Язык стиль служебных документов реферат

Обновлено: 04.05.2023

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом — повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы (“коим образам”, “прошу не отказать”, “при этом направляем”, “дана настоящая” и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический — стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т.д.

Требования, предъявляемые к оформлению текстов документов
Документационное обеспечение управления. На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в.

Унификация служебных языка документов
Понятие служебного документа. Вопрос об унификации служебных документов. Процесс создания трафаретных документов. Необходимость создания шаблонов доку.

Оформление текстов служебных документов
Общие требования к текстам служебных документов. Правила использования лексических и графических сокращений и сложносокращенных слов в текстах официал.

Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов
В пособии рассматриваются основы редактирования, раскрываются основные понятия стилистики деловой речи, разбираются вопросы, связанные с правилами сос.

Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда. В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом — повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Содержание работы

Введении……………………………………………………………………. …….3
Глава 1. Оформление документов………………………………………..………7
1.1 Правила изложения материала и логического построения текста документа……………………………………………………………………………7
1.2 Правила сокращений в текстах документов…………………………. …..13
1.3 Написание чисел и оформление таблиц в документах………………..…..16
1.4 Названия учреждений, организаций, предприятий в документах…………………………………………………………………………18
1.5 Написание должностей, званий и фамилий…………………………………20
1.6 Отклонения от литературных норм в текстах документов. 21
Глава 2. Официально-деловой стиль………….………………………………….22
2.1 Общее описание официально-делового стиля…………………………..…22
2.2 Основные особенности официально-делового стиля……………………….24
Заключение…………………………………………………………. …27
Источники…………………………………………………………………………29
Список литературы………………………………………………………….……30

Содержимое работы – 1 файл

Язык и стиль служебных документов.doc

Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда. В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом — повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык. 1 Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы (“коим образам”, “прошу не отказать”, “при этом направляем”, “дана настоящая” и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем. Литературный язык имеет много стилей, художественно- беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии. Принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно- беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический — стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно- распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки и т.д. Качество и структура стилей непостоянны и изменяются от столетия к столетию, от эпохи к эпохе. Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права. Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не “я прошу”) а “институт просит”, “Министерство не возражает”). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова. Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям: 1. Соблюдение норм официально-делового стиля и со
временного литературного языка, прежде всего тех из них,
которые помогают выразить мысль более четко и полно. В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа “оказать помощь — помочь”, “допускать ошибку -ошибиться” надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно
в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа “надлежащий”. “должный”, “вышеуказанный”, “нижеподписавшийся” и т.п.).

  1. Использование терминов и профессионализмов
    (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;
  2. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: “в целях оказания помощи”, “в порядке оказания помощи”‘,
  3. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. 2 Например, “в целом”, “в связи”, “в соответствии с”, “в интересах” (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Необоснованно много встречается словесных штампов (“надо отмстить”, “особенно надо остановиться”, “необходимо указать”, “остановиться на вопросе”, “учитывая вышеизложенное”, “получить нижеследующее”, “означенный инвентарь”, “выдана данная справка” и т.д).

К числу избитых речевых штампов, употребляемых докладчиками и лекторами, относятся также: “начать борьбу за. “, “увязать вопрос”, “заострить внимание”, “нацелить внимание”, “поставить во главу угла”, “в центре внимания”, “мы имеем на сегодняшний день”, “трудно переоценить значение” и т.п.

Стандартно звучат слова-спутники, критика — обязательно резкая, поддержка — всегда горячая и т.п.

В редких случаях текст документа содержит одну лишь заключительную часть: в приказах, например, — распорядительную без преамбулы, в письмах и заявлениях — просьбу без мотивировки.

Однако в большинстве случаев текст документа состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства, заключения. Нередко заключению предшествуют выводы.

Во введении излагаются причины и непосредственный повод для составления служебного документа. В этой части текста нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания данною документа.

В доказательстве выражается существо вопроса, при водятся доводы, факты, ссылки на доказательства, цифровые данные, обосновывающие правильность поднимаемого вопроса. Сложное доказательство обычно заканчивается выводом. Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.

Выводы не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают к доказательству и неотделимы от него.

Заключение — главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие, отказ. Заключение в служебном документе обязательно.

По характеру содержания заключения неодинаковы Они делятся на активные и пассивные (или описательные) Активные заключения, в свою очередь, подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресат побуждается к определенным действиям

В косвенном активном заключении действие возможно или ожидается.

Здесь, хотя и не предписываются какие-либо действия, предполагается, что будут приняты меры к предотвращению порчи водопровода.

Прямое активное заключение употребляется в приказах, протоколах собраний, письмах, телеграммах, косвенное — в договорах, инструкциях, положениях и т.д. По возможности надо предпочитать активное заключение косвенному.

В зависимости от содержания документа в тексте применяется прямой или обратный порядок расположения логических элементов. 4 В первом случае за введением следуют доказательство и заключение. При обратном порядке вначале излагается заключение, за ним — доказательство. Введения в таких документах нет.

В обратном порядке излагают несложные документы. Им следует пользоваться как можно реже. Дело в том, что в заключении, если оно ставится на первое место, надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его приходится в обратном направлении (снизу вверх). Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно трудно. Вот почему прямой порядок расположения логических элементов более приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов. Этого метода изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и равные по положению организации и учреждения. Тон документа в любом случае должен быть корректным, выдержанным, не дающим повода вступать в полемику и заводить излишнюю переписку.

Деление текста на логические элементы является, конечно, условным приемом, который помогает, однако, выработать план документа и последовательно изложить содержание. Отнюдь нет надобности искусственно вводить в текстовую часть все три элемента, гак как это приводит к созданию необоснованно объемных документов.

Текст сложных документов, содержащих информацию по различным вопросам деятельности учреждения, организации или предприятия (положения, инструкции, доклады, отчеты, обзоры и т.п.), стандартом допускается делить на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты (арабскими цифрами). 5

Разделы и подразделы текста должны иметь заголовки, кратко выражающие суть их содержания.

Деление текста на составные элементы, разумеется, тесно связанные между собой, и снабжение их заголовками улучшает документ, делает его более доходчивым и выразительным.

В повествовании, например, хотя оно предполагает изложение материала в хронологической последовательности, нужно стремиться выделять узловые события, наиболее характерные факты, детали, черты. При этом нельзя забывать, что протяженность явления во времени и степень важности явления далеко не всегда находятся в прямо пропорциональной зависимости. Скажем, для автобиографии взрослого человека не имеют существенного значения события его детства, хотя оно и длилось более полутора десятков лет. А вот сведения о первых годах трудовой деятельности любого работника представляют в этом служебном документе значительный интерес. Их и нужно отразить с надлежащей полнотой. Здесь разрыв в хронологии повествования будет вполне оправданным.

При работе над описательным текстом следует стремиться к раскрытию наиболее важных признаков явления. По степени важности их необходимо и располагать, что будет служить требованиям последовательности в изложении материала.

Характерной особенностью такого вида текста, как рассуждение, является, как мы уже отмечали, наличие доказательства — одной из основных форм мышления.

Доказательства бывают двух видов: дедуктивные и индуктивные. В первых мысль развивается в направлении от общего к частному, т.е. от общих суждений к частным выводам. В индуктивных доказательствах, наоборот, мысль идет от отдельных разрозненных фактов к обобщению. Подобным образом нередко излагается материал в рассуждении. Именно индуктивный метод доказательства лежит в приведенном на с. 38 примере о причинах невыполнения производственного плана строительным управлением.

По способу изложения тексты обычно делят на следующие виды: повествование, описание и рассуждение.

Прикрепленные файлы: 1 файл

Особенности языка и стиля служебных документов.docx

Особенности языка и стиля служебных документов

6.1. Нормы официально-делового стиля

• это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что деловая речь прежде всего должная быть ясной и убедительной.

Рассмотрим лексические и грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов.

контроль — возлагается на кого-либо;

осуществляется должностной оклад — устанавливается

архив — создают, обрабатывают, сдают (документ) в

вакансию — имеют, замещают

совещание — готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.

Использование терминов. Термин (от лат. terminus — граница, предел) — слова или словосочетания, называющее специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

Одно из отличительных свойств специальной лексики, или терминологии, — наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом.

Страхователь — физическое или юридическое лицо, уплачивающее страховую премию.

Страхователь — юридическое или физическое лицо, заключающее со Страховщиком договор страхования и уплачивающее страховые взносы.

Работая над составлением документов, можно пользоваться современными словарями иностранных слов.

Орфография Правописание имен собственных. Орфографические трудности, связанные с собственными именами, совершенно естественны: в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Сам лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен: сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общественной жизни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами. (Опустим простейшие правила, известные каждому школьнику).

Географические названия. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств.

Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Белая Церковь.

Но в названиях улиц: Чистые пруды, Кузнецкий мост, Красные ворота, Сущевский вал, Каретный ряд — они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: Рио-Колорадо (рио — река), Сьерра-Невада (сьерра— горная цепь), Йошкар-Ола (ола — гора). Но иноязычные родовые наименования, вошедшие в присущем им значении в русский язык (фиорд, стрит), пишутся со строчной буквы.

Названия титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы: острова Королевы Шарлотты, мост Лейтенанта Шмидта.

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже (в неофициальных вариантах названий) отдельные слова — со строчной: Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

В названиях российских территориально- административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

Названия учреждений, организаций, предприятий. Все слова пишутся с прописной буквы в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций:

Организация Объединенных Наций, Администрация Президента Российской Федерации.

В большинстве названий первое слово пишется с прописной буквы:

Комиссия по государственным наградам при Президенте Российской Федерации.

Помимо первого слова с прописной может быть написано первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея ( Третьяковская галерея); Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).

Названия документов, памятников культуры. В составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор Парижской богоматери, храм Василия Блаженного, Девятая симфония Бетховена.

Наименования должностей и званий. С прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие — со строчной: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации.

Словообразование. Один из самых активных способов словообразования в современном русском языке — сокращение слов. В результате сокращения получаются аббревиатуры (от итал. abbreviatura). Они могут состоять из слогов (стройтрест), начальных звуков слов, входящих в словосочетание, или их начальных букв (ВВЦ, ВВС). Важнейшие причины использования сокращений состоят в том, что они, во-первых, позволяют экономить место, избегать громоздких словосочетаний и, во-вторых, дают возможность избежать словесных повторов. В то же время аббревиатуры таят в себе серьезные опасности. Если они не стандартизованы, у адресата документа могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Кроме того, скопление большого числа аббревиатур делает текст тяжелым, громоздким, осложняет восприятие. Поэтому пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

Составление служебных документов – трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, “бедно” сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел.[1]

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, “свой” фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.[2]

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Рекомендуется использовать два вида бланков предприятия:

– бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);

– бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа – на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже – на иностранном.

Читайте также:

      

  • Защита недр от загрязнения реферат
  •   

  • Грамматические ошибки в русском языке реферат
  •   

  • Заманауи жағдайдағы кәсіпкерлік реферат
  •   

  • Режим дня детей в школе санпин реферат
  •   

  • Культура речи в русской и других национальных традициях реферат

Язык и стиль служебных документов

Министерство
образования Омской области

Бюджетное
профессиональное образовательное учреждение Омской области

«Омский
государственный колледж управления и профессиональных технологий» (БПОУ
ОГКУиПТ)

Отделение
управления и гуманитарных наук

Курсовая работа

Язык
и стиль служебных документов

Пивина Вероника
Андреевна

Омск 2015

Содержание

Введение

. Понятия о служебном документе.
Место и роль служебного документа в управлении

.1 Служебный документ

.2 Место и роль служебного документа
в управлении

. Виды и краткая характеристика
стилей современного русского языка. Отличительные черты современного делового
стиля языка, используемого для написания служебных документов

.1 Виды и краткая характеристика
стилей современного русского языка

.2 Отличительные черты современного
делового стиля языка, используемого для написания служебных документов

.3 Редактирование, правка служебных
документов

.4 Типичные ошибки

Заключения

Список литературы и источников

Приложение

Введение

Каждому из нас приходится составлять деловые
тексты. При поступлении на работу мы пишем заявления о приеме, у многих
возникает необходимость подготовить текст служебного письма, составить акт,
оформить протокол или написать отчет.

Но чтобы правильно и быстро составить подобный
текст, важно хотя бы в общих чертах знать особенности языка служебных
документов и предъявляемые к нему требования. Невыполнение этих требований в
лучшем случае затрудняет работу с документом, в худшем – лишает его
практической и юридической значимости.

Документирование управленческой деятельности –
основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в
процессе работы с документами. Большую роль играет словесное оформление
решений, действий. Язык не влияет пассивным фиксатором принятых решений, а
выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности.

Язык профессионального общения требует
однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для
документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового
общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается
на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические
последствия.

Разновидность языка, используемая в той или иной
сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.

Стиль – функциональная разновидность языка.
Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована,
передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью
специальной терминологии-основного компонента любого функционального стиля. На
язык и стиль служебной документации распространяются законы составления
текстовых документов с точки зрения так называемого официально-делового стиля
речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других
стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного).
Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической,
социально-политической и культурной- сложился под влиянием необходимости излагать
факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью не допускать
двусмысленности.

Исходя из вышесказанного мы можем сделать вывод,
что тема исследования является актуальной, как с теоретической, так и с
практической точек зрения.

Цель данной работы: выявить отличительные черты
современного языка и стиля служебных документов.

Задачи:

. Изучить понятие служебного документа.
Определить место и роль служебного документа в управлении.

. Дать краткую характеристику стилей
современного русского языка. Выявить отличительные черты современного делового
стиля языка, используемого для написания служебных документов.

Объект: служебные документы.

Предмет: язык и стиль служебных документов.

Структура работы: первая глава посвящена
рассмотрению особенностей составления текста служебных документов и их
функциям, а так же установлению места и роли служебных документов в управлении.

Во второй главе будут рассмотрены стили
современного русского языка, выявлены отличительные черты современного делового
стиля как стиля языка, используемого для написания служебных документов.

В ходе решения поставленных задач курсовой
работы были использованы следующие методы исследования:

·        анализ исследовательской литературы;

·        сравнения;

·        анализ и синтез;

·        системный;

Практическая значимость: невыполнение требований
языка служебных документов в лучшем случае может привести к затруднению работы
с документом, а в худшем лишает его практической и юридической значимости.
Поэтому, чтобы не оказаться в таком положении данная курсовая работа прояснит
некоторые практические вопросы по данной теме.

1. Понятие о служебном документе. Место и роль
служебного документа в управлении

.1 Служебный документ

Рассмотрим определение служебного документа:

Служебный документ – это официальный документ,
который используется в текущей деятельности организации. Документы называются
служебными, т.к. они составляются от имени предприятия или учреждения и
подписываются их полномочными представителями. В служебном документе должен
использоваться официально деловой стиль. Этот документ должен быть кратким,
последовательным, в нем должна присутствовать точность изложения фактов и
принятых решений.

У служебного документа есть форма и элементы
содержания. Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления
и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности
расположения и взаимной вязи. К элементам оформления относятся: наименование,
различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.

Элементы содержания – это структурные части
основного текста – обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схему т.д.

Существует язык служебных документов, который
должен удовлетворять следующим требованиям:

.        Соблюдение норм официально – делового
стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые
помогают выразить мысль более четко и полно.

.        В качестве нормы нередко бывают и такие
варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны и поэтому и
предпочтительны. Например, при выборе вариантов типа “оказать помощь –
помочь”, “допускать ошибку – ошибаться” нужно учитывать традиции
стиля, которыми пользуются в данном случае.

.        Наличие слов, употребляющих в
официальных документах, закрепившихся в административно – канцелярской речи.

.        Использование терминов и профессионализмов,
в первую очередь юридических и бухгалтерский.

.        Широкое употребление сложных отыменных
предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания.

.        Ограниченное употребление усложненных
синтаксических построений – предложений с причастными и деепричастными
оборотами, с различного рода перечислениями.

А также служебные документы обладают следующими
обязательными качествами:

•        достоверность и объективность;

•        точность, исключающая двоякое понимание
текста;

•        максимальная краткость, лаконизм
формулировок;

•        безупречность в юридическом отношении;

•        стандартность языка при изложении
типовых ситуаций делового общения;

•        нейтральный тон изложения;

•        соответствие нормам официального
этикета, который появляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих
жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Служебные документы должны составляться и
оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе
делопроизводства (ЕГСД).

Главной особенностью композиции служебных документов
является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые
установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил
обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и
исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более
активное использование персональной электронной вычислительной машины (ПЭВМ) в
составлении служебных документов.

Виды служебных документов:

•        Служебная записка (приложение 1);

•        Докладная записка (приложение 2);

•        Заявление (приложение 3);

•        Отчет;

•        Договор;

•        Трудовое соглашение;

•        Распоряжение.

Оформление всех этих документов унифицировано,
но по содержанию они могут быть совершенно разными:

.        По месту составления: внутренние
(документы, поступающие из других предприятий, организаций и частных лиц).

.        По содержанию: простые (посвященные
одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов).

.        По форме: индивидуальные – содержание
каждого документа имеет свои особенности, трафаретные – часть документа
отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые – созданные для группы
однородных предприятий (все типовые и трафаретный документы печатаются
типографичиским способом или на множительных аппаратах).

.        По срокам исполнения: срочные,
требующие исполнения в определенный срок, и не срочные, для которых срок
исполнения не установлен.

.        По происхождению: служебные,
затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся
конкретного лица и являющиеся именными.

.        По виду оформления: подлинные,
графические, фотокинодокументы и т.д.

Функции служебных документов:

Любой документ многофункционален, т.е. содержит
в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующие
значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная,
социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая,
правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью
в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без
исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость
фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и
мыслительной деятельности. Информацию, содержащую в документах можно подразделить
на:

.        Респективную (относящуюся к прошлому).

.        Оперативную (текущую).

.        Перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации.
Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и
прочие.

Каждый документ имеет информационную емкость.

Информационная емкость характеризуется такими
показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность,
актуальность информации, её полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем
ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим
документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как
общество в целом, так и отдельных его членов. Документ так же сам может влиять
на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном
обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных
процессов, но и тормозить. Коммуникабельная функция выполняет задачу передачи
информации во времени и пространстве, информационной связи между членами
общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут
поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко
выражена коммуникативная функция:

.        Документы, ориентированные в одном
направлении (закону, указы, приказы, распоряжения и др.)

.        Документы двухстороннего действия
(деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.)

.        Культурная функция – способность
документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы,
принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технологический документ и
др.).

.        Управленческая функция выполняется
официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе
управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и
др.) Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления,
они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

.        Правовая функция присуща документам, в
которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить
две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие
ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы,
устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или
прекращающие их действие, а так же другие документы, влекущие за собой юридические
последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти
(законы, указы, постановления и т.д.), судебные, прокурорские, нотариальные и
арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта,
пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно финансовые документы
(накладные, приходные ордера счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй
категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию,
являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и
прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть
доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

.        Функция учета дает не качественную, а
количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными,
демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.
Автор документа, как правило, наделяет его какой-то функцией, объективно же
этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или
иной функции изменяется.

.2 Место и роль служебного документа в
управлении

В управленческой деятельности очень важно уметь
владеть письменной речью, которая отражается в служебных документах. Служебные
документы официально используются в процессе организации управления
производственно-служебной деятельностью. Совокупность служебных документов,
применяемых в определенной сфере деятельности и отражающих ее специфику систему
служебной документации. Использование служебной документации и образует одну из
основных форм организаторской деятельности.

Основным элементом служебной документации в
управлении деятельностью практически любой организации является письменный
документ, закрепляющий информацию средствами письменного языкового общения в
соответствии с лексическими и грамматическими нормами государственного языка,
государственных стандартов, ведомственных инструкций, а так же сложившимися
традициями и установленным порядком делопроизводства в той или иной
организации.

Итак, служебные документы являются важным
элементом в управленческой деятельности. Для сотрудника, работающего в сфере
делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов.
Не зная особенностей и функций, процесс составления служебных документов может
занять много времени.

2. Виды и краткая характеристика стилей
современного русского языка. Отличительные черты современного делового стиля
языка, используемого для написания служебных документов

.1 Виды и краткая характеристика стилей
современного русского языка

Стиль – это функциональная разновидность языка.
Существует 5 видов стилей современного русского языка:

.        Научный стиль – функциональный стиль
речи литературного языка, которому присущ ряд особенностей: предварительно
обдумывание высказывания, монологический характер, строгий отбор языковых
средств, тяготения к нормативной речи. Научный стиль характеризуется логической
последовательностью изложения, упорядоченной системой связи между частями
высказывания, стремлением авторов к точности, сжатости, однозначности при
сохранении и насыщенности содержания. Логичность- это, по возможности, наличие
смысловых связей между последовательными единицами (блоками) текста.
Последовательностью обладает только такой текст, в котором выводы вытекают из
содержания, они непротиворечивы, текст разбит на отдельные смысловые отрезки,
отражающие движение мысли от частного к общему или от общего к частному.
Ясность, как качество научной речи, предполагает понятность, доступность.

Под стили научного стиля:

)        научно-деловой;

)        научно-популярный;

)        научно-технический;

)        учебно-научный;

)        научно-публицистический.

.        Литературно-художественный – главной
чертой стилистически художественной речи становится поиск специфики
художественного текста, творческое самовыражения художника слова. Особенности
языка художественной литературы в целом определяются несколькими факторами. Ему
присуща широкая метафоричность, образность языковых единиц почти всех уровней,
наблюдается использование синонимов всех типов, многозначности, разных стилевых
пластов лексики. В художественном стиле (по сравнению с другими функциональными
стилями) существуют свои законы восприятия слова. Значение слова в большей
степени определяется целевой установкой автора, жанровыми и композиционными
особенностями того художественного произведения, элементом которого является
это слово: во-первых, оно в контексте данного литературного произведения может
приобретать художественную многозначность, не зафиксированную в словарях.
Во-вторых, сохраняет свою связь с идейно-эстетической системой этого
произведения и оценивается нами как прекрасное или безобразное, возвышенное или
низменное, трагическое или комическое.

Под стили литературно-художественного стиля:

)        поэтический;

)        прозаический;

)        драматургический.

.        Официально – деловой стиль – это
арсенал лексических – словесных и грамматических средств, которые помогают
говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и
его формы, построение предложения – все эти приемы, с помощью которых автор
теста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его
важности, о том, как следует реагировать на получение сообщения. Он охватывает
международные отношения, юриспруденцию, военную отрасль.

Существуют следующие под стили официально-
делового стиля:

)        законодательный (он используется в
сфере управления государством);

)        административно – канцелярский (это
ведение личных деловых бумаг организации);

)        дипломатический (проявляется на
международном уровне).

Официально- деловой стиль применяется в таких
документах как:

·        Справка

·        Объяснительная записка

·        Заявление

·        Указ

·        Инструкция

·        Постановление

·        Устав

·        Доверенность

·        Законодательный акт

·        Приказ

Многие черты в официально-деловом стиле, такие
как, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему
консервативный характер. Отличительной чертой является наличие в нем
многочисленных речевых стандартов- клише.

Общие черты официально- делового стиля:

)        сжатость, экономное использование
языковых средств;

)        стандартное расположение материала;

)        широкое использование терминологии;

)        частное использование отглагольных
существительных, отыменных предлогов;

)        повествовательный характер изложения.

.        Публицистический стиль – это
функциональный стиль речи, который используется в жанрах: статья, очерк,
репортаж, интервью и др.

В нём широко используется, помимо нейтральной,
высокая, торжественная лексика и фразеология, эмоционально окрашенные слова,
употребление коротких предложений, рубленая проза, безглагольные фразы,
риторические вопросы, восклицания, повторы и другие. На языковых особенностях
данного стиля сказывается широта тематики: возникает необходимость включения
специальной лексики, требующей пояснений. С другой стороны, ряд таких тем
находится в центре общественного внимания, и лексика, относящаяся к этим темам,
приобретает публицистическую окраску. Среди таких тем следует выделить
политику, экономику, образование, здравоохранение, криминалистику, военные
темы.

Под стили публицистического стиля:

)        информационные;

)        собственно публицистические;

)        художественно-публицистический.

Функции публицистического стиля:

)        информационная – это стремление в
кратчайший срок сообщить людям новости;

)        воздействующая – это стремление
повлиять на мнение людей.

.        Разговорный стиль – это функциональный
стиль речи, который служит для неформального общения, когда автор делится с
окружающими своими мыслями или чувствами, обменивается информацией по бытовым
вопросам в неофициальной обстановке. В нем часто используется разговорная и
просторечная лексика.

В разговорном стиле большую роль играют жесты,
мимика, окружающая обстановка. Большую свободу в выборе эмоциональных слов и
выражений обуславливает непринужденная обстановка общения.

Форма реализации – диалог, этот стиль чаще всего
используется в устной речи. Разговорному стилю присуща функция обобщения.

.2 Отличительные черты современного делового
стиля языка, используемого для написания служебных документов

При составлении служебных документов большую
роль играет правильный выбор слов, точно передающий смысл информации. Выбор
слова и его формы, построения предложение – все это приемы, с помощью которых
автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его
важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение. Для этого
нужно помнить несколько основных правил лексики.

Очень важно грамотно использовать термины –
слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой – либо
области человеческой деятельности. Если вы будете сомневаться в том, что
значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана
расшифровка. Выполняя расшифровку, необходимо воспользоваться словарем
(например: толковым, терминологическим, иностранных слов и другие). Если вы не
воспользуетесь словарем ваше, токование может оказаться неточным. Например, « в
договоре предусмотрены форс – мажорные обстоятельства (а именно случаи
стихийных бедствий)»

Употребляя термины в деловой документации,
необходимо предусматривать, что термин должен быль понятен и автору, и
адресату, и при необходимости нужно раскрывать содержание термина, что можно
сделать несколькими способами:

)        расшифровать;

)        дать официальное определение термина;

)        заменить термин общепонятным словом или
выражением.

Расшифровка термина должна быть точной, ясной
полной.

Одна из самых распространенных болезней
официального стиля – плеоназм (излишество). Она заключается в том, что в
словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова.
Например:

·        тонкий нюанс (существительное
«нюанс» образовано от фр. Nuance
– оттенок, тонкое отличие);

·        форсировать ускоренными темпами
(глагол «форсировать» образован от фр. Forcer
– ускорять темп деятельности);

·        в декабре месяца (декабрь не может
быть ничем, кроме месяца);

·        375 тыс. рублей денег (в рублях
исчисляются только деньги);

·        прейскурант цен (в слове
«прейскурант» есть французский корень prix-
цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

·        главная суть («суть»- это и есть
главное) и т.д.

Однако некоторые плеонастические словосочетания
вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их
существование. Например, «реальная действительность», «сообщение», «опыт»,
уточняют их значение.

Часто в служебных словарях встречается и
тавтология – повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта
стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и затрудняет его понимание.
Например: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие
факторы, адресовать в адрес. Такие словосочетания надо заменять другими без
потерь смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать
следующие факторы», «направить в адрес».

Готовя документ, необходимо помнить, что далеко
не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют
нормы сочетаемости.

Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов
русского языка». Некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

·        приказ – издается

·        должностной оклад – устанавливается

·        выговор – объявляется

·        порицание – выносится и т.д.

Особое внимание следует обратить на сочетание
«иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

При употреблении многозначных терминов следует
учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном
из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими
терминами, возникает синонимия терминов.

Термины – синонимы имеют разное звучание, но
совпадают по значению. Например, термины «анкета» и «вопросник». Они могут быть
полными или частичными. При употреблении терминов- синонимов важно обращать
внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить,
выделить в контексте.

Например, такие термины, как «договор»,
«контракт», «соглашение» различаются практикой употребления: в трудовом
законодательстве многосторонние сделки называются договорами и др.

При работе с текстом следует различать паронимы
– родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и
сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные
искажения смысла. Особенно часто встречаются ошибки с паронимами:

Оплатить – заплатить (разница состоит в грамматической
сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения:
«оплатить что-либо»; «заплатить» – косвенного: «заплатить за что-нибудь»).

Составители служебных документов нередко
злоупотребляют сокращениями, не учитывая того, что это может затруднить процесс
изучения документа.

Трудно догадаться, что аббревиатура потери
означает потенциальные потери, что ЛУ на БВ – это линейный ускоритель
заряженных частиц на бегущей волне. Подобная аббревиатура не допустима в
деловом письменном обращении.

Правила аббревиации:

.        Сокращение не должно совпадать по форме
с существующим словом, перекрещиваться с известной моделью словосочетания или
совпадать с другим сокращением.

.        Сокращение должно быть обратным, т.е.
таким, чтобы его можно было всегда развернуть в полное наименование,
эквивалентом которого оно является. Однако это правило не распространяется на
сокращения, которые уже стали самостоятельными словами.

.        Сокращения должны соответствовать
нормам русского произношения и правописания.

В современном русском языке существуют три
способа образования аббревиатуры:

)        по первым буквам слов, входящих в
сокращение;

)        по начальным слогам слов, входящих в
сокращение;

)        соединение одного или двух начальных
слогов первого слова с полным вторым словом.

Типы аббревиатур:

·        инициальные сокращения – сокращения,
образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь,
подразделяются на:

ü  Буквенные: МЧС, МП, КБ;

ü  Звуковые (при чтении произносятся
звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭЦ;

ü  Буквенно-звуковые (при чтении
произносится по буквам, а другая часть по звукам): ГУВД, ТОО.

·        слоговые сокращения – образованные
из частей, слогов слов;

·        частично сокращенные слова –
образованные из части или частей слов и полного слова;

·        телескопические сокращения – образованные
из начала и конца составляющих слов.

Не меньшее значение при подготовке служебных
документов имеет орфография.

Чаще всего составляющий документ испытывает
затруднения в написании названий учреждений, организаций, предприятий.
Необходимо запомнить, что в названиях высших правительственных, важнейших
международных организаций все слова пишутся с прописной буквы. Например:

Организация Объединенных Наций.

В большинстве названий – первое слово с
прописной:

Федеральная архивная служба России.

В названиях российских
территориально-административных образований слова край, область, национальный
округ, район пишутся со строчной буквы.

В составных названиях документов и памятников
культуры с большой буквы пишется первое слово и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский
собор, храм Христа Спасителя.

Орфографические трудности вызывает правописание
названий, связанных с собственными именами, что совершенно естественно, так как
в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия, и постоянно
происходят изменения.

.3 Редактирование правка служебных документов

Редактирование – (это проверка и исправление
текста) – одна из важнейших этапов работы над документом.

Приступая к редактированию текста, важно
отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто
стилистической, так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в
первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором –
наряду с этим основательное значение существа вопроса, владение фактическим
материалом.

Важные принципы редакторской правки:

·        сохранение содержания документа
неизменны;

·        возможность доказать, что
вмешательство в тексте необходимо;

·        целостность и последовательность;

·        четкость и аккуратность,

Редакторские функции считаются выполненными
после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только
пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Различают четыре основных вида редакторских
правок (приложение 5);

·        Правка – вычитка;

·        Правка – обработка;

·        Правка-переделка.

Документ, выправленный квалификационным
редактором, должен:

·        Не содержать фактических ошибок и
опечаток;

·        Быть идеально грамотным с точки
зрения орфографии и пунктуации;

·        Иметь оптимальный объем;

Строиться по законам логики;

.4 Типичные ошибки

Ошибки при употреблении полной и краткой форм
имен прилагательных. Составителям служебных писем следует учитывать, что
краткие формы имен прилагательных более употреблены в официально -деловой речи.

Составление текста служебных документов – это
труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковых компетенции. Нельзя
научиться правильно писать документы, не зная особенностей официально –
делового стиля. Современный русский язык накопил в сфере делового письменного
общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными формами.

Заключение

В курсовой работе были выполнены следующие
задачи:

.        Изучено понятие служебного документа.
Определены место и роль служебного документа в управлении.

.        Показаны виды и однократная
характеристика стилей современного русского языка. Выявить отличительные черты
современного делового стиля как стиля языка, используемого для написания
служебных документов.

Таким образом, цель данной работы – выявление
отличительных черт современного языка и стиля служебных документов –
достигнута.

В работе сделаны следующие выводы

Во-первых, для сотрудника, работающего в сфере
делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов.
Документы должны составляться и оформляться на основе правил изложенных в
Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Служебные документы
составляют систему служебной документации, которая образует одну из основных
форм организаторской деятельности.

Во-вторых, составление документов – это трудный
и сложный процесс, который занимает много рабочего времени. Зная правила
современного русского языка и отличительные черты официально-делового стиля
документов, можно значительно уменьшить время на их подготовку.

Отличительными чертами современного делового
стиля являются:

·        грамотное использование терминов –
слов или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области
человеческой деятельности.

·        знание основных правил грамматики,
такие как использование пассива и безличных предложений, употребление
деепричастных оборотов и другие.

·        умение располагать, преподносить
материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату.

служебный документ язык деловой

Список литературы и источников

1. Федеральный закон от 26 декабря
1995г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп. от 13 июня 1996г., 24
мая 1999г.).

. Федеральный закон от 21 ноября
1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. от 23 июля 1998г.).

. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на
компьютере. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.

. Кузнецова Т.В. Делопроизводство
(Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа
«Интел-Синтез», 1999, 818 с.

. Словарь сочетаемости слов русского
языка. / Под. Ред. П.Н. Денисова, В.В. Морковкина. М., 1983

. Составление и оформление служебных
документов: Практическое пособие для коммерческих фирм/ Т.В. Кузнецова: ЗАО
«Бизнес-школа», 1997.

. Михалкина И.В. Соблюдение норм
русского языка в официально-деловой переписке и служебных документах//
Справочник секретаря и офис-менеджера 2012. – №4. – С. 61-67.

. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения

. И.Н. Кузнецов. Делопроизводство:
Учебно-справочное пособие. – М.: «Дашков и Ко», 2007. – 520 с.

. Н. Кушнаренко. Документоведение:
Учебник. – Киев: Знания, 2008. – 459с.

. Н.С. Ларьков. Документоведение:
Учебное пособие. – М.: АСТ: Восток – Запад, 2006. – 427, [5] с.

. М.Ю. Рогожин. Делопроизводство.
Курс лекций: учебное пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 240 с.

. К.Б. Гельман-Виноградов. Трудности научной
трактовки понятия “документ” и пути их преодоления // Отечественные
архивы. 2005. № 6.

. А.С. Демушкин. Распознание
подделок документов // Секретарь-референт. 2003. №4

. Л.Н. Мазур. Бюрократические
циклы российской государственности в XVIII-XX вв. и эволюция системы
делопроизводства // 16.Делопроизводство. 2011. № 2.

17. В.Ф. Янковая. Подлинник, копия,
дубликат // Секретарь-референт. 2005. № 11

Приложение 1

Образец оформление служебной записки

Приложение 2

Образец оформления докладной записки

Приложение 3

Образец оформления заявления

Директору ООО «Желание»

Степанову Г.Н.

Менеджера по продажам

Ларионова Василия Ивановича

Заявление

Прошу уволить меня с занимаемой
должности по собственному желанию 19.09.2013 г.

05.09.2013

Ларионова

Приложение 4

Образец оформление акта

Приложение 5

Виды редакторских правок

Вид
правки

Правка-вычитка

Максимально
близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических
и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют
согласования с лицом,, подписывающим документ.

Правка-сокращения

Производится
в двух основных случаях: Во – первых, когда необходимо любыми способами
сделать документ короче; Во – вторых, когда в тексте содержится избыточная
информация – повторы и «общие места». Редактор обязан устранить из документа
общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции.
Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии
определить, настолько оправданно повторение одних и тех же слов и допустима
ли их замена синонимами.

Правка
– обработка

Представляет
собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные
нарушением сочетаемости слов, не различением паронимов, использованием
громоздких конструкций и т. д.

Правка-переделка

Применяется
при подготовке к печати рукописей тех авторов, которые слабо владеют
литературным языком. Правка-переделка широко используется в редакциях газет,
особенно в отделах писем, так как материалы, присылаемые читателями, по
разным причинам бывает трудно отправить в печать в том виде, в каком они
поступили.

Приложение 6

Примеры синтаксических ошибок

Вид
ошибок

Характеристика

Пример

Ошибки,
связанные с неправильным порядком слов в предложении

В
текстах служебных писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их
составители не соблюдают порядок слов в русской письменной речи.

«ОАО
«Прогресс » выполнило заказ к 20 декабря». «К 20 декабря ОАО «Прогресс»
выполнило заказ». «К 20 декабря выполнило заказ ОАО «Прогресс» В первом
предложении содержится указание, к какому сроку ОАО выполнило заказ. Во
втором предложении констатируется, что ОАО заказ выполнило. В третьем
предложении указывается, какое ОАО выполнило заказ

Нарушение
специфики употребления деепричастных оборотов

Деепричастный
оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в
связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный
оборот можно передать различные этические моменты.

Неправильно:
«Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные
результаты».  Правильно: «При изучении проблем городского транспорта ученые
получили интересные результаты»

Неправильное
использование предлогов

В
служебной письменной речи получили большое распространение словосочетание с
предлогом и с зависимыми существительными в предложном падеже.

Неправильно: 
«Директор завода отметил о важности поставленной проблемы». Правильно:
«Директор отметил важность поставленной проблемы».

Неправильное
согласование в падеже

Составители
служебных документов часто допускают неправильное соглашение в падеже.
Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном
падеже вместо дательного

Неправильно:
«Согласно Вашей просьбы…» Правильно: «Согласно Вашей просьбе…»

Положение 7

Примеры морфологических ошибок

Неправильно:

Правильно:

«Выводы
комиссии обоснованные и справедливые»

«Выводы
комиссии обоснованы и справедливы»

«Решение
об увольнении мастера Иванова незаконное»

«Решение
об увольнение мастера Иванова незаконно »

«Изменение
графика отпусков работников отдела нежелательное»

«Изменение
графика отпусков работников отдела нежелательно»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Делопроизводство в туризме

Тема: «Язык служебных документов»
г. Красноярск, 2009 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 3

1.Правила изложения материала и логического построения текста документа. 5

2. Правила сокращений в текстах документах. 8

3. Написание чисел и оформление таблиц в документах. 10

4. Названия учреждений, организаций, предприятий в документах. 12

5. Написание должностей, званий и фамилий. 13

6. Отклонения от литературных норм в текстах документов. 14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 16

ЛИТЕРАТУРА.. 17

ВВЕДЕНИЕ

Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом — повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы (“коим образам”, “прошу не отказать”, “при этом направляем”, “дана настоящая” и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не “я прошу”) а “институт просит”, “Министерство не возражает”). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1.   Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа “оказать помощь — помочь”, “допускать ошибку – ошибиться” надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа “надлежащий”. “должный”, “вышеуказанный”, “нижеподписавшийся” и т.п.).

3.  Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

4.  Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: “в целях оказания помощи”, “в порядке оказания помощи”‘,

5.  Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

1.Правила изложения материала и логического построения текста документа

Текст – основополагающий реквизит любого документа. Поэтому подготовка текстовой части документации является важнейшим условием хорошо поставленного документирования управленческой деятельности.

В зависимости от количества рассматриваемых в тексте вопросов документы подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены одному вопросу, вторые – нескольким. Но текст любого документа, согласно требованиям, должен состоять не менее чем из двух основных частей. В первой из них дают обоснование или основание составление документа, во второй – излагают предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Даже в том случае, когда текст документа состоит из два логических элемента.

В редких случаях текст документа содержит одну лишь заключительную часть: в приказах, например, — распорядительную без преамбулы, в письмах и заявлениях — просьбу без мотивировки.

Однако в большинстве случаев текст документа состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства, заключения. Нередко заключению предшествуют выводы.

Во введении излагаются причины и непосредственный повод для составления служебного документа. В этой части текста нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания данного документа.

В доказательстве выражается существо вопроса, при водятся доводы, факты, ссылки на доказательства, цифровые данные, обосновывающие правильность поднимаемого вопроса. Сложное доказательство обычно заканчивается выводом. Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.

Выводы не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают к доказательству и неотделимы от него.

Заключение — главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие, отказ. Заключение в служебном документе обязательно.

По характеру содержания заключения неодинаковы Они делятся на активные и пассивные (или описательные) Активные заключения, в свою очередь, подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресат побуждается к определенным действиям.
Пример прямого расположения документов.

Введении              в обосновании претензий от 22. 05. 09

№ 100-ЮР Вами представлена копия акта бюро товарных экспертиз от 12.05.06.

Доказательство: для рассмотрения вопроса по существу требуется представление подлинных документов.

Заключение:        Поэтому просим срочно направить подлинник акта бюро товарных экспертиз от 12.05.06.

При обратном порядке изложения этот текст будет выглядеть таким образом:

Заключение:         просим срочно направить подлинник акта бюро товарных экспертиз от 12.05.06

Доказательство:   т.к. для рассмотрения претензии по существу требуется представление подлинных документов.

В обратном порядке излагают несложные документы. Им следует пользоваться как можно реже. Дело в том, что в заключении, если оно ставится на первое место, надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его приходится в обратном направлении (снизу вверх). Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно трудно. Вот почему прямой порядок расположения логических элементов более приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов. Этого метода изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и равные по положению организации и учреждения. Тон документа в любом случае должен быть корректным, выдержанным, не дающим повода вступать в полемику и заводить излишнюю переписку.

Деление текста на логические элементы является условным приемом, который помогает выработать план документа и последовательно изложить содержание.

Текст сложных документов содержащих по различным вопросам деятельности учреждения, организации или предприятия (положения, инструкции, доклады, отчеты, обзоры и т.д.), стандартом допускается делить на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты (арабскими цифрами). Разделы и подразделы текста должны иметь заголовки, кратко выражающие суть их содержания.

Деление текста на составные элементы тесно связанные между собой и снабжение их заголовками улучшает документ делает его более доходчивым и выразительным.

В повествовании нужно стремиться выделять узловые события, наиболее характерные факты, детали, черты. При этом нельзя забывать, что протяженность явления во времени и степень важности явления далеко не всегда находятся в прямо пропорциональной зависимости. Например, для автобиографии взрослого человека не имеют существенного значения события его детства, хотя оно и длилось более полутора десятков лет, а вот сведения о первых годах трудовой деятельности любого работника представляют в этом служебном документе значительный интерес. Их и нужно отразить с надлежащей полнотой. Здесь разрыв в хронологии повествования будет вполне оправданным.

При работе над описательным текстом следует стремиться к раскрытию наиболее важных признаков явления. По степени важности их необходимо и располагать, что будет служить требованиям последовательности в изложении материала.

Доказательства бывают двух видов: дедуктивные и индуктивные. В первых мысль развивается в направлении от общего к частному, т.е. от общих суждений к частным выводам. В индуктивных доказательствах, наоборот, мысль идет от отдельных разрозненных фактов к обобщению. Подобным образом нередко излагается материал в рассуждении.

По способу изложения тексты обычно делят на следующие виды: повествование, описание и рассуждение.

·                    В повествовании рассказывается о событиях, явлениях, фактах в той хронологической последовательности, в которой они происходили в действительности. Этот тип изложения чаще всего применяется в таких документах как информационные сообщения, отдельные виды протоколов, автобиографии, докладные записки и т.п.

·                    В описании дается характеристика явления, события, действия лица или факта в форме перечисления его признаков, особенностей, черт, проявлений. В этом типе изложения можно выделить отдельные элементы, отрывки, раскрывающие те или иные стороны объекта. Такие элементы конкретизируют и обосновывают общую характеристику

·                    Весьма распространенным способом изложения является рассуждение. Оно выражается в логически последовательном ряде определений, суждений и заключений, раскрывающих внутреннюю взаимосвязь явлений или событий и доказывающих какое-то положение (тезис).

Следует отметить, что в чистом виде названные типы изложения текстов встречаются редко. Чаще всего они переплетаются между собой, дополняют друг друга. Такое взаимодействие особенно характерно для сложных документов. Составителю документации необходимо творчески использовать особенности каждого из видов изложения в работе по документированию.

2. Правила сокращений в текстах документах

В документах применяются различные типы сокращений. Однако все сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в 1956 г “Сводных правил русской орфографии и пунктуации”, а также требованиям ГОСТ 1.5-85.

Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.

Принято различать сокращения нескольких типов.

1.  Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т.д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз и т.п.).

2.             Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИуголь, районе и др.

3.             Сложносокращенные слова сложного типа, например – колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т.д.

4.             Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например, завкадрами, замдиректора, главпочта и т.д.

5.             Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, АПН, напалм, лавсан и т.п.

6.             Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т.п.

Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т.п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.

Не сокращаются реквизиты “заголовок”, “автор документа”, “подпись”. Не допускается сокращение слов через косую линию, т.к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при рядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т.д. (и так далее), и т.п. (и тому подобное), и пр. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн, 50 км и т.д.

Сокращается союз “то есть” (т.е.), а слова “так как” “таким образом”, “потому что”, “так называемый” не должны сокращаться.

Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно только перед фамилиями как в тексте, так и в реквизите “подпись”, например: акад.

 Захаров, доц. Петров, канд. техн. наук Леонов, инж. Иванов и др. – наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: “на собрании выступил гл. механик Силаев Л.П.” Причем слова “зам.”, “зав.”, “пом.”, пишутся слитно (завотделом, заве кладом, помдиректора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.

Географические понятия сокращают только перед словами, к которым они относятся, например: оз. Балатон, г.Донецк.

При написании адреса в реквизите “адресат” допускается сокращать: ул. (улица), пр. (проспект), пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 20 млн. крб.

Слово “год” сокращается только при цифрах, например: 1992 г.

При обозначении периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между годами есть предлог “по”, тогда следует писать, с 1990 г. по 1996 г.

При обозначении учетного хозяйственно-административного бюджета годов пишут 1995/96 уч.г., — в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).

При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово “год” пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия месяца и года слово “месяц” не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в тексте “в октябре с.г.” (сего года), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.

При ссылках в тексте на страницы, рисунки, чертежи, таблицы их следует сокращать, если они стоят при цифрах, например с.8, рис.4, черт.З. табл.5.

При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч1 45 мин., слово “утро” и “день” не должны употребляться.

Слова “час”, “минута”, “секунда” при цифрах сокращаются, например: — 5 ч 32 мин 20 с (точка в конце сокращений не ставится).

Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60 %.

Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например. Минуглепром, Минобразования и др.

Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69. Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно. ИЛ-18Д.

3. Написание чисел и оформление таблиц в документах

Цифровая информация и таблицы часто приводятся в документах. Существуют определенные правила их оформления. Так, однозначные количественные числительные (отвечают на вопрос “сколько”) падежных наращений не имеют, например, в реквизите “приложение” количество листов и экземпляров пишется только цифрами, на 3 л в 2 экз (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кг, 5 л, 25 км и т.д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т.д.(кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т.п.).

Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся смешанным способом: 15 млн. человек, 20 тысяч руб., 200 тыс.экз., но единообразно в пределах одного текста.

Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т.д.

Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.

Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20 до 30 шт.

Денежные суммы пишутся так: вначале сумма указывается цифрами, а в скобках — словами, например: в размере 25600 руб. (двадцать пять тысяч шестьсот руб.).

Если в тексте документа приводится ряд числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.

Пример: Таблица 1

Количественный состав документов

Наименование документа Количество документов Примечание
входящие исходящие внутренние итого за год
1 2 3 4 5 6

Таблица может иметь заголовок, который размещается справа над нею. Он не подчеркивается. Таблицу располагают на ближайшей странице, после ссылки на нее или, если это невозможно, в ближайшем месте. Пример: см. таблица 1

Если текст небольшой, а таблиц много, то последние могут располагаться в конце текста, по порядку номеров. В пределах раздела таблицы нумеруются арабскими цифрами. Номер таблицы состоит из номера, раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например: таблица 1.2 (вторая таблица первого раздела). При ссылке в тексте на таблицу пишут сокращенно: табл. 12. Повторные ссылки на таблицу следует давать так: см. табл. 1.2. Если в документе одна таблица, то ее не нумеруют и слово “таблица” не пишут.

Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и размещать одну часть под другой. В этом случае слово “таблица” и ее порядковый номер указывают один раз справа над первой частью, над остальными частями пишут слово “продолжение” с указанием порядкового номера таблицы.

4. Названия учреждений, организаций, предприятий в документах

С прописной буквы пишутся все слова в названиях высших органов власти и управления, например: Верховный Совет Украины.

В названиях республиканских государственных комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной буквы пишется первое слово и, конечно же, собственные имена, например Министерство Украины по делам защиты населения от последствий аварии на Чернобыльской АЭС.

Названия самостоятельных главных управлений и отделов в составе Министерства или ведомства также пишут с прописной буквы, например: Технологическое управление по обогащению угля. Главное производственное управление.

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишут со строчной буквы, например: отдел новых машин Технологического управления, отдел эксплуатации Главного производственного управления.

В официальных названиях организаций с прописной буквы пишется первое слово, например: Дворец сперта “Шахтер”.

Названия объединений, комбинатов, шахт, трестов и институтов, если им предшествуют родовые слова типа “производственное объединение”, “комбинат”, “трест”, “институт”, “шахта”, пишутся в кавычках и не склоняются, например: производственное объединение по добыче угля “Макеевуголь ” – производственному объединению “Донецк-уголь”.

При отсутствии родовых слов названия необходимо писать без кавычек, и они склоняются, например. Минуглепром – Цонуглемашу.

Названия организаций, предприятий, съездов, конференций, начинающиеся со слов: Государственный, Всеукраинский, Чрезвычайный и др. или с порядковых числительных, выраженных словесно, пишутся с прописной буквы, например: Государственная библиотека, Государственный МакНИИ по безопасности работ в горной промышленности, II Всеукраинский фестиваль.

Слово “совет” в единственном и множественном числе всегда пишется с прописной буквы, если входит в полное наименование органа власти; например. Ворошиловский районный Совет народных депутатов г.Донецка.

В сокращенных названиях слово “совет” пишется слитно и со строчной буквы, например: горсовет, сельсовет, поссовет.

В названиях документов, утвержденных Кабинетом министров Украины, слова “Постановление”, “Положение”, “Устав”, “Инструкция” пишутся с прописной буквы. Слова “распоряжение”, “решение”, “акт”, приложение”, “перечень” — со строчной, например:

“В соответствии с Инструкцией о вознаграждении за открытия, изобретения и рационализаторские предложения “.

Географические названия, если они не входят в состав собственного имени предприятия, пишутся со строчной буквы, донецкая шахта “Кировская”, но Старобешевская ГРЭС.

В символических, условных названиях предприятий или учреждений первое слово пишется с прописной буквы и все название заключается в кавычки, например: шахта “Красная Звезда “, завод “Красный пахарь “.

Не пишется в кавычках наименование предприятия, учреждения, если в нем есть слово “имени” или “памяти”, например: шахта имени Скочинского.

Сокращенные названия (аббревиатуры) институтов, читаемые по первым буквам, пишутся прописными и без кавычек, например: ВНИМИ, ВШИДАД, МакНИИ, ВНИИугля.

Во множественном числе слова “государственные комитеты”, “министерства”, “главные управления при Кабинете министров Украины” пишутся со строчной буквы.

При перечислении в тексте нескольких министерств или комитетов следует писать их полное наименование.

Например: “Обязать Министерство финансов и Министерство лесного хозяйства “, но не “обязать Министерства лесного хозяйства и финансов …”.

Однако при перечислении объединений, комбинатов, трестов и т.п. родовое слово следует писать один раз. Например: обязать производственные объединения “Донецкуголь, “Макеевуголь “, “Снежнянскантрацит “, но не “объединение “Донецкуголь”, объединение “Макеевуголь” и т.д.

5. Написание должностей, званий и фамилий

Наименования высших государственных и правительственных должностей пишут с прописной буквы, например: Президент России, Председатель Кабинета министров.

Названия всех других должностей — со строчной, например: министр культуры, член коллегии Министерства внутренних дел, генеральный директор производственного объединения по добыче угля “Донецкуголь “.

Наименования воинских, почетных и ученых звании пишут со строчной буквы, например: лауреат Государственной премии Украины имени Т.Г.Шевченко, доктор технических наук, почетный шахтер, генерал-полковник юстиции. В наименованиях орденов все слова, кроме слова “орден”, пишутся с прописной буквы, например: орден Трудового Красного Знамени, орден “Знак Почета “.

Имеются некоторые особенности написания и склонения имен и фамилий. Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на — аго, — яго, — ых, -их, -ово: Живаго, Дуняго, Черных, Долгих, Хитрово. Иностранные фамилии, оканчивающиеся на гласный звук (кроме неударяемых -а, -я), не склоняются: стихи Гюго, роман Золя, опера Верди и др. Украинские фамилии на -ко также не склоняются: Петренко, Шевченко. Фамилии на неударяемые -а, -я склоняются, как славянские, так и иностранные: например: Лагоде: творчество Шоуды, фильм с участием Джульеты Мазины. В институте имени Патриса Лумумбы. Русские и иноязычные фамилии с окончанием на согласную склоняются, если относятся к мужскому полу, и не склоняются, если к женскому, например, рабочему Киричеку, рабочей Киричек, у Карла Гофмана — у фрау Гофман.

Однако фамилии, произошедшие от названий животных, зверей, неодушевленных предметов, хотя и заканчиваются на согласные, не склоняются, например, Лебедь, Заяц, Кремень, Ступа.

В русских двойных фамилиях склоняются обе части, если они существуют как самостоятельные фамилии: Новиковой-Красновой, если же первая часть не образует самостоятельной фамилии, то она не склоняется, например. Бонч-Бруевичу, Яр-Мухамедову и др.

6. Отклонения от литературных норм в текстах документов

Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмами. Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.

Архаизмы — это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребления. К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем), препроводительное (сопроводительное). К. архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.

Канцеляризмы — это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие росту производительности труда и имеющейся в наличии техники…, имеет место наличие нарушений техники безопасности производства горных выработок; на предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков…; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения квалификации; приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был чётким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения можно назвать формально-логическим.

Язык служебных документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность.

ЛИТЕРАТУРА

1. Головач А.С. «Образцы оформления документов. Для предприятий и граждан.» – Донецк: Сталкер, 1996 – 20 с.

2. Корж А.В. «Юридичне документоведення.» – К.: Iн-т держави и права iм В.М.Корецкого НАН Украiны, 2001. – 168 с.

3. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. «Курс делопроизводства» – М,: 1998.

4. Диденко А.Н. «Отечественное делопроизводство». – К.: 1998.

5. Головин «Основы культуры речи», М., «Высшая школа», 1988, с. 29

6. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов н/Д, «Феникс», 2001. 215с.

7. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. Мн.: Тетра Системе, 2004. 356с.

8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2003. 298с. 

9. Кузнецова Т.В. Назначение документа (функции документа) // Секретарское дело. №12. 2004. 14-19 с.

10. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005. 168с.

11. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Ростов н/Д: «Март», 2004.  203с.

12. Павлюк Л. В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. СПб: «Герда», 2000. 189 с.

13. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр – М.: Высш. шк., 1988.

14. Леонова Г.В. О некоторых особенностях употребления заимствованных слов в деловой речи // Секретарское дело. – 1997, № 4;

15. Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. – 1997, № 1

16. Рахманин Л В Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов Учеб. пособие для сред спец учеб заведений 3-е изд., испр. -М Высш. шк., 1988. С. 16.

17. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации Общие требования к построению изложению, оформлению и содержанию стандартов П. 4.12. Сокращения.

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ. 3

1. Оформление бланков управленческих документов. 5

2. Язык управленческого документа. 7

2.1. Отклонения от литературных норм в текстах документов. 8

3. Этикет делового письма. 9

3.1. Особенности текста письма. 10

3.2. Архаизмы и канцеляризмы.. 12

4. Официальный деловой стиль. 13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 19

Список литературы.. 21

ВВЕДЕНИЕ

Составление служебных документов – трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, “бедно” сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

1. Оформление бланков управленческих документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел.[1]

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, “свой” фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.[2]

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Рекомендуется использовать два вида бланков предприятия:

– бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);

– бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа – на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже – на иностранном.

–> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <–

К-во Просмотров: 724

Бесплатно скачать Реферат: Язык и стиль управленческого документа

Язык и стиль служебных документов

Стиль
— особенность языка, проявляющаяся в
отборе, сочетании и организации языковых
средств в связи с задачами общения.

Виды
стилей
:
публицистический, научный,
художественно-литературный,
разговорно-обиходный, официально-деловой.

Официально-деловой
стиль

— функциональная разновидность языка,
которая обслуживает сферу официальных
деловых отношений преимущественно в
письменной форме.

Функция
делового стиля — соблюдение нужной
формы для передачи содержания.

Особенности
официально-делового стиля

  • Краткость
    и компактность изложения официального
    материала.

  • Точность
    и определённость формулировок,
    однозначность и единообразие терминов.

  • Последовательность
    использования технических приёмов
    творчества.

  • Достоверность
    и объективность.

  • Использование
    слов только в тех значениях, которые
    признаются нормой общелитературного
    словоупотребления, а также в значениях,
    традиционных для деловых документов.

Особенности
языка служебных документов

  • Нейтральный
    тон изложения.

  • Неличный
    характер изложения.

  • Унификация
    (трафаретизация).

  • Типизация
    речевых средств и стандартизация
    терминов.

  • Сужение
    диапазона используемых речевых средств.

  • Высокая
    степень повторяемости (частотности)
    отдельных языковых форм.

Композиция
документа

— способ формализации состава информации,
содержащейся в документе. Композиция
или структура текста официального
документа — последовательность
расположения его составных частей.

Основные
рекомендации

  • Желательно
    посвящать документ одному вопросу.

  • Документ
    должен иметь заголовок.

  • Текст
    должен иметь целесообразное количество
    информации.

  • Текст
    должен быть структурирован в соответствии
    с содержанием.

Тавтология

смысловые повторы, которые возникают
в тех случаях, когда в предложении
соседствуют однокоренные слова:

Плеоназмы

излишество — частичное совпадение
значения слов, образующих словосочетание:

Паронимы

близкие по звучанию родственные слова,
различающиеся значением: гарантийный
— гарантированный,

Сочетаемость
слов

Ошибки:
глагол «допускать» (допустить) в значении
«сделать что-либо, совершить» принято
сочетать со словами «нарушение»,
«ошибка», «просчёт» и некоторыми другими
именами существительными, характеризующими
отрицательные явления, но не называющими
конкретного поступка: допустить грубость,
чванство.

Языковые
обороты, формулы

(фразеологизмы)
— вызваны повторяемостью управленческих
ситуаций и сравнительной ограниченностью
деловой речи. Обеспечивают однозначность
понимания текста, сокращают время на
его подготовку и восприятие получаемым.

Расщеплённое
сказуемое

Оказать
помощь

Провести
проверку

Произвести
ремонт

Архаизмы
— устаревшие слова

Неологизмы

Не
использовать, если они не имеют
терминологического смысла и могут быть
заменены формами общелитературного
употребления (неимение, разбитие – не
являются литературной нормой языка).

Неологизмы,
которые не допускаются:

Конструкторат,
переорганизация, секретарша, лаборантка,
переорганизация

Использование
терминов

Должны
допускать только одно толкование или
только одно определение. Если оно может
оказаться непонятным адресату, требуется
дать его объяснение в тексте.

Употребление
иностранной лексики

Употребление
иностранных слов должно быть обусловлено
тремя обстоятельствами: необходимостью,
уместностью, точностью словоупотребления.

Деепричастные
обороты

Деепричастный
оборот служит средством передачи
действия, происходящего одновременно
или в связи с другим действием.

Деепричастным
оборотом следует начинать, а не завершать
фразу: Учитывая…,
Считая…, Принимая во внимание…,
Руководствуясь…

Ошибки
при употреблении деепричастных оборотов
нетрудно исправить, заменяя предложения
с деепричастным оборотом предложением
с обстоятельствами, выраженными
сочетаниями слов, или сложноподчинёнными
предложениями с обстоятельственными
придаточными частями, а также употребляя
глаголы-сказуемые не в страдательном,
а в действительном залоге.

Неправильно:

Изучая
проблемы городского транспорта, учёными
были получены интересны результаты.

Правильно

При
изучении проблем городского транспорта
учёные получили интересные результаты.

Или

Изучая
проблемы городского транспорта, учёные
получили интересные результаты
.

Правила
расположения

Согласованные
определения

ставятся перед определяемым словом, а
несогласованные — после него: служебная
командировка, основное внимание, вопрос
большого значения. Распространённое
определение ставится после слова, к
которому оно относится, и выделяется
запятыми. На первом месте в распространённом
определении должно стоять прилагательное
или причастие:

Обстоятельства
степени

ставят перед прилагательным, а дополнения
— после

него.

Дополнение
ставится после сказуемого: Если
управляющее слово требует нескольких
дополнений, то первым следует ставить
прямое дополнение (существительное в
винительном падеже):

Употребление
сравнительной степени

Предпочтительна
сложная форма : менее важный, более
сложный.

Употребление
превосходной степени

Наибольший
эффект, наименьший результат, наиболее
важный

Ошибки,
возникающие в результате незнания
структуры сложного предложения

Совмещая
просьбу и причины, побудившие обратиться
с просьбой, отказ и его убедительную
аргументацию в рамках единой конструкции,
сложные предложения придают большую
убедительность просьбе и смягчают
впечатление отказа, позволяют подчеркнуть
важные смысловые оттенки, привести
аргументы, дать подробное обоснование
основных положений и т.д.

Кроме
того, использование союзов и союзных
слов даёт возможность точно определить
те смысловые отношения, которые
наблюдаются между отдельными частями
развёрнутого высказывания.

Наиболее
употребительны сложные предложения с
союзами: что; который; если; вследствие
того, что; при условии, чтобы; где; как.

Придаточные
предложения для сжатости и лаконичности
текста можно заменить синонимичными
причастными и деепричастными оборотами.

Направляем
Вам для сведения Основные положения
Единой государственной системы
делопроизводства, одобренные
Государственным комитетом

(вместо: которые
одобрены
).

Согласование
определений

Если
определение относится к имени
существительному, имеющему при себе
приложение, оно согласуется с главным
словом сочетания: новый вагон-лаборатория,
универсальная лебёдка-автопогрузчик.
Главное слово в таких сочетаниях обычно
стоит на первом месте.

Если
определение относится к сочетанию
личного имени и приложения типа «директор
завода т. Иванова», определение обычно
согласуется с ближайшим именем
существительным: наш начальник цеха
Петрова; старший инженер т. Яковлева;
новый лаборант Серова.

Отступление
от этого правила наблюдается в тех
случаях, когда определение выражается
причастием: «выступавшая на собрании
заместитель декана по научной работе
доцент Сидорова»…, принимавшая участие
в разработке проекта старший научный
сотрудник Алексеева.

Ошибки
при употреблении полной и краткой формы
имён прилагательных

В
официально-деловой речи более
употребительны краткие формы имён
прилагательных. Полные формы прилагательных
(в форме именительного падежа) в подобных
текстах оказываются неуместными,
ощущаются как разговорные.

Простые
документы

Содержат
один вопрос. Легче в обработке (регистрация,
постановка на контроль, формирование
в дела), направление на исполнение.

Сложные
документы

Касаются
нескольких самостоятельных вопросов
и исполнителей.

Трудности
при регистрации (вносится несколько
вопросов), при постановке на контроль
(выделяется каждый вопрос), при помещении
в дело.

Поэтому
при составлении писем, докладных записок,
справок рекомендуется включать в них
по одному вопросу.

Протоколы,
приказы, постановления обычно бывают
сложными по содержанию. Они формируются
в отдельные дела, на обложках которых
содержание не раскрывается.

Выбор
конструкции

Активная
конструкция: Мы рассмотрели ваши
предложения – подлежащее называет
производителя действия (он выступает
как активное лицо)

Пассивная
конструкция: Нами рассмотрены ваши
предложения. – подлежащее называет
объект действия.

Выбор
пассивной конструкции придаёт тексту
большую официальность. Подчёркивается
сам факт осуществления действия вне
зависимости от того, кто его произвёл.
Такая установка ещё более последовательно
реализуется при использовании безличной
конструкции «Предложения рассматриваются».

Но
пассивом злоупотреблять не следует.
Создаётся впечатление, что некое лицо
или организация избегают открыто
говорить о своих решениях и действиях.

Нанизывание
косвенных падежей

Необходимо
избегать подобных конструкций.

Этапы редактирования

Восприятие

Критика

Коррективы

Проверка
фактического материала, выявление
композиционных недочётов, выявление
стилистических ошибок и погрешностей,
выявление орфографических и
пунктуационных ошибок

Принципы
редакторской правки

Сохранение
содержания документа неизменным

Возможность
доказать, что вмешательство в текст
необходимо

Целостность
и последовательность (все недостатки
отмечаются и исправляются сразу,
поскольку одно изменение может повлечь
за собой другое)

Чёткость
и аккуратность.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #