению управления прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности традиционно классифицируются следующим образом:

·системы подготовки текстовых документов;

·системы обработки финансово-экономической информации;

·системы управления базами данных;

·личные информационные системы;

·системы подготовки презентаций;

·экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

·системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления;

·прочие системы.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера (табл. 2.2). Они включают:

·текстовые редакторы;

·текстовые процессоры;

·настольные издательские системы.

Таблица 2.2 Офисные программные системы и их функции

Выполняемые функцииОфисные системыMicrosoft Office 2010 (фирма Microsoft)WordPerfect Office X5 (фирма Corel)SmartSuite 9.8 (фирма IBM)Open Office 3.3 (фирма Oracle)LibreOffice 3.3 (фирма The Document Foundation)123456Работа с текстомWord 2010Lord Perfect X5Lotus Word ProOpen Office WriterLibreOffice WriterОбработка таблицExel 2010Quattro Pro X5Lotus 1-2-3Open Office CalcLibreOffice CalcРабота с базами данныхAccess 2010ParadoxLotus ApprachOpen Office BaseLibreOffice BaseРабота с презентациямиPower Point 2010Presantation X5Lotus Freelance GraphicsOpen Office ImpressLibreOffice ImpressЛичный информационный менеджерOutlook 2010Mozilla Thunderbird for Word Perfect OfficeLotus Organizer_Создание бизнес-публикацийPublisher 2010Ventura 10Lotus Fast site_

Все представленные в табл. 2.2 офисные программные системы работают в операционной среде Windows. Наиболее распространенной системой является Мicrosoft Office. Это повлияло на функциональные возможности остальных систем, которые поддерживают обработку файлов, созданных в рамках Microsoft Office.

В операционной среде Linux создано большое количество средств создания и обработки документов, но наиболее известной является офисная система ОреnOffiсе, по своему составу и возможностям аналогичная системе StarQffice.

Средства телекоммуникационной техники. Локальная вычислительная сеть (ЛВС, локальная сеть; англ. Local Area Network – LAN) – компьютерная сеть, покрывающая обычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис, фирму, институт). Также существуют локальные сети, узлы которых разнесены географически на расстояния более 12 500 км (космические станции и орбитальные центры). Несмотря на такие расстояния, подобные сети все равно относят к локальным.

Чаще всего термин «локальные сети» понимается буквально, т.е. как сеть, которая имеет небольшие локальные размеры и соединяет близко расположенные компьютеры. Однако предельные возможности современных локальных сетей позволяют соединять десятки тысяч компьютеров. Определение LAN как системы для непосредственного соединения многих компьютеров подразумевает то, что информация от компьютера к компьютеру передается без каких-либо посредников и в единой среде.

Наиболее точно определить LAN можно как сеть, которая позволяет пользователю не замечать связи; по сути компьютеры, объединенные LAN, образуют единый виртуальный компьютер, ресурсы которого доступны всем пользователям сети. Следовательно, скорость передачи по локальной сети должна расти по мере увеличения производителей ПК. На данный момент минимальной скоростью LАN считается 100 мегабит в секунду. Достоинствами LAN являются малое число ошибок при передаче информации и возможность сети устойчиво работать при максимальных нагрузках.

Выделяют еще один класс сетей: городские или региональные сети (Metropolitan Area Network – MAN). По характеру такие сети ближе к глобальным, однако их внутренняя структура больше напоминает локальные.

Все применяемые виды сетей имеют ряд недостатков. Они:

·требуют дополнительных, иногда значимых, материальных затрат на покупку оборудования, программного обеспечения, прокладку соединительных кабелей, обучение персонала;

·требуют приема на работу администратора сети, который занимается контролем работы сети, ее модернизацией, управляя доступом к ресурсам (для больших сетей – бригады администраторов);

·ограничивают возможность перемещения компьютеров, так как в этом случае требуется перекладка кабеля;

·представляют собой прекрасную среду для распространения вирусов, что влечет дополнительные финансовые затраты на антивирусные программы;

·резко увеличивают возможность несанкционированного доступа к информации, информационная защита требует проведения комплекса организационных и технических мероприятий.

К основным понятиям теории сети относятся:

·абонент (узел, хост, станция) – устройство, подключенное к сети и активно участвующее в информационном обмене. Чаще всего абонентом является ПК, а также сетевой принтер или любое другое периферийное устройство;

·сервер – абонент, который предоставляет свои ресурсы другим абонентам, но сам не использует их. Таким образом, он обслуживает сеть.

Серверов в сети может быть несколько, совсем необязательно, что сервером является самый мощный компьютер. Серверы бывают выделенными и не выделенными. Выделенный сервер занимается только сетевыми заданиями, а невыделенный – выполняет и другие задания;

·клиент – абонент сети, который только использует сетевые ресурсы, но сам не предоставляет их;

·компьютер-клиент, называемый также рабочей станцией.

Каждый компьютер может одновременно быть и сервером и клиентом. Под сервером и клиентом часто понимаются не сами компьютеры, а работающие на них программные приложения. В этом случае приложения, которые отдают ресурсы, являются серверами, а потребляющие их – клиентами.

Средства организационной техники. В связи с повсеместным использованием средств изменения, тиражирования и физической обработки документов непосредственно в сфере управления, различных офисах и организациях такие средства стали называть офисной организационной техникой (оргтехникой). Это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.д., начиная от карандашей и точилок для них и заканчивая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле под оргтехникой понимают лишь технические средства, используемые в ДОУ для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи (факсимильная и модемная связь).

Организационная техника составляет материальную базу программных систем управления. Недостаточное использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, другим отрицательным последствиям.

Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулируя в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, чаще всего содержащаяся в документе, а средством – оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность.

Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и др.

Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной.

Последняя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов. Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

Комплекс технических средств для механизации и автоматизации управленческих (в том числе делопроизводственных) процессов носит название средств оргтехники. Классификация средств оргтехники уточняется и конкретизируется с учетом современных тенденций развития и состояния рынка оргтехники (табл. 2.3)

Таблица 2.3 Группы организационной техники

ГруппаСредстваСредства копирования и оперативного размножения документовКопирование: электрофотографическое (ксерокопирование), термографическое, диазографическое; фотографическое; электронографическое Размножение: офсетная, трафаретная и гектографическая печать; ризографияСредства составления и изготовления текстов документовРучные пишущие средства (карандаши, ручки), пишущие машины, диктофоны, персональные компьютеры, ноутбуки, специализированные программные продукты для персональных компьютеровСредства обработки документовМашины: адресовальные, маркировальные, фальцевальные, брошюровальные, переплетные, уничтожающие, для нанесения защитной пленки на документы, бумагорезательные и др.Средства хранения, поиска и транспортировки документовКонверты, папки, файлы, лотки, шкафы, ящики, стеллажи, картотеки, конвейеры, транспортеры пневмопочта, электронные средства хранения информации (CD-ROM, USB-флеш)Специализированное оборудованиеБанковское оборудование (счетчики денег, дететоры валют и др.), таможенное оборудование, средства презентации Охранные системы безопасности офиса, системы терморегуляции, озонирования и кондиционированияМебель для офисаСтолы, стулья, шкафы, стеллажи и др.Канцелярские товары и расходные материалы для оргтехникиНастольные приборы, химические средства, бумага, карандаши, ручки, скрепки и др.

Выбор оргтехники должен производиться с учетом:

·организационной структуры организации;

·функциональных взаимосвязей ее подразделений;

·технологии выполнения основных и вспомогательных операций по делопроизводству.

Основные показатели, влияющие на выбор технических средств, подразделяются на две группы: организационные и технические.

К организационным показателям относятся: объемы и виды документации, при создании которой будет использовано данное средство; сроки создания, обработки документа; требования к качеству обработки документа; защита от несанкционированного доступа к содержанию текста документа; экономическая эффективность от использования, в том числе стоимость.

Техническими показателями являются: производительность и совместимость в работе с другими техническими средствами; долговечность (время от начала эксплуатации до полного износа); надежность (способность сохранять работоспособность в течение некоторой наработки без вынужденных перерывов); ремонтопригодность (показатель, характеризующий время обнаружения и устранения отказов, неисправностей).

С одной стороны, механизация и автоматизация документационных процессов повысила эффективность труда работника офиса, уменьшив долю ручного труда в общих затратах. С другой стороны, современная офисная техника изменила условия труда, что вызвало появление новых факторов производственной сферы (различные виды излучений, химические вещества и т.д.). Кроме того, работа с офисной техникой ужесточила требования к профессиональным и личностным качествам работников офиса, таким как быстрота и точность двигательных реакций, возможность длительного напряжения памяти, внимание, оперативность мышления.

4. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

.1 Общая характеристика автоматизированных систем документационного обеспечения управления

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ) – программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет выполнять работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также организовать взаимодействие сотрудников (передачу документов, выдачу зданий (распоряжений, получений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.д.). В более широком смысле под АС ДОУ понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Ее можно сравнить с «кровеносной системой» компании.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:

·документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

·обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);

·обеспечение работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов);

·защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа;

·обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей;

·автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования);

·осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов.

Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:

·во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

·организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

·поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально распределенную структуру организации;

·система автоматизации делопроизводства по сути является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами;

·укоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота;

·снижается трудоемкость делопроизводственных операций. Нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз;

·качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота организаций, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, повторным вводом реквизитов и текстов полученных документов.

При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается отечественная действительность. Это в первую очередь общий незначительный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях.

Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей, особенно специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в их деятельности. В результате дорогостоящие компьютерные сети зачастую используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления, к которым в первую очередь относится управление документационной деятельностью.

В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В итоге приходится реализовывать дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах их эксплуатации и развития, взаимодействия различных организаций. За рубежом проекты типа «электронного правительства» как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений.

И, тем не менее, применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они дают возможность децентрализовать делопроизводство в любой степени при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля – вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

Создаются предпосылки для реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделении организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Решается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ дает возможность организовать работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест.

АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов приема и т.д.

АС ДОУ формирует единое информационное пространство, предоставляющее управленческому персоналу средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также сопроводительной перепиской. После завершения активного использования документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.

Список использованной литературы

1)Технология и автоматизация делопроизводства : Т38 учеб. Пособие: в 2 ч. / В.В. Паневчик [и др.] ; под ред. В.В. Паневчика. – Минск : БГЭУ,2012. – Ч. 2. – 335с.

Источник

Содержание:

Задачи и пути внедрения АС ДОУ
Информационная безопасность в электронном документообороте
Назначение и область применения системы LanDocs
Структура программного обеспечения LanDocs Line
Анализ автоматизированных систем ДОУ на основе функциональных схем
Заключение

Предмет:	Информатика
Тип работы:	Реферат
Язык:	Русский
Дата добавления:	08.11.2019

Данный тип работы не является научным трудом, не является готовой работой!
Данный тип работы представляет собой готовый результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала для самостоятельной подготовки учебной работы.

Если вам тяжело разобраться в данной теме напишите мне в whatsapp разберём вашу тему, согласуем сроки и я вам помогу!

По этой ссылке вы сможете найти рефераты по информатике на любые темы и посмотреть как они написаны:

Посмотрите похожие темы возможно они вам могут быть полезны:

Введение:

Современный этап общественного развития, характеризующийся углублением экономических связей и растущей взаимозависимостью государств, объективно определяет постоянное повышение роли информации в социальном и техническом процессе, в решении глобальных проблем, с которыми сталкивается человечество, вступая в него. третье тысячелетие. Достижения научно-технического прогресса во многих отраслях, в том числе в области информатики связи, предоставили возможность для практической реализации идеи формирования информационного общества.

В дальнейшем в развитии общества особая роль принадлежит перспективным информационным технологиям, которые обеспечивают повышение эффективности производства и экономии труда, быстрое распространение информации и научных знаний. Сегодня они являются ядром и катализатором научно-технического прогресса, с их помощью они решают проблемы создания и внедрения новых технологий, основанных на активизации и эффективном использовании основного стратегического ресурса человечества – информации.

Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010)» гласит, что развитие и широкое использование информационных и коммуникационных технологий имеет решающее значение для улучшения функционирования экономики, государства и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационно-коммуникационных технологий в деятельности государственных органов, организаций и предприятий является «разработка системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота».

Актуальность улучшения традиционной офисной работы определяется необходимостью повышения эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации и снижения сложности обработки документов. Автоматизированная система (далее именуемая AS) офисной работы, созданная с помощью передовых информационных технологий, должна повысить эффективность управления за счет создания единого документированного информационного пространства, которое предоставляет пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

Основная сложность в создании, внедрении и эксплуатации офисных рабочих процессов AS (в соответствии с государственным стандартом является синонимом управленческой документации) вызвана несогласованностью требований к управлению информацией со стороны пользователей, связанных с управлением. Пользователи связаны с любыми субъектами, которые обращаются к средствам информационной поддержки для получения фактической, документальной, аналитической и другой информации, которая им необходима, и используют ее при разработке управленческих решений.

Работа офиса АС, удовлетворяющая информационные потребности пользователей, должна обеспечивать достижение следующих целей:

повышение эффективности и рационализация работы органов государственной власти, организаций или предприятий;
интеграция процессов документального обеспечения управления учреждением в рамках единой корпоративной информационной системы;
повышение производительности труда, эффективности труда руководства и работников органов государственной власти, организаций или предприятий;
интеграция информационных процессов в рамках взаимодействия органов государственной власти, организаций и предприятий.

Основной формой представления информации руководству является документ. Основной функцией документа управления является обеспечение централизованной деятельности организации. С помощью документирования информации она приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передовых управленческих воздействиях от субъекта на объект управления, сигнализирующих обратную реакцию.

Главной особенностью отрасли создания автоматизированных систем является концентрация сложности на начальных этапах анализа требований и проектных спецификаций при относительно низкой сложности и сложности последующих этапов. На самом деле, есть понимание того, что будет делать будущая система, как она будет работать, чтобы удовлетворить требования к ней. Нечеткие и неполные системные требования, нерешенные проблемы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают сложные, часто неразрешимые проблемы на последующих этапах и, в конечном итоге, приводят к провалу всей работы.

Во всей организации должна действовать единая система именования полей, атрибутов и терминологии для описания системных данных. Тонкость здесь в том, что большинство этих классификаторов отображают каждый термин в код, который не повторяется только в соответствии с этим термином.

Задачи и пути внедрения АС ДОУ

В условиях динамичного осуществления реформ в России нередко происходят изменения в сферах деятельности государственных органов, организаций и предприятий (далее – организации), что, как правило, приводит к перестройке их структуры. , Внедрение информационных технологий оказывает наибольшее влияние на модернизацию внутренней структуры организаций. Основной стратегией реализации является максимальное развитие коммуникаций и развитие новых организационных отношений, которые ранее были экономически неосуществимы.

Производительность организационной структуры возрастает, поскольку архивы данных рационально распределяются, объем информации, циркулирующей по системным каналам, удаляется, а эффективность каждого уровня управления и объем задач сбалансированы.

Система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организации, и разрыв между информацией и организационной структурой закрывается. В этих условиях роль эффективности и качества управленческих решений, принимаемых, следовательно, автоматизированной системой офисной работы, является одним из важнейших компонентов подготовки и принятия решений.

Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. Документарная поддержка управления определяет систему принципов и правил, которые устанавливают единые требования к документации, организации работы с документами и их архивному хранению в процессе управления с учетом используемых информационных технологий.

Документирование управленческой деятельности – регламентированный процесс создания документа (разработка контента, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или другом носителе обеспечивает его юридическую силу. Организация работы с документами, создание оптимальных документов управления, хранения, поиска для использования и контроля за выполнением документов в текущей деятельности учреждения.

Рабочий процесс – перемещение документов в организации с момента их создания или получения до завершения оформления и отправки. Следует отметить, что канцелярская работа – это комплекс мер по обеспечению дошкольного образования, а рабочий процесс – это перемещение документов в рамках управления документами.

АС ДОУ предназначен для повышения эффективности управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего спектра работы с документами и должен решать следующие основные задачи:

документация (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
документооборот (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и архивное хранение);
обеспечение работы с документами в процессе управления (контроль исполнения, учета, оперативного хранения, организация систем классификации, индексация, поиск и обработка документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов с соблюдением необходимого уровня контроля доступа; обеспечение принятие решений и отчетность в соответствии с документами; информационные услуги для пользователей);
автоматизация архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (соблюдение правил хранения, обеспечение поиска и использования; передача в государственное хранилище или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документации управления создает единое информационное пространство, которое предоставляет пользователям средства для совместной работы со всеми документами организации: входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационными и административными материалами, а также сопровождающей корреспонденцией – на протяжении всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна сохранять их архивное хранилище или записывать информацию об их уничтожении или передаче в государственное хранилище.

Внедрение поддержки управления документацией АС в организациях может быть следующим:

заказать или осуществить самостоятельно разработку системы, которая непосредственно ориентирована на предметную область организации;
приобрести готовую тиражную систему на заказ из числа программ, предлагаемых на российском рынке, и настроить ее для предметной области организации.

Информационная безопасность в электронном документообороте

Как известно, информация является наиболее ценным продуктом. В наше время достаточно стать специалистом в области компьютерных технологий и украсть этот самый ценный продукт – информацию.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и поддержания надежной и надежной организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одним из основных компонентов экономической безопасности является информационная безопасность.

Проблема защиты информации путем ее изменения, которая делает невозможным ее чтение для посторонних, беспокоила человечество с древних времен. История криптографии совпадает с историей человеческого языка. Более того, поскольку в древних обществах им владела только элита. Так, например, стенография родилась.

С широким распространением письменности криптография начала формироваться как самостоятельная наука. Первые криптосистемы уже найдены в работах Нострадамуса и Леонардо да Винчи.

Криптографическая система быстро развивалась в годы мировых потрясений: революций, Первой и Второй мировых войн. Начиная со времен войны и до наших дней, появление компьютерных инструментов ускорило разработку и совершенствование криптографических методов.

Расширение применения современных информационных технологий выдвигает новые требования к принципам построения и свойствам информационных систем. Сегодня проблема безопасности становится все более важной. Это будет объяснено прежде всего внедрением и модернизацией информационных технологий в организациях и предприятиях, которые осознали необходимость обеспечения конфиденциальности своих данных, а также появлением новых технических методов, таких как юридически действующая электронная цифровая подпись.

Кроме того, как это ни парадоксально, улучшение компьютерных технологий привело к образованию множества лазеек для утечек за счет информации. Итак, развитие локальных, а затем корпоративных и глобальных компьютерных сетей, через которые передаются большие объемы государственных и военных. Коммерческий и частный характер, который не позволяет посторонним лицам получить к нему доступ, значительно увеличивает вероятность проникновения злоумышленников в информационную систему предприятия, если не будут приняты соответствующие меры.

В то же время новые мощные компьютеры, сетевые и нейронные вычислительные технологии позволили дискредитировать криптографические системы, которые до недавнего времени считались не раскрытыми.

Проблема защиты информации путем ее преобразования – криптология (криптос – «секрет», логос – «наука»). Криптология делится на две области – криптография и криптоанализ. Цели этих областей прямо противоположны и напоминают борьбу разработчиков стрелкового оружия и бронежилетов.

Документ и информация являются гуманитарными понятиями, но математика не может быть решена для решения проблем защиты информации.

Криптография занимается поиском и исследованием математических методов преобразования информации.

Сфера интересов криптоанализа – изучение возможности расшифровки информации без знания ключей.

Ключи – другими словами, пароли – это определенная секретная информация, необходимая для шифрования и дешифрования текстов.

Современная криптография состоит из четырех основных разделов:

Симметричные криптосистемы.
Криптосистемы с открытым ключом.
Системы электронной подписи.
Ключевой менеджмент.

Основными направлениями использования криптографических методов являются передача конфиденциальной информации по каналам связи (например, по электронной почте), аутентификация передаваемых сообщений, хранение информации (документов, баз данных) на носителе в зашифрованном виде.

Назначение и область применения системы LanDocs

Область применения системы LanDocs – автоматизация делопроизводства и создание корпоративных архивов электронных документов. Целью внедрения системы является создание на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды для поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, которая при наличии соответствующего системного программного обеспечения и проверенной технологии для работы с системой автоматизирует следующие области оформления документов:

Создание и ведение централизованной структурированной базы данных документов с многопользовательским доступом;
Создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долгосрочный архив) и работа с текстами электронных документов;
Учет делопроизводства и ведение истории работы с документом;
Автоматический поиск по деталям документа и тексту документа;
Автоматическое распространение документов и контроль за выполнением документов и инструкций;
Обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
Подписание электронных документов электронной цифровой подписью;
Интеграция с корпоративной электронной почтой.

Использование системы предполагает использование технологий для работы с документами в автоматизированной офисной рабочей среде; поэтому термины, используемые в данном руководстве, не всегда концептуально совпадают с понятием традиционной («бумажной») офисной работы.

Структура программного обеспечения LanDocs Line

Программное обеспечение линии LanDocs предназначено для комплексной автоматизации процессов офисной работы и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Семейство продуктов LanDocs позволяет включать в автоматизированный рабочий процесс офиса не только пользователей, подключенных к локальной сети, но и географически удаленных, обеспечивая возможность выполнять офисную работу и получать доступ к документам с использованием инфраструктуры Интернет / Интранет и систем электронной почты. Функциональность и состав системных модулей направлены на обеспечение полноценной работы с электронными документами, функционально аналогичной работе с бумажными документами.

Система LanDocs представляет собой комбинацию следующих программных продуктов:

LanDocs: делопроизводство. Базовая система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов. Он реализован в архитектуре клиент-сервер на основе промышленной СУБД и работает в локальной сети персональных компьютеров под управлением Windows 95/98 / NT 2000. Они поставляются для работы с СУБД Oracle и MS SQL Server. Он оснащен документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами LanDocs в сторонние приложения Windows.

LanDocs: сервер документов. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержимого документов (файлов документов) в электронном архиве. Он взаимодействует с системой LanDocs: CASE и обеспечивает поддержку чтения, записи, удаления, передачи файлов документов для долгосрочного хранения и регистрации всех этих операций на выделенном сервере под управлением Windows NT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска LanDocs: сервер документов предоставляет возможность поиска документов с использованием морфологического анализа.

Изображение LAN: сканирование и визуализация изображений. Система для сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронные изображения бумажных документов). Позволяет удобно работать с электронными копиями бумажных документов, переходить на нужную страницу, отображать изображение в разных масштабах, просматривать детали в режиме «увеличительного стекла», выполнять панорамирование, удалять пятна с изображения и многое другое.

LanDocs: интернет доступ. Специализированный WEB-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть internet. Позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно – независимого клиента стандартный internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

LanDocs: почтовый сервер. Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы LanDocs: делопроизводство.

LanDocs почтовый клиент. Клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обеспечивают пользователю возможность получать задание и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнение заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: подсистема безопасности. Подсистема безопасности в системе LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. События, с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируется в протоколах работы подсистемы.

LanDocs: маршрутизация. Программное средство, расширяющее возможности LanDocs: делопроизводство по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом – посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные по фактическим параметрам процессов.

Анализ автоматизированных систем ДОУ на основе функциональных схем

В этой главе мы рассмотрим одну из характерных автоматизированных систем документального обеспечения управления, которая является представителем первой группы.

Автоматизированная информационная система «CASE» полностью соответствует существующей практике офисной работы. Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый электронный документооборот на предприятии, оптимизируя технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет значительно расширить возможности традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на компьютере.

Структура программного и аппаратного обеспечения автоматизированной системы «CASE». AС ДОУ «Дело» предназначен для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализованной в архитектуре клиент-сервер на основе промышленных СУБД. и состоит из ряда специализированных автоматизированных рабочих станций (АРМ), настроенных для выполнения основных функций офисной работы

Системы Дело, установленные в организациях с географически распределенной структурой, должны быть связаны друг с другом через электронную почту, которая поддерживает интерфейс MAPI. Система включает в себя веб-сервер для офисной работы, который предоставляет менеджерам и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любой локальной или удаленной рабочей станции через Интернет (Интранет). Стандартная версия системы CASE работает с СУБД Oracle и MC SQL Server. Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и его ролью в рабочем процессе организации.

АРМ для регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную регистрацию всей корреспонденции, получаемой организацией. В то же время для каждого документа, полученного организацией, независимо от места ее регистрации, создается регистрационная карточка, в которую система записывает входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна своя нумерация в соответствии с правилами, которые совпадают с процедурой организации по индексированию документов.

АРМ контроля осуществляет работу с документами, имеющими инструкции с намеченными сроками исполнения. Регистрационная карточка для контроля документов выделена соответствующим знаком. При отправке контрольных заказов документа его регистрационная карточка, помимо отправки подрядчиком, помещается в папку на контрольном устройстве. Пользователи, которые осуществляют контроль за выполнением документов, готовят отчеты об исполнении контрольных документов и помогают напоминаниям о выполнении контрольных документов.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления

Рабочая станция чиновника обеспечивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками рабочего процесса – корреспондентов и получателей документов. Документы высылаются чиновникам, они их подписывают, дают указания. Официальные лица, зарегистрированные в системе, ни в коем случае не обязательно являются ее пользователями. Для должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия (помощник AWP). Если сами чиновники и их помощники работают непосредственно в системе, то они должны быть зарегистрированы как пользователи AWP. Это рабочее место пользователя, которое готовит документ в соответствии с инструкциями чиновников.

Системный технолог AWP поддерживает работу системного администратора. Системный технолог выполняет операции для контроля и исправления ошибок в работе пользователей, заполнения, дополнения и изменения содержимого системных каталогов; настраивает систему для текущих изменений в структуре и рабочем процессе организации. В нем реализовано включение пользователей в систему, распределение прав и привилегий.

Рабочая станция для получения сертификатов и отчетов по документам поддерживает работу сотрудника службы управления офисом, который получает различные сертификаты и генерирует печатные отчеты, содержащие информацию о рабочем процессе и отчеты о выполнении документов.

Рабочая станция офисного клерка подразделения выполняет все функции, необходимые для поддержки выполнения документа в соответствующем подразделении.

АРМ регистрации исходящих документов обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел) даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.

АРМ рассылки документов позволяет специальному структурному подразделению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При этом в регистрационную карточку документа проставляется дата и время фактической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов их последующей надпечаткой.

АРМ системного программиста обеспечивает работы по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления «ДЕЛО» состоит из четырех подсистем: делопроизводство, отчетные формы, справочники, администрирование.

Подсистема «Делопроизводство» реализует выполнение основных функций системы и состоит из следующих модулей:

модуль «Регистрация» позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, включая «прикрепление» к карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а так же передать документ в модуль «Исполнение»;
модуль «Исполнение» обеспечивает исполнение документа, включая вынесения по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело;
модуль «Поиск» обеспечивает поиск документов в картотеке по назначению реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в какой картотеке находится документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирование произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных данным должностным лицом документов);
модуль «Реестр». С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки.

Подсистема «Отчетные формы» формирует список в соответствие с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнение контрольных документов, сводки напоминания об исполнение контрольных документов и т.д.

Подсистемой «Справочники» реализуется функции обслуживания справочников системы, таких как справочник организационной структуры учреждения, правил делопроизводства и др.

Подсистема «Администрирование» используется для ведения списка пользователей системы. В данном списке для каждого пользователя определяются персональный идентификатор и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования ЭЦП и шифрования.

Заключение

В результате рассмотрения этих двух автоматизированных систем ДОУ можно сделать вывод о том, что выполнение качественного анализа является характеристикой, определяется список основных параметров и выбираются шкалы их измерений.

Организации, внедряющие только готовые тиражные системы на заказ из тех, которые предлагаются на российском рынке, с последующим гарантийным и послегарантийным обслуживанием. Предлагаемые современные автоматизированные системы управления документооборотом должны быть от надежной компании-разработчика, специализирующейся в этой области и имеющей достаточное количество успешных практических внедрений. Это гарантирует надежность вложений, обеспечение комфортной поддержки системы, реализацию необходимых потребительских свойств, поскольку компания-разработчик, выпуская версии программного продукта, вынуждена следить за глобальными тенденциями развития АС ДОУ.

АС ДОУ должен быть системообразующим фактором при построении корпоративной информационной системы или органично вписываться в существующую автоматизированную систему. Основополагающие принципы организации должны быть реализованы во всей организации; должна существовать единая система классификации, имен полей, атрибутов и терминологии для описания системных данных.

Более того, классификаторы должны быть объединены со всей внешней средой, с которой организация взаимодействует, поскольку это является необходимым условием для создания единого информационного пространства. Использование классификатора управленческой функции и ведение истории наследования в процессе реформирования организационных структур позволит проводить ретроспективный анализ, контролировать и адекватно определять правопреемника любого документа в любой промежуток времени.

Официальная информатизация организаций при внедрении АС ДОУ ориентируется не только на улучшение работы офисных служб, но и на обеспечение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, сотрудников секретариата по повышению качества принимаемых решений и документов. По сути, АС ДОУ должен обеспечить не только повторное применение шаблонов и фрагментов ранее подготовленных резолюций и документов, но и возможность совместной работы офисных служб, но и обеспечить рост эффективности деятельности чиновников, исполнители, сотрудники секретариата для повышения качества принимаемых решений и документов.

Внедрение электронного документооборота и активное включение участников процесса оформления документов в автоматизированную обработку документов повысит исполнительную дисциплину, эффективность и качество контроля за выполнением инструкций, программ и планов.

Источник

Рефераты и сочинения для учащихся