Языковые особенности делового общения реферат


Подборка по базе: Русский язык и культура общения.docx, 4. Виды тканей растений.docx, 4.Виды общения .Личное и публичное общение..docx, Бюджетная классификация, ее виды и состав.doc, Тест 2. Виды девиантного поведения.docx, Тест. Устная форма делового общения. Вопросы. (1).pdf, Тема . Культура и общие принципы разведки. Виды пожарной разведк, Эссе на тему Риск. Виды риска.Приемлимый риск.docx, Проект на тему Липиды, их виды и роль в организме человека.docx, психология общения.docx


Министерство образования Оренбургской области

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение

«Бузулукский строительный колледж» г. Бузулука Оренбургской области

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПРОЕКТ

на тему

«Виды делового общения и языковые особенности»

по дисциплине

«ОУД01. Русский язык»

Обучающийся: Чахалов Камил Турсуналиевич

Курс 1 группа 17
Руководитель: Раудина Татьяна Викторовна

2022. г. Бузулук.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………..…..3

Раздел 1. Официально-деловой стиль речи

1.1 История формирования официально-делового стиля речи в России…….5

1.2 Характеристика официально-делового стиля………………………………..7

1.3 Особенности официально-делового стиля……………………………………………10

1.4 Общая характеристика официально-делового стиля речи…………………….11

1.5 Языковые особенности письменной и устной деловой речи…………………12

1.6 Качества хорошей речи …………………………….. ………………. …….13

Раздел 2. Создание информационного буклета

2.1 Буклет ………………………………………………………………………..18

Заключение……………………………………………….……………………….20Список информационных источников …………………………….…………21 Приложения ………………………………………………………………………22

Введение

Обычно выделяют пять основных функциональных стилей: научный, официально-деловой, публицистический, художественный и разговорно-бытовой.

Современный этап развития общества в России связан с коренными преобразованиями экономики и развитием торгово-рыночных отношений, как в пределах страны, так и за рубежом. Деловому стилю речи свойственны официальный характер, краткость, стремление к максимальной эффективности и целесообразность. Все эти факторы заставляют составителей деловых документов придерживаться определенных традиций их оформления.

Однако мы живем в эпоху нового информационного общества, и этот факт заставляет нас по-новому смотреть на общение «делового» человека. Манера письма и деловой речи становится более лаконичной, лучше отражает саму суть.

Актуальность: Актуальность работы обусловлена той ролью, которую деловой стиль речи играет в период нынешних экономических преобразований, ее отличием от других форм общения. Несмотря на определенную степень изученности вопроса, продолжает оставаться актуальной необходимость языкового осмысления текстов, прежде всего в силу их многообразия, а также по причине их специфического характера. Кроме того, устоявшиеся нормы в оформлении деловых документов обусловлены рядом экстралингвистических факторов.

Цель работы: заключается в многоаспектном описании языковых особенностей современной деловой речи, в выявлении ее характерных черт, специфических лингвистических средств выражения.

Задачи:

1) рассмотреть историю формирования официально-делового стиля речи в

России;

2) проанализировать общую характеристику официально-делового стиля

речи;

3) изучить приемы, особенности и разновидности деловой речи;

4) проанализировать языковые нормы письменной и устной деловой речи.1 Официально-деловой стиль речи

Объект исследования: деловая речь: письменная и устная.

Предмет исследования – языковые особенности деловой речи, официально-деловой стиль

Методы и средства:

1. Электронные (Интернет – сайты)

2. Письменные (книги, статьи из газет)

3. Фотографии из книг, интернета.

Раздел 1

1.1 История формирования официально делового стиля речи в России.

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в.
Письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в
летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг.
В XI в. Появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» –
оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости
системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В
языке «Русской правды» уже можно выделить особенности словоупотребления
и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля.
Это высокая терминологичность, преобладание сочинения над подчинением в
сложных предложениях, наличие сложных конструкций с сочинительными
союзами «и», «да», «же», а также бессоюзных цепочек. Из всех видов
сложноподчиненных предложений наиболее широко употребляются
конструкции с придаточным условным.
В «Русской правде» уже употребляются термины, свидетельствующие о
развитии правовых отношений в Древней Руси: голова (убитый), головникъ
(убийца), послухъ (свидетель), вира (штраф), добытые (имущество), вено вопи
кое (выкуп за невесту), куна (деньги). Юридические термины представляют
важнейший лексический пласт языка древних документов.
После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота
великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года».
Начальная формула этой грамоты «Се азъ» … («Вот я») становится с этого
времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот.
Заканчивались грамоты специальной формулой, в которой указывается,
кто был свидетелем сделки и кто скрепил грамоту своей подписью.
В «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже
законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е.
Формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы
обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы
наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше
отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество
иностранных слов.
В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного языка в
основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его
разновидности – стили. Документы служебной переписки получили в XIX в.
Широчайшее распространение и в количественном отношении значительно
превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках,
включали определенный набор реквизитов.
С 1811 г., после принятия «Общего учреждения министерств», активно
формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая
организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая
громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое
однообразие (превалирование именительного и родительного падежей),
стандартизация. В результате реформы делопроизводства (правил оформления
документации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что
стало осмысляться как задача государственной важности. В XX в. Унификация
документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила
ведения служебной документации: в 1918 г. Введена единая форма бланков
делового письма. В 20-е гг. ХХ в. Началась работа по созданию новых стандартов
делового письма, появились трафаретные тексты.

1.2 Общая характеристика официально-делового стиля речи

Официально-деловой стиль – это стиль, который обслуживает правовую и
административно-общественную сферы деятельности. Он используется при
написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях,
суде, а также в разных видах делового устного общения.
Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется
относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он,
естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты:
исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология,
синтаксические обороты – придают ему в целом консервативный характер.
Рассматривая само понятие “официально-деловой стиль”, необходимо
отметить, что, прежде всего это язык делового общения, который используется
главным образом при составлении управленческих документов. К нему в полной
мере применимы нормы литературного языка, однако он обладает и своими ярко
выраженными особенностями.
В ряду книжных стилей официально-деловой стиль очерчен наиболее
четко. Он обслуживает правовую и административную деятельность при
общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и
дипломатических переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официальноделовых отношений и функционирует в области права и политики. Официальноделовой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций,
договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений,
а также в справках юридического характера и т.п. Несмотря на то, что этот стиль
подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических
сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных
разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и
стандартизованностью.
Деловой стиль это совокупность языковых средств, функция которых
обслуживание сферы официально-деловых отношений, возникающих между
органами государства, между организациями или внутри них, между
организациями и частными лицами в процессе их производственной,
хозяйственной, юридической деятельности. И далее: «Широта этой сферы
позволяет различать по меньшей мере три подстила (разновидности) делового
стиля:
1) собственно официально-деловой (канцелярский);

2) юридический (язык
законов и указов);

3) дипломатический».

Основные особенности официально-делового стиля – это точность,
исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей;
сужение диапазона используемых речевых средств; языковой стандарт –
стремление к выражению мысли единообразным способом, применение для
этого готовых языковых формул-клише; высокая степень повторимости
(частотность) отдельных участков текстов документов. Названные черты
отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: характере композиции,
расположении частей текста, выделении абзацев, рубрикации, шрифта.
Рассмотрим эти особенности.

Основная задача составителя документа – предельно четко отразить
сведения, имеющие правовую силу.
Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Поэтому
за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие
эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и
прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия).
Использование разговорных, просторечных, диалектных и других слов и
фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Разумеется, это не
означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть
абсолютно нейтральным. В документе может быть выражена просьба или
благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т.д.
Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства
логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.
• Ограничение типов языковых единиц, используемых в
деловых текстах, и общая регламентация формы документов
обуславливают другую важнейшую особенность деловой речи – высокую
частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов
документов.
В документах, как правило, не допускается использование неологизмов
(даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют
терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными
словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте
(обычно в скобках). “Специальная лексика”, наоборот, используется очень
широко. Это понятие связано с теми группами слов, которые относятся к какойлибо профессии или роду деятельности. В специальную лексику включают
термины, профессионализмы и профессионально жаргонные слова.
Термины – это такие слова или сочетания слов, значение которых строго
обусловлено в пределах данной специальности.
Обычно термины закреплены за одной специальностью. Однако они могут
переходить из одной отрасли знания в другую, сохраняя свое первоначальное
значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие
широкое употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный
характер. Нередко они переходят в разряд “книжных” слов, которые не
закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо
отдельным видом письменной речи.
Для официально-делового стиля характерны сухость, отсутствие
эмоционально окрашенных слов, сжатость, компактность изложения.

1.3 Приемы, особенности и разновидности деловой речи

Залог успеха делового человека – умение правильно и адекватно вести себя
во время делового общения. Человек, желающий научится бесконфликтно и
продуктивно провести процесс делового общения, обязан обладать знаниями
таких областей, как этика и этикет, чтобы уметь с честью выйти из любых
ситуаций деловых переговоров и деловых контактов.
Кроме того, он должен уметь управлять процессом, воздействуя на людей
таким образом, чтобы не возникло напряженной или конфликтной ситуации. Для
этого существует ряд условий, соблюдение которых позволяет наиболее
эффективно вступать в переговоры с людьми, уметь убеждать и достигать тем
самым поставленных целей и задач, ради которых начинался процесс беседы.
Выбрав цель беседы, нужно уметь убедить партнеров в правильности вашей
точки зрения, без давления и не навязывая свою точку зрения.
Для того чтобы общение как процесс происходило без проблем, оно
должно проходить по следующим этапам:
– установление контакта;
– ориентирование в ситуации общения;
– обсуждение поставленной задачи;
– поиск решения поставленной задачи;
– завершение контакта.

1.4 Общая характеристика официально-делового стиля речи

Официально-деловой стиль (ОДС) обслуживает: а) сферу деловых отношений, б) область права; в) область межгосударственной политики. Это самый древний из книжных стилей, так как он восходит к языку «Русской правды» (первого свода законов Киевского государства) и различных грамот Х–ХIвв.

Основные функции ОДС: сообщение информации и воздействие на адресат. Отсюда и основные способы речи: констатирующий (сообщающий о чем-то имеющемся) и императивный (повелевающий).

Основные жанры: международные договоры, государственные акты, юридические законы, постановления, распоряжения, приказы, уставы, инструкции, служебная переписка, деловые бумаги (справки, удостоверения, доверенности, заявления и пр.). Все жанры ОДС – это различные документы.

ОДС имеет двойственную природу: с одной стороны, он выражает конкретное содержание (и близок научному стилю), с другой стороны, он соприкасается с обыденной жизнью (например, в сфере административно-хо-зяйственной деятельности) и должен быть понятным любому человеку (в отличие от научного стиля).

Эта двойственность определила следующие основные черты официально-делового стиля:

  1. точность формулировок, не допускающую возможности иного толкования;
  2. ясность и детальность изложения (особенно в законах, инструкциях и под.);
  3. лаконичность (краткость) текста, которая достигается экономным использованием языковых средств, исключением многословия;
  4. стандартность изложения (достигается использованием устойчивых формул делового языка);
  5. стандартность оформления текста (определяется действующим ГОСТом);
  6. нейтральный тон изложения (исключается эмоционально окрашенная и экспрессивная лексика).

1.5 Языковые особенности письменной и устной деловой речи

Термином «официально-деловой стиль» принято обозначать особенности
языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт,
отчет, служебное письмо, постановление, приказ)а также дипломатических
документов.
Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве
рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа – его
языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб
самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца
относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты,
которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную
«подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и
инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них
принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную – конкретную
– информацию, содержащую изложение сути дела, а иначе говоря, предполагают
работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации
дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка
суммы, подлежащей выплате; для доверенности – точное и исчерпывающее
определение доверяемой функции; для заявления – точная формулировка
просьбы или жалобы и краткой аргументации.
С переходом к изложению переменных элементов содержания делового
текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для
передачи конкретных обстоятельств дела – и соответственно возрастают
трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого
выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики и
лексических формул для адекватной передачи существа дела и выбора
грамматических средств – главным образом синтаксических конструкций,
составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане
трудности поиска – и лексического, и синтаксического – могут существенно
облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта, пишущего

1.6 Качества хорошей речи

Хорошая речь — это целесообразная речь, успешная для адресанта и эффективная для адресата. Она адекватна коммуникативному контексту: реализуется в нужной для данной ситуации разновидности литературного языка, в соответствующей ситуации форме речи — устной или письменной. Хорошая речь строится

в соответствии с национальными традициями общения и этическими нормами. Говорящий при этом использует богатые выразительные возможности языка.

Качества хорошей речи (коммуникативные качества речи) — это такие ее параметры, которые позволяют охарактеризовать речь как эффективную. С их помощью говорящий или пишущий добивается осуществления своей коммуникативной цели в процессе общения.

Хорошая речь является показателем культуры речи говорящего, указывает на умение человека применять на практике соответствующие знания. Рассмотрим основные параметры хорошей речи, объемно характеризующие ее в трех аспектах: нормативном, коммуникативном и этическом.

1. Правильность речи — это соответствие речи нормам литературного языка. Типология норм была освещена в предыдущей главе («Культура речи Языковая норма. Словари русского языка»); орфоэпические, акцентологические, лексические, морфологические и синтаксические нормы будут подробно рассмотрены далее; сведения об орфографических (касающихся правил отражения слов на письме) и пунктуационных (связанных с употреблением знаков препинания) нормах закреплены в «Правилах русской орфографии и пунктуации» — официально утвержденном в 1956 г. своде правил правописания. На основе указанных правил составлены различные справочники по орфографии и пунктуации. Наиболее авторитетными из них традиционно считаются справочники по правописанию Д. Э. Розенталя.

2. Точность речи — это соотнесение значения слов и словосочетаний со смысловой и предметной сторонами речи. В связи с этим качеством речи можно процитировать слова Вергилия: «Мы должны стремиться не к тому, чтобы нас всякий понимал, а к тому, чтобы нас нельзя было не понять». Действительно, речь становится точной тогда, когда автор речи, с одной стороны, знает, о чем и что именно он хочет сказать, чего хочет добиться своей речью, а с другой стороны, на основе осознанного понимания своей речевой задачи отбирает из всех возможных языковых и речевых средств те, которые позволяют наиболее успешно решить эту задачу («Кто ясно мыслит — ясно излагает»).

Можно говорить о двух типах речевой точности. Во‑первых, это фактическая точность — соответствие речи фак‑ там и событиям, нашедшим в ней отражение. Например, искажение фамилии или имени обычно негативно воспринимается их носителем. Вспомним Дейла Карнеги, который говорил о том, что «самые приятные звуки для человека — это звуки его собственного имени».

Во‑вторых, это лексическая точность — соответствие слов и выражений тем значениям, которые данные слова и выражения имеют в языке. Вот пример нарушения лексической точности в тексте интернет‑новости: 22 июня состоялась премьера-инаугурация ресторана «Люксор».

Согласно словарному толкованию, инаугурация — это торжественная процедура вступления в должность главы государства. В приведенном контексте слово употребляется неточно.

3. Ясность речи — это понятность и доступность речи для восприятия, ориентация говорящего на диалог с адресатом. Ясность речи предполагает использование лексики, понятной для адресата, средств диалогизации и невербальных средств. Примером нарушения ясности речи может служить рекламное объявление‑приглашение на развлекательное мероприятие, опубликованное в Интернете и ряде печатных общегородских СМИ Екатеринбурга в 2013 году. Рассмотрим его фрагмент:

GUYS PARTY

Пинг-понг, мужская парикмахерская barbershop Kontora, татуировки, учебная трасса по лонгбордам, красная копейка и старая «бэха», настоящий сеновал и игра в кикер. Мужчины одобряют.

INSPIRE МИМИ

Самая нежная и романтичная зона на фестивале. Air we inspire (c) и все, как любят девочки. Мастер-класс по ободкам и скрапбукингу, фотосессии среди нежных фонариков, фроузен-йогурты, укладки причесок.

Ясность речи нарушается из‑за слишком частого и не всегда оправданного смешения в тексте кириллического и латинского графических написаний, а также множества заимствований, значение которых не является широко известным для массового читателя («лонгборды», «кикер», «скрапбукинг», «фроузен‑йогурты»).

4. Логичность речи — это ее последовательность и непротиворечивость. Данное качество фокусируется на вербализации (то есть реализации в речи) мыслительных операций и отвечает, во‑первых, за отсутствие ошибок в процессе построения смысловой структуры текста, во‑вторых, за правильное отображение речевого замысла. В качестве распространенных логических ошибок можно назвать неудачный порядок слов (Ассистенту приходилось многое объяснять — неясно, он или ему объяснют?), сочетание несопоставимых понятий (Он работал в Уральском университете и за рубежомвместо Он работал в России и за рубежом).

5. Чистота речи — это отсутствие в ней элементов нелитературного характера: бранной лексики, жаргонизмов и т. д., а также слов‑«паразитов» и так называемых «заполнителей пауз» (э-э-э, м-м-м). Причины засорения речи и лингвистические, и психологические: низкий уровень языковой подготовки, бедный словарный запас, неумение подбирать слова для оформления своих мыслей, коммуникативная неуверенность; что касается бранной лексики, то некоторые исследователи указывают на психобиологическую оправданность ее употребления — но только как экстремального средства сброса отрицательных эмоций в исключительных случаях. Необходимо уяснить: если речь не отвечает требованию чистоты, то это ведет к затруднению ее восприятия и снижению эффективности коммуникации. К примеру, привычка говорящего употреблять в речи такие слова, как значит, как бы, в общемто, по большому счету, понимаешь и т. д., может концентрировать внимание слушателей не на содержании высказывания, а на подсчитывании слов‑паразитов.

6. Богатство речи — качество речи, которое демонстрирует уровень языковой компетенции говорящего: количество и разнообразие языковых средств, находящихся в употреблении индивида, умение пользоваться интонационными, стилистическими, жанровыми и другими ресурсами языка. Людям лингвоинтенсивных профессий, например руководителям, политикам, юристам, менеджерам, необходимо иметь как можно больший запас слов и постоянно заботиться о его расширении. Богатство речи предполагает навык говорящего использовать синонимы, благодаря которым можно передать оттенки значений (например, красивый — чудесный, прекрасный, восхитительный, великолепный и т.д.), фразеологизмы

(устойчивые выражения), пословицы и поговорки, крылатые слова (меткие выражения, получившие распространение — известные цитаты из литературы, кино, высказывания знаменитых людей) и т. д. Это помогает избегать в устной и письменной речи повторения одних и тех же слов, делает речь красочной и разнообразной.

7. Выразительность речи — качество речи, акцентированное на эстетических характеристиках речевых произведений: яркости, образности. Выразительность речи создается самыми разными способами, в числе которых — отбор специальных средств выразительности (тропов и фигур речи), воздействующих на воображение слушателей.

К тропам относятся метафора (так называемое «скрытое сравнение»: «Целый день осыпаются с кленов силуэты багряных сердец», — Н. Заболоцкий), эпитет («художественные» определения: дремучее невежество, леденящая вежливость), сравнение («Факты — это воздух ученого»,— И. Павлов), гипербола (преувеличение: я миллион раз об этом говорил), литота (преуменьшение: в двух шагах отсюда), перифраз (перифраза, парафраз — замена обычного однословного наименования чего‑либо описанием существенных черт: Северная Пальмира (Санкт-Петербург), цветы жизни (дети)) и т. д. Фигуры речи — это приемы стилистического синтаксиса, фор‑ мы особого строения текста. К фигурам речи относятся антитеза (противопоставление: ученье — свет, а неученье — тьма), градация (расположение элементов речи в порядке возрастания или убывания значений: я вас прошу, я вас очень прошу, я вас умоляю ), повторы начальных и заключительных элементов частей высказывания (анафора и эпифора соответственно), риторический вопрос (вопрос, не требующий ответа, а служащий для утверждения или отрицания чего‑либо), вопросно‑ответные формы построения текста.

В деловой коммуникации требование выразительности актуально в таких речевых ситуациях, как поздравление, презентация и т. д.

8. Уместность речи — это содержательная и внешняя согласованность речи с целью и условиями общения. Это качество речи заставляет вспомнить высказывание Аристотеля, который утверждал: «Стиль должен соответствовать излагаемому предмету и данному случаю».

Так, например, эпитеты и метафоры, рассмотренные нами выше, уместны в поздравительной речи, но не являются уместными в канцелярских жанрах официально‑делового стиля; неполные предложения уместны в разговоре коллег, но не являются уместными в докладе на конференции.

Необходимо считаться с человеком, с которым вы общаетесь, а также с местом, где вы находитесь, с настроением и состоянием окружающих. Важно учитывать национальную специфику общения. Нарушения уместности разнообразны. Так, например, если говорить об уместности невербального поведения, то улыбка в России не является коммуникативным требованием, в отличие от США. Если говорить о тематике общения, то, к при‑ меру, в самолете нельзя заводить разговоры о воздушных катастрофах, за столом — о вещах, которые могут испортить аппетит.

Кроме того, один и тот же речевой поступок может быть в одних случаях вполне уместным, а в других — нет. Например, неуместно прерывать выступающего до истечения регламента, но если регламент истек, то реплика, напоминающая об этом, может оказаться вполне уместной

Раздел 2

2.1 Буклет

Информационная памятка по теме: История развития дорог.

Текст взятый для памятки вы можете увидеть ниже.

Современный этап развития общества в России связан с коренными преобразованиями экономики и развитием торгово-рыночных отношений, как в пределах страны, так и за рубежом. Деловому стилю речи свойственны официальный характер, краткость, стремление к максимальной эффективности и целесообразность. Все эти факторы заставляют составителей деловых документов придерживаться определенных традиций их оформления.

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в.

Письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в

летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг.

В XI в. Появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» –

оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости

системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В

языке «Русской правды» уже можно выделить особенности словоупотребления

и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля.

Правильность речи — это соответствие речи нормам литературного языка. Типология норм была освещена в предыдущей главе («Культура речи Языковая норма. Словари русского языка»); орфоэпические, акцентологические, лексические, морфологические и синтаксические нормы будут подробно рассмотрены далее; сведения об орфографических (касающихся правил отражения слов на письме) и пунктуационных (связанных с употреблением знаков препинания) нормах закреплены в

Точность речи — это соотнесение значения слов и словосочетаний со смысловой и предметной сторонами речи. В связи с этим качеством речи можно процитировать слова Вергилия: «Мы должны стремиться не к тому, чтобы нас всякий понимал, а к тому, чтобы нас нельзя было не понять». Действительно, речь становится точной тогда, когда автор речи, с одной стороны, знает, о чем и что именно он хочет сказать, чего хочет добиться своей речью, а с другой стороны, на основе осознанного понимания своей речевой задачи отбирает из всех возможных языковых и речевых средств те, которые позволяют наиболее успешно решить эту задачу («Кто ясно мыслит — ясно излагает»).

«Правилах русской орфографии и пунктуации» — официально утвержденном в 1956 г. своде правил правописания.

Ясность речи — это понятность и доступность речи для восприятия, ориентация говорящего на диалог с адресатом. Ясность речи предполагает использование лексики, понятной для адресата, средств диалогизации и невербальных средств. Примером нарушения ясности речи может служить рекламное объявление‑приглашение на развлекательное мероприятие, опубликованное в Интернете и ряде печатных общегородских СМИ Екатеринбурга в 2013 году.и т.д

Заключение

Подводя итоги можно смело сказать, что мне удалось выполнить все задачи работы изучить, что такое деловой стиль речи, изучить его историю появления. Так же могу сказать, что данный проект был очень полезен для меня лично и надеюсь, он будет полезен для других студентов.

Список информационных источников

  • Русский язык конца XX столетия (1985-1995). М.: Языки рус.

культуры, 1996. 480 с.

  • https://housechief.ru/neponyatnye-slova-stroitelya.html
  • https://cyberleninka.ru/article/n/novoe-v-russkoy-professionalnoy-rechi-stroiteley
  • http://dic.academic.ru/dic.nsf/ruwi-Ы/1651244
  • http://vslovare.ru/slovo/slovar-voro-vskogo-zhargona/razvod
  • http://www.tehnopol-neva.ru/sleng_polovika
  • https://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=730541

Приложения


Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке “Файлы работы” в формате PDF

Искусство выражать свои мысли чётко, ясно и понятно, необходимо в любой социальной сфере, где так или иначе приходится взаимодействовать с людьми. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека. В этом и заключается актуальность этой темы. Цель – изучить виды делового общения и их языковые особенности. Объект исследования – жанры делового общения. Предмет исследования – виды делового общения, их языковые особенности. В написании работы были использованы методы: анализ литературы, аналогия и классификация. Чтобы достичь цели, необходимо было решить такие задачи, как: 1) Дать понятие деловому общению, 2) определить виды делового общения, 3) охарактеризовать языковые особенности жанров служебного контакта. В данной работе рассмотрены основные виды делового общения, их языковые особенности: деловая беседа, публичные выступления, переговоры.

Языку делового общения посвящены работы таких учёных, как: А.С. Ковальчук [1], В.Н. Лавриненко [2], С.В. Мельникова [3], Л. Миникес [4], С.В. Ожегов [5], Д.М. Рамендик [6].

Деловое общение – это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере.

Виды делового общения подразделяются на монологические и диалогические. К монологическим относятся: приветственная речь, торговая речь (реклама), информационная речь, доклад (на заседании, собрании). Жанры, основанные на диалоге: разговор, беседы, интервью, переговоры, дискуссия, совещание (собрание), пресс-конференция.

Письменные виды делового общения – это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и другие.

При общении человек обращает внимание на речь и голос собеседника. Он оценивается по определенным показателям:

Словарный запас – отсутствие слов-паразитов и грамотная, выразительная речь позволяют с уверенностью заявлять, что человек образованный и культурный.

Разборчивая речь и правильное произношение слов – залог успеха любого человека.

Интонирование – позволяет расставить необходимые акценты.

Темп речи – медленная речь вызовет тоску, а быстрая не позволит сконцентрироваться на предоставляемой информации.

Деловая речь не допускает оговорок, неточностей, ошибок в произношении, неверное ударение в словах или их неправильное склонение. Речь должна быть грамотной с богатым словарным запасом, предложения должны быть четко сформулированными и правильно построенными. Красота слов, мыслей или целого предложения будет показывать вашу образованность и интеллект. Необходимо понимать, что говорить в той или иной ситуации.

В заключении можно добавить, что деловое общение является неотъемлемой частью любой профессиональной деятельности человека, где так или иначе приходится взаимодействовать с людьми.

Библиографический список:

Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. – Ростов-н/Д., 2007

Пcихология и этика делового общения/ Под ред. В.Н. Лавриненко. – М.: Издательское объединение «ЮНИТИ», 1997

Мельникова С.В. Деловая риторика. – Ульяновск: Изд-во ДИТУД УлГТУ, 1999

Миникес Л. Искусство делового общения. – Новосибирск: Изд-во Новосиб. ун-та, 1994

Ожегов С.И. Толковый словарь русского языка. – М.: Изд-во ОНИКС, 2008

Рамендик Д.М. Деловое общение. Формы и правила. – М.: Изд-во «Академия», 2008

Введение

Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает
на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с
производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны
делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяются
необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и
всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно
проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его
отличительная черта – деловое общение служит средством для достижения
каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений – это, прежде всего,
получение максимальной прибыли.

Актуальность темы. Деловое общение в наши дни проникает во все сферы
общественной жизни общества. В коммерческие, деловые сферы жизни вступают
предприятия всех видов и форм собственности, а также частные лица в качестве
частных предпринимателей. Компетентность в области делового общения
непосредственно связана с успехом или неуспехом в каждой области: в области
науки, искусства, производства, торговли. Что касается менеджеров, бизнесменов,
организаторов производства, людей, занятых в сфере управления, частных
предпринимателей то коммуникативная компетентность, то есть способность
адекватно реагировать в любой ситуации в процессе общения для представителей
этих профессий представляет одну из самых главных составляющих их
профессионального облика.

Целью данной работы является изучить деловое общение.

Поставленная цель определяет следующие задачи:

 –
проанализировать виды делового общения;

 -определить
специфику деловой беседы;

   –выявить
сущность и отличительные черты деловых переговоров;

 –
рассказать о деловом общении по телефону;

Работа состоит из введения, четырех
глав, заключения, списка литературы .

1. Понятие, виды и формы делового общения

Деловое общение является необходимой частью человеческой
жизни, важнейшим видом отношений между людьми. Вечным и одним из главных
регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши
представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности
или неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своими
подчиненными, начальником или коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или
стихийно опирается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек
понимает моральные нормы, какое содержание в них вкладывает, в какой степени он
вообще их учитывает в общении, он может как облегчить себе деловое общение,
сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении
целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.

Деловое общение – это такое взаимодействие людей, которое
подчинено решению определенной задачи (производственной, научно-коммерческой и
т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения.
От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий
и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом.

Деловое общение – это процесс, при котором происходит обмен
деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного
результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию
определенной поставленной цели. Спецификой этого процесса является момент
регламента, то есть подчинение установленным ограничениям, которые определяются
национальными и культурными традициями, принятыми на данной территории, профессиональными
этическими принципами, принятыми в данном профессиональном круге лиц.

По способу обмена информацией различают устное и письменное
деловое общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические
и диалогические.

К монологическим видам относятся:

– приветственная речь;

– торговая речь (реклама);

– информационная речь;

– доклад (на заседании, собрании).

К диалогическим видам относятся:

– Деловой разговор – кратковременный контакт, преимущественно
на одну тему.

– Деловая беседа – продолжительный обмен сведениями, точками
зрения, часто сопровождающийся принятием решений.

– Переговоры – обсуждение с целью заключения соглашения по
какому – либо вопросу.

– Интервью – разговор с журналистом, предназначенный для
печати, радио, телевидения.

– Дискуссия.

– Совещание (собрание).

– Пресс-конференция.

– Контактный деловой разговор – непосредственный, «живой»
диалог.

– Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную
коммуникацию.

 В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее
значение имеют устная и невербальная коммуникации.

Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми
распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и
большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую
(формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды делового общения – это многочисленные
служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и
объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция,
решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др. По содержанию
общение может быть разделено на:

– Материальное – обмен предметами и продуктами деятельности.

– Когнитивное – обмен знаниями.

– Мотивационное – обмен побуждениями, целями, интересами,
мотивами, потребностями.

– Деятельностное – обмен действиями, операциями, умениями,
навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

– Непосредственное – осуществляемое с помощью естественных
органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и
т.д.

– Опосредованное – связанное с использованием специальных
средств и орудий.

– Прямое – предполагает личные контакты и непосредственное
восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения.

– Косвенное – осуществляется через посредников, которыми
могут выступать другие люди.

В целом деловое общение отличается от неформального тем, что
в его процессе ставятся конкретные задачи и конкретные цели, которые требуют
определенного разрешения. Как раз это и не позволяет прекратить процесс переговоров
с партнером или партнерами по переговорам в любой момент (по крайней мере, без
определенных потерь в получении информации для обеих сторон). В обычном,
дружеском, же общении чаще всего не поднимаются такие вопросы, как конкретные
задачи и цели, поэтому такое общение можно прекратить (по желанию обеих сторон)
в любой момент без опасения потерять возможность восстановить процесс общения
заново.

Можно выделить следующие формы делового общения:

Беседа
– одна из самых распространенных форм бизнес-коммуникации.

Деловое
совещание – это групповая форма коммуникации.

Публичное
выступление как форма делового общения применяется чаще всего на различных
массовых мероприятиях.

Переговоры
– форма бизнес-коммуникации направленная на общение с конкурентами или партнерами
предприятия, для получения каких-либо выгод или предотвращения финансовых
потерь. Переговоры могут проходить при личной встрече, так и посредством
переписки либо телефонных звонков

 Деловая
переписка включает в себя все формы письменного бизнес-общения, в том числе и
электронную почту.

  
Кроме того, распространенными формами делового общения являются –
пресс-конференции, спор, конфронтация, заключение сделки, общение через
переводчика, видеотрансляция связанная с бизнесом и многое другое.

        
2.Деловая беседа как форма делового общения 

Деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.

Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно
неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный
контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

Деловая беседа это разговор преимущественно между
двумя собеседниками, соответственно, ее участники могут и должны принимать во
внимание специфические особенности личности, мотивы, речевые характеристики
друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает
разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на
друга.

В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая
беседа обладает следующими преимуществами:

·                    
Быстрота
реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.

·                    
Повышение
компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке
мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в
беседе.

·                    
Возможность
более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие
понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую
единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с
тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач
деловой беседы – убедить партнера принять конкретные предложения.

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных
этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие
решения; завершение беседы.

Готовясь к предстоящей беседе, важно избежать двух
крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своем умении сразу, без
подготовки и продумывания деталей, провести эффективный разговор, а с другой, –
своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей
встречи, учесть малейшие детали (собственного поведения и поведения своего
собеседника вплоть до использования пауз и жестов). В первом случае инициатива
может перейти к партнеру, во втором – малейшее отклонение от плана может
привести к растерянности и неуверенности. Полезнее обдумать и спрогнозировать
основные линии поведения.

Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде
всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы
взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору.

По такому основанию, как цели и методы ведения
разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов деловой беседы:
собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы,
проблемные и дисциплинарные беседы.

Беседа при приеме на работу носит характер приемного интервью,
основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу. В
сущности, оно сводится к нескольким базовым вопросам и соответствующим ответам
на них. Форма вопросов может варьироваться, но их содержание направлено на
получение информации, которую можно сгруппировать в следующие блоки:

·                    
что
представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приеме на работу;

·                    
почему он
ищет работу;

·                    
каковы
его сильные и слабые стороны;

·                    
каковы
его взгляды на эффективное руководство (иначе говоря, его представление о
хорошем начальнике):

·                    
что он
считает наиболее весомым своим достижением;

·                    
на какую
зарплату он рассчитывает.

Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию
незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника
приходится увольнять или сокращать.

В ходе беседы необходимо выявить истинную причину увольнения,
его мотивы: вызвано оно неудовлетворенностью производственным процессом,
невниманием или обидой, какими-либо иными причинами. Необходимость проведения
собеседования в этом случае обусловлена заботой руководителя об улучшении
управленческой деятельности на различных уровнях производства. Для этого
полезно задавать вопросы, связанные с содержанием, объемом, условиями
выполнения работником производственных заданий, выяснением его оценки таких
заданий и условий их выполнения. Следует узнать, что не нравилось сотруднику в
его работе и, напротив, что доставляло удовлетворение. Служащие, которые
покидают организацию по собственному желанию, как правило, искренни в своих
замечаниях и пожеланиях и делятся информацией, которая может улучшить положение
тех, кто остается.

Иначе протекают беседы с работником, которого приходится
увольнять. Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех,
кто принимает в ней участие. В специальной литературе она получила название
«прощального разговора». Эта процедура опирается на знание специфики такого
разговора и на владение техникой его проведения. Так, прощальный разговор
никогда не назначается перед выходными днями или праздниками: его не следует
проводить непосредственно на рабочем месте увольняемого или в помещении, где
работает большое количество народа; он не должен продолжаться более 20 мин, так
как работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно
слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель.
Если руководителю предстоит упрекать работника в нарушении дисциплины или
говорить о других нарушениях, то он должен быть точным и корректным в изложении
фактов и не дать увольняемому оснований сомневаться в справедливости
высказанных упреков. В зарубежной практике рекомендуется заготовить гуманный
для увольняемого ход; например, предложить ему список свободных рабочих мест на
другом предприятии или предложить нечто вроде «реабилитационной программы» для
увольняемого, в которой предусмотрено сохранение его уверенности в собственных
силах, поддержание его авторитета в глазах окружающих и домашних.

Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны либо возникновением сбоев и
деятельности сотрудника и необходимостью критической оценки его работы, либо
фактами нарушения дисциплины.

В процессе подготовки проблемной беседы руководитель должен
заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах
решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный принял
позицию руководства. При этом существуют некоторые правила, позволяющие
избежать беседы в форме «разноса» и провести ее с конструктивными результатами.
Для этого следует:

1) получить необходимые сведения о сотруднике и его работе;

2) построить беседу, соблюдая следующую очередность в
сообщении информации: сообщение, содержащее положительную информацию о
деятельности сотрудника; сообщение критического характера; сообщение
похвально-поучительного характера;

3) быть конкретным и избегать неясностей (оборотов типа «Сделали
не то, что нужно», «Вы не выполнили задания»
и т.п.);

4) критиковать выполнение задания, а не личность. Соблюдение
этих правил помогает создать положительный эмоциональный фон, который позволит
провести неприятную часть разговора конструктивно, не вызывая ненужной
враждебности со стороны сотрудника, не заставляя его занимать оборонительную
позицию.

Если в ходе проблемной беседы предполагается сообщить
работнику о мерах дисциплинарного характера, решение о наказании следует
выражать просто, четко, делая акцент на понимании и правильной оценке
случившегося.

Например: «Как вы понимаете, наказания вам не избежать.
Конечно, речь не идет о понижении в разряде, вы этого не заслужили, однако
выговор вам грозит. Понимаю, что это наказание радости вам не прибавит, но как
бы ни были высоки ваши другие заслуги, иначе поступить не могу».

Отметим еще раз, что критика со стороны руководителя имеет
значительный мотивационный эффект. Умение делать замечания, показывающие, что и
как следует изменить в работе, при этом отмечать, что уже сейчас делается этим
работником хорошо, является показателем высокой коммуникативной компетентности
руководителя.

Таким
образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного
взаимодействия в организационной среде. Четкое осознание участниками беседы
целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из
ее этапов, владение психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы
являются необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации.

3.
Общая характеристика деловых  переговоров.

В политической, предпринимательской, коммерческой и других
сферах деятельности важную роль играют деловые разговоры и переговоры.
Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только
отдельные исследователи, а и специальные центры, а методика ведения переговоров
входит в программы подготовки специалистов разных профилей.

Деловые переговоры – это жанр устного делового общения,
т.е. языковой контакт между людьми, которые связаны совместными интересами и
имеют полномочия для установления деловых отношений и разработку конкретных
подходов к решению проблем.

Деловые переговоры определяются типом, участниками, темпом,
целями, условиями.

Классифицируются они на коммерческие и организационные.

Умение вести переговоры определяется такими качествами
руководителя:

– компетентность в границах поставленных проблем;

– умение оценить ситуацию;

– психологическая компетентность;

– умение воплощать в жизнь новые идеи, находить методы
разрешения проблем;

– приспосабливаться к существующим обстоятельствам;

– найти понимание с клиентом;

– создание спокойной деловой атмосферы.

В зависимости от типа и характера деловые переговоры
подразделяются на:

Предварительные переговоры, путем переписки – инициатива таких
переговоров исходит как от покупателя, так и от продавца. Преимущества:
оперативность и экономичность.

Личные переговоры – используются для установления контактов с
контрагентами на выставках, ярмарках. Необходимо систематически поддерживать
контакты с клиентами.

Переговоры по телефону – преимущественно при составлении
соглашений на массовые стандартизированные товары, когда основные их условия
являются типовыми или заранее известными.

Так же как и в остальных видах коммуникации, в деловом
общении есть два способа передачи информациивербальный
и невербальный.

К невербальным средствам относятся мимика, жесты, интонации,
прикосновения и дистанцию между партнерами во время общения. Помните:

– ваши жесты не должны быть резкими, чем больше вы говорите,
тем меньше должно быть жестикуляции.

– мимика тоже должна быть спокойной. Ваш собеседник не сможет
сосредоточиться на разговоре, если вы будете гримасничать.

– дистанция – держитесь от вашего партнера по беседе не ближе
50 см, иначе вы нарушите его «интимную зону», чем вызовете у него неуверенность
и раздражение.

Вербальное общение, подразумевает грамотную речь
среднего темпа. Иначе вам не поймут. Не перебивайте партнера и учитесь его
слушать. Неумение дослушать мысль до конца – главная ошибка, которая нарушает
весь процесс коммуникации. А ваши поспешные выводы могут привести к тому, что
партнер начнет от вас обороняться, вместо того чтобы вести конструктивный
диалог.

Общаясь с партнером, вы часто можете столкнуться со
следующими коммуникационными барьерами:

1. Барьер мотивации. Возникает в том случае,
когда вашему собеседнику не интересно то, о чем вы рассказываете. Это значит,
что ваше предложение или ваши мысли об обсуждаемом предмете не вызвали у
партнера мотивов вас поддержать. Возникают такие барьеры, когда один партнер
является для другого лишь средством для достижения целей.

2. Моральный барьер. Все ваши навыки
делового общения и попытки коммуникации сойдут на нет, если ваш собеседник
оказался грубым хамом, либо подлым и непорядочным человеком.

3. Эмоциональный барьер. Если вы или ваш
партнер пришли на встречу в плохом настроении, то неприятные эмоции испортят
беседу. Уныние, печаль или раздражение не дадут вам адекватно воспринимать речь
собеседника и понимать его точку зрения.

Итак,
умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека,
интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в
процессе ведения деловых переговоров.

4 Правила деловой беседы по телефону

Современную деловую жизнь невозможно представить без
телефона. Его используют, чтобы провести переговоры, отдать распоряжения,
изложить просьбу. Очень часто первым шагом на пути к заключению делового
договора является именно телефонный разговор.

У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно
важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен
информацией. Но к деловому телефонному разговору необходимо тщательно
готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить главное, лаконично, ёмко и
грамотно изложить свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени
(до 20 – 30%).

Основа успешного проведения делового телефонного разговора –
компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приёмами ведения
беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в
её решении. Важно, чтобы разговор вёлся в спокойном вежливом тоне и вызывал
положительные эмоции.

Эффективность делового телефонного общения во многом зависит
от эмоционального состояния человека, от его настроения. Существенное значение
имеет также умелое проявление Экспрессии. Она свидетельствует об убеждённости
человека в том, что он говорит и его заинтересованности в решении обсуждаемых
проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом.
Здесь вам поможет правильное использование методов внушения и убеждения. По
данным психологов, тон, тембр голоса, интонация могут нести до 40% информации.
Нужно только обращать внимание на подобные «мелочи» во время телефонного
разговора. Самому же следует стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции,
не пытаться прервать собеседника.

Если ваш собеседник проявляет склонность к спорам, в резкой форме
высказывает несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то наберитесь
терпения и не отвечайте ему тем же. Если есть возможность, переведите разговор
на спокойный тон, частично признайте его правоту, постарайтесь понять мотивы
его поведения. Постарайтесь кратко и ясно изложить свои аргументы. Ваши доводы
должны быть правильными по существу и грамотно изложенными по форме.

В телефонном разговоре 30 – 40% времени занимают повторения
фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, к телефонному разговору
надо тщательно готовиться: заранее подобрать все материалы, документы, иметь
под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц,
календарь, авторучку и бумагу. Прежде чем начинать набирать номер, следует
точно определить цель разговора и свою тактику его ведения. Необходимо
составить план беседы, продумать порядок постановки вопросов.

От умения вести телефонные разговоры во многом зависит
репутация фирмы, а также размах ее деловых операций. От умения говорить по
телефону зависит и привлекательность личного имиджа каждого ее сотрудника. Все
это позволяет утверждать, что обладание культурой телефонного общения
необходимо каждому цивилизованному бизнесмену.

Если раздался телефонный звонок, снимать трубку лучше всего
после первого звонка. Отзывы “да”, “алло”,
“слушаю” в деловом телефонном разговоре не применяются. Отвечая на
звонок, нужно всегда представляться.

Телефонный деловой разговор требует краткости, норма – три
минуты на разговор взята не с потолка. Опыт людей с высокой культурой
телефонного общения говорит, что 20 секунд хватает на установление контакта, 40
секунд вполне достаточно, чтобы сформулировать проблему. За 100 секунд можно
серьезно обсудить проблему. Поблагодарить собеседника и корректно выйти из
разговора возможно еще за 20 секунд. Итого 180 секунд или 3 минуты.

При разговоре по телефону следует иметь в виду, что вы
лишаетесь одного из важнейших средств передачи информации – мимики и жестов,
зато усиливается значение таких элементов невербальной речи, как момент,
выбранный для паузы, интонация, усиление или ослабление силы голоса.

Когда приходит время заканчивать разговор и прощаться,
следуют правилу: кто первый начал разговор (т.е. кто позвонил), тот и должен
его заканчивать.

Культурой делового разговора должен обладать каждый
работающий, будь то врач, ученый, педагог или государственный деятель. Эта
культура универсальна и потому обязательна для всех, кто связан отношениями
дела. Она не только разумная основа делового общения, но и надежный шанс на его
успех.

Заключение

 Умение
найти оптимальный вариант деловых взаимоотношений требует овладения искусством
делового общения.           

 Роль
и интенсивность общения в современном обществе возрастают: постоянно увеличивается
число людей, занятых в профессиональной деятельности, связанной с общением,
деловое общение – процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и
опытом работы. Оно направлено на достижение определенного результата в
совместной работе, решение конкретной задачи. Деловое общение включает в себя
психологический контакт деловых партнеров, обмен эмоциями. Умение строить
отношения с людьми, находить индивидуальный подход к сотрудникам, коллегам,
клиентам, руководству необходимо каждому.

Таким образом,  этику делового общения следует учитывать в
различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой;
между предприятиями; внутри одного предприятия. Между сторонами того или иного
вида делового общения существует своя специфика. Задача состоит в том, чтобы
сформулировать такие принципы делового общения, которое не только
соответствовали каждому виду делового общения, но и не противоречили общим
нравственным принципам поведения людей. Вместе с тем, они должны служит надежным
инструментом координации деятельности людей, вовлеченных в деловое общение.

Список
использованной литературы

1.
Проведение деловых бесед и переговоров. Как добиться своей цели. –

Воронеж,
1991

2. Ломов
Б.Ф. Проведение деловых бесед и переговоров. М., 1991.

3. Вахрин
М. Н. Этика делового общения. Минск, 1996

4. Предраг
М. Как проводить деловую беседу. – М. , 1987.

5. Ходжсон
Д. Переговоры на равных.- Минск: Амалфея, 2004.

6.Лукашук
И.И. Искусство деловых переговоров.- М.: БЕК, 2008.

7. Красовский Б.П. Разговор по телефону // Социол. исслед. –
2000. – N 2. – С.110-114.

8.  При написании
реферата также использовались интернет-сайты.

Реферат

Реферат Язык делового общения

Работа добавлена на сайт bukvasha.com: 2015-10-28

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой – мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ

ВСЕРОССИЙСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ АКАДЕМИЯ
Кафедра «Социальные и гуманитарные дисциплины»
Реферат по курсу

«Этика деловых отношений»
Язык делового общения
Выполнил: студент гр. БО‑101 Ковчегин И. А.

Преподаватель: к. филос. н., доц. Лебедев С.Н.

Москва 2011

Содержание

Введение.. 3

Официально-деловой стиль.. 4

Требования к текстам документов.. 7

Употребление специальной лексики.. 7

Употребление устаревшей лексики.. 9

Употребление неологизмов. 9

Употребление заимствованных слов. 9

Употребление слов с «универсальным» значением.. 10

Употребление сокращений.. 10

Употребление языковых формул.. 12

Употребление слов в одной падежной форме. 13

Ограниченная сочетаемость слов. 13

Конструкции с отглагольным существительным.. 14

Ограниченное употребление глаголов в личной форме. 14

Построение предложений.. 15

Типичные языковые ошибки в текстах документов.. 18

Ошибки, связанные с незнанием значений слов. 18

Неправильное употребление стилистически окрашенной лексики   20

Неправильное употребление предлогов. 20

Ошибки, связанные с употреблением числительных.. 22

Синтаксические ошибки.. 22

Этикет делового общения.. 23

Заключение.. 25

Литература.. 27

Введение

Язык делового общения – это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Известны “писаные” и “неписаные” нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция – формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году “Генеральным регламентом” Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

       нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);

       наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета и языка делового общения – разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых “формул”, позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, “здравствуйте”, “будьте добры”, “разрешите принести извинения”, “счастлив познакомиться с Вами”). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.

Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество.

Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

       Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку;

       Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы;

       Обсуждение интересующей проблемы;

       Решение проблемы.

       Завершение контакта (выход из него).

Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса. Поэтому эта тема показалась мне наиболее интересной и важной.

Официально-деловой стиль

Языком делового общения является официально-деловой стиль –функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка по­нимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребле­ния, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфи­ческих особенностей. Участниками делового общения являются ор­ганы и звенья управления – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информаци­онных связей, в которые они могут вступать в процессе управленче­ской деятельности, зависят от места организации в иерархии орга­нов управления, ее компетенции, функционального содержания де­ятельности. Эти отношения устойчивы и регламентируются право­выми нормами, вследствие чего все информационные потоки орга­низации имеют устойчивый целенаправленный «запрограммирован­ный» характер, отвечающий потребностям организации и соответст­вующий ее месту в иерархии органов управления.

Специфика делового общения выражается и в том, что, незави­симо от того, кто являлся непосредственным составителем докумен­та, а это, как правило, специалисты структурных подразделений и их руководители, а также от того, кому непосредственно адресован до­кумент, а это, как правило, руководитель учреждения и руководите­ли подразделений, официальными автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом. Именно поэтому, не­смотря на то, что документ подписывается одним лицом – руково­дителем организации, автором документа, как отмечают специалис­ты, является «коллективный субъект». То же можно сказать и об ад­ресате документа.

Другой важной характеристикой документного общения являет­ся адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие ее виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не бывает. Бо­лее того, управленческий документ всегда «узко направлен», адресо­ван конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников. [2]

Существенным фактором делового общения, влияющим на ха­рактер управленческой информации, является повторяемость управ­ленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность – это всегда «игра по правилам». Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности исполь­зования одних и тех же языковых средств.

Другая характерная особенность делового общения – тематиче­ская ограниченность круга решаемых организацией задач, что явля­ется следствием определенной стабильности функций учреждения. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регла­ментации. Следствием этого и является то, что круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации. [3]

Обобщая сказанное, можно выделить следующие свойства управ­ленческой информации, вытекающие из условий делового общения:

       официальный характер;

       адресность;

       повторяемость;

       тематическая ограниченность.

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и опреде­ленные требования к управленческой информации, соблюдение ко­торых может обеспечить эффективность делового общения в сфере управления. Одно из важнейших требований, предъявляемых к уп­равленческой информации, вытекает их самого существа управлен­ческой деятельности, суть которой заключается в принятии управ­ленческих решений в целях упорядоченного воздействия управляю­щего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано; на получении, переработке и использовании управленческой информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельнос­ти только тогда достаточно высока, когда для принятия решений используется актуальная информация, информация новая, необхо­димая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию орган управления может принимать оптималь­ные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации как общее понятие связано с целым рядом других понятий, также характеризующих управленческую ин­формацию с точки зрения ее ценности и эффективности, а именно:

       достоверность (объективность);

       убедительность (аргументированность);

       полнота (достаточность информации) и некоторые другие.

Требование достоверности (объективности) означает, что дело­вое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определен­ные действия, и от того, насколько обоснован будет документ, пись­мо, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содер­жать всю необходимую для принятия обоснованного решения ин­формацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вы­зывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, по­рождая неоправданную переписку. [3]

В деловом общении рассмотренные мной свойства управленче­ской информации и предъявляемые к ней требования должны быть сохранены и, следовательно, определенным образом выражены в языке и стиле документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эф­фективным образом фиксировать управленческую информацию, от­вечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Специфика делового стиля выражается в определенных стиле­вых чертах, отличающих его от других функциональных стилей язы­ка (литературного, научного, разговорного и др.) и делающих его наиболее удобным инструментом делового общения.

Основные черты официально-делового стиля:

       нейтральный тон изложения;

       точность и ясность изложения;

       лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения – это норма официального дело­вого общения. Управленческая информация, как отмечено выше, является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом доку­мента, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого лич­ный, субъективный момент в текстах документов должен быть све­ден к минимуму. Из языка документов исключаются слова, облада­ющие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с умень­шительными и ласкательными суффиксами, с  суффиксами преуве­личения и преуменьшения, междометия и др.). [2]

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмыслен­ности. Адекватность восприятия текста и автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом быстрота восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа – это пись­менный текст, рассчитанный на зрительное, а не на слуховое вос­приятие, и при необходимости он может быть перечитан, и не один раз. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологи­ческой лексики, использованием устойчивых оборотов – языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, ого­ворок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью ком­позиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста достигается экономным исполь­зованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Рассмотренные стилевые черты выступают в качестве требова­ний, предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребле­ния в текстах управленческих документов.

Требования к текстам документов

Употребление специальной лексики

Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова. Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике, искусстве и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понима­ния текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, – это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере администра­тивного управления. [4]

Правильность и стабильность терминоупотребления достигают­ся применением на практике терминологических словарей и стан­дартов, которые устанавливают строго однозначную систему поня­тий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

При употреблении терминов в деловой документации необходи­мо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и ад­ресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать не­сколькими способами:

       дать официальное определение термина;

       расшифровать его словами нейтральной лексики;

       убрать термин и заменить его общепонятным словом или выра­жением.

Употребление терминов в текстах документов нередко вызывает трудности, связанные, как правило, с незнанием их значений или иска­жением структуры термина. Трудности в употреблении терминов свя­заны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется со­держание уже существующих понятий, возникают новые, часть поня­тий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. Один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколь­кими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте. Например, даже такие термины, как «дого­вор», «контракт», «соглашение», которые можно отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудо­вом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском законодательстве двусторонние и многосторонние сдел­ки называются договорами; во внешнеторговых сделках уместнее употреблять термин «контракт»; а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Существует и такое явление, как омонимия терминов, когда два или более терминов совпадают по звучанию, но различаются значения­ми, то есть обозначают разные понятия. Явление это, однако, в преде­лах одной терминосистемы встречается редко. Кроме того, могут воз­никать термины, относящиеся к категории ложно ориентирующих, противоречащих сущности обозначаемых ими понятий.

Профессионализмы – слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (на­пример, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например: трансплантация – пересадка, карданное устройство – кардан и др.). Область употребле­ния профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использо­вание в деловой документации крайне нежелательно. [1]

Профессиональная жаргонная лексика – это форма профессио­нального просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи. [12]

Употребление устаревшей лексики

Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: арха­измы и историзмы.

Архаизм – слово или словосочетание, вышедшее из употребле­ния и потому воспринимаемое как устаревшее (архивариус, канце­лярист, писарь, челобитная, мемория и др.).

Историзм – разновидность архаизма – слово или словосочета­ние, обозначающее предмет, вышедший из употребления: черниль­ница, пресс-папье, пенсне и др.

Употребление таких слов в управленческой документации недо­пустимо, их следует заменять современными словами и оборотами: [12]

ВМЕСТО СЛЕДУЕТ ПИСАТЬ
при сем направляем направляем
означенный (вышеозначенный) названный
вышепоименованный указанный (названный)
сего года этого года (текущего года)
настоящим сообщаем сообщаем
настоящий акт составлен акт составлен

Употребление неологизмов

Неологизмы – слова, обозначающие новые понятия и предме­ты, делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и нео­логизмы-профессионализмы или слова профессионального жарго­на. Использование новых слов в тексте документа должно основы­ваться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Неологизмы первой группы имеют полное право на существова­ние в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, авто­салон, пресс-секретарь, муниципальный, префектура, депозитарий, телефакс и др.

Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употреб­ление в официальной деловой речи. Так, вместо «анонс» следует упо­треблять слово «объявление», вместо «изжитие» – «исключение», «ликвидация», вместо «ротация» – «довыборы», вместо «санирова­ние» – «оздоровление» и т.п. [8]

Употребление заимствованных слов

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми поня­тиями и предметами. Использование заимствованной лексики во мно­гих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка – излиш­нее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обо­значения понятий привычных слов, например: [8]

«пролонгировать» вместо «продлить»;

«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»;

«анонс» вместо «объявление»;

«эксклюзивный» вместо «исключительный».

Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения не допустимо.

Употребление слов с «универсальным» значением

Особенность делового стиля – употребление так называемых универсальных слов – слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет упо­треблять их в различных контекстах вместо точных смысловых опре­делений, например:

«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные рабо­ты по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» здесь одновременно означает, что работы ведутся медленно, нерит­мично, неорганизованно, словом, – плохо).

«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе форми­рования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово «слабо» одновременно означает: неполно, неточно, пред­взято). [12]

Если в других стилях языка употребление таких слов воспри­нимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова, как правило, в описательной части текста, цель которой – изложить событийную канву, дать общую оценку ситуации как положительной или нега­тивной.

Употребление сокращений

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.; графические сокращения – применяемые в письме сокращен­ные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв.м, л, экз. и др. [11]

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не явля­ются, применяются только на письме и при чтении расшифровыва­ются, читаются полностью.

Различается несколько типов лексических сокращений (аббре­виатур):

Инициальные сокращения – сокращения, образованные из началь­ных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь подраз­деляются на:

       буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧ, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;

       звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;

       буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть – звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП;

Слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зам­пред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар;

Частично сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;

Усечения: зам., зав., спец., пред.;

Телескопические сокращения (образованы из начала и конца со­ставляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия и электро]ника);

Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Различается несколько типов графических сокращений:

Точечные: стр. – страница, др. – другие, т.п. – тому подобные, см. – смотри, эт. – этаж, ул. – улица и др.;

Дефисные: г-н – господин, гр-н – гражданин;

Косолинейные: п/о – почтовое отделение, б/г – без года и др.;

Нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физиче­ские величины: т, кг, см, л);

Комбинированные: ж.-д. – железнодорожный, сев.-зап. – северо­западный и др.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия органи­заций, учреждений, предприятий, например: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство.

Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз.

Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТГ.

Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если об­разованы от имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова: РАУ – Российская академия управления, но: вуз, роно.

Аббревиатуры смешанного типа, образованные частично из на­чальных букв и усеченных слов, пишутся в первой части – заглавны­ми буквами, во второй – строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а образованные в первой части из усеченных слов (или полного сло­ва) и во второй из начальных букв пишутся в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные – строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, первая часть пишется строчными буквами, вторая часть – за­главными: КунцевоКРТ, ГорБТИ.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную. [10]

Допускается употреблять только общепринятые графические со­кращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях. Графические сокращения во множественном числе, как прави­ло, не удваиваются, исключение составляют: гг. – годы, пп. – пунк­ты и некоторые другие.

Не допускается перегружать текст графическими сокращения­ми: не рекомендуется применять несколько графических сокраще­ний в коротком отрезке текста, например:

«Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отклю­чение секционного ВМ».

При включении в текст документа сокращения следует тщатель­но проанализировать:

       удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;

       не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокра­щением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др. [10]

Во всех остальных случаях следует включать полную форму сло­ва наряду с сокращением.

Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языко­вых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в дело­вой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограничен­ности деловой речи:

«Сообщаем, что в период с … по …»

«Установлено, что в период с … по …»

«Сообщаем, что по состоянию на …»

«Акт составлен комиссией в составе: …»

«Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам …»

«Направляем Вам, согласованный с …»

«Направляем на рассмотрение и утверждение …»

«Проверкой установлено, что …»

«Выражаем глубокую признательность за …»

«Считаем целесообразным …»

«В соответствии с договоренностью, достигнутой …»

«Во время переговоров стороны обсудили возможности …»

«Просим Вас рассмотреть вопрос о …»

«Просим Вас изыскать возможность …»

«Принимая во внимание, что … , просим …» и др. [8]

Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.

Однако кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлеж­ность, например в гарантийном письме:

«Гарантируем возврат кредита в сумме … до …»

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет …»

«Предоставление жилой площади гарантируем».

В письме-претензии:

«… в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санк­ции»

«… в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

В распорядительном документе:

«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагает­ся на…»

Владение деловым стилем – это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содер­жание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие. [8]

Употребление слов в одной падежной форме

Употребление однотипных падежных форм при имени сущест­вительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном, например:

«Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.)».

«Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Мэрии Москвы (род. п.) и руководства финской столицы (род. п.)».

«Направляем Вам согласованный с ведомственным архивом про­ект номенклатуры дел (род. п.) Департамента ценных бумаг (род. п.) АКБ «Кузнецкий мост» (род. п.)».

Широкое использование таких конструкций, видимо, объясня­ется тем, что в деловой речи при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями, исключение предло­гов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой. [4]

Ограниченная сочетаемость слов

Специфическая особенность деловой речи – ограниченная со­четаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от того, в каком стиле речи мы употребляем то или иное слово, разли­чаются его возможности сочетаться с другими словами. Самыми ши­рокими возможностями сочетаемости обладают слова в литератур­ной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены, например: [12]

ЖЕЛАТЕЛЬНО НЕЖЕЛАТЕЛЬНО
предоставить в пользование предоставить для использования
направить на рассмотрение выслать на рассмотрение
передать в управление передать для управления
оказывать содействие оказывать помощь
осуществлять контроль вести контроль
вносить предложения давать предложения
предоставить кредит обладать правом выдать кредит владеть правом
вступать в силу входить в силу
пострадать в результате событий пострадать в событиях

Ограниченная сочетаемость слов, широко используемая в дело­вой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста до­кумента.

Конструкции с отглагольным существительным

В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы, например:

«оказать содействие», а не «посодействовать»

«оказать помощь», а не «помочь»

«произвести уборку», а не «убрать»

«провести учет», а не «учесть»

«оказать поддержку», а не «поддержать»

«произвести ремонт», а не «отремонтировать».

Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого». Появление таких конструкций, очевидно, связано с тем, что содержа­нием документа всегда является управленческое действие, направлен­ное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отгла­гольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого дей­ствия («ремонт»), в то время как один глагол («отремонтировать») обо­значает это не в столь явно выраженной форме. [9]

Ограниченное употребление глаголов в личной форме

Письменному деловому общению свойственен неличный (без­личный) характер изложения текста, что, вероятно, является языко­вым выражением того, что общение носит официальный характер. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица, как прави­ло, употребляются в неопределенно-личном значении:

«Комиссией проведена проверка и установлено…»,

«Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».

С этим же явлением связано и преобладание страдательных кон­струкций над формами действительного залога, например:

«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не: «Проект предусматривает …»)

«Московскими организациями будет поставлено в Венгрию электромеханическое оборудование» (а не: «Московские организации поставят…»)

«Возможность ликвидации совместного предприятия прораба­тывается Департаментом внешних связей Правительства Москвы» (а не: «Департамент внешних связей Правительства Москвы прораба­тывает…»). [8]

Построение предложений

Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусо­ставных, с обособленными оборотами, например:

«В связи с крайне низкой эффективностью использования го­родской собственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учре­дителей СП) Финансово-хозяйственному управлению Мэрии». «Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде ок­ругов Москвы значительных по размерам пустующих площадях феде­рального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих органов».

Такие предложения, как правило, содержат причастные и дее­причастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обсто­ятельства, приложения, дополнения. Если предложение односостав­ное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме: мотивирующая часть (обоснование) – ключевое действие – пред­мет действия. [12]

Если предложение двусоставное (есть и подлежащее и сказуе­мое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может также выноситься в начало текста, например:

«Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственно­го управления Мэрии для организации обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Московской области».

«В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству «Новости» для размещения вновь орга­низуемого журнала «Россия».

В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:

«Мэрия выражает надежду (главное предложение), что Посоль­ство с пониманием отнесется к принимаемым мерам и, со своей стороны, также окажет содействие урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития наших отношений (придаточное предложение)».

«Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоя­щее время подготовлен проект распоряжения Правительства Россий­ской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпу­скаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, нa уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение)».

«Сообщаем (главное предложение), что с 21.02 по 07.03.95 ис­панская авиакомпания «Иберия» предлагает авиаперелеты по сни­женным ценам (придаточное предложение)».

«При условии нанесения на тонкостенные стальные трубы на­дежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (при­даточное предложение) считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей в Нечерноземной зоне Рос­сийской Федерации (главное предложение)».

При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом; если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом. [12]

В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо союза «потому что» в деловых текстах следует упо­треблять союзы «так как», «ввиду того, что», «в силу того, что», «вследствие того, что».

Особый тип предложений, свойственных деловой речи, – слож­ные рубрицированные перечисления, дающие возможность языко­выми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:

«При проработке данного вопроса редакцией были сформулиро­ваны специфические требования к выделяемому помещению:

оно не должно располагаться на уровне одного этажа;

должно иметь не менее двух залов площадью 35–40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники;

должно иметь не менее 16-ти кабинетов на 2–3 чел. каждый и один зал для заседаний;

помещение не должно требовать ремонта;

необходим ряд помещений технического назначения».

Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

если придаточное предложение поясняет какое-либо слово глав­ного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если ак­центируются обстоятельства совершения действия, или после глав­ного, если оно поясняет основную мысль предложения.

Придаточные предложения рекомендуется по возможности за­менять синонимичными причастными и деепричастными оборота­ми, например:

Вместо:

«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать О КС»

Рекомендуется:

«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим пере­дать ОКС».

Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложени­ями, например:

Неправильно:

«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые .финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект»

Правильно:

«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предостав­лении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуще­ствляющим этот проект».

Неправильно:

«Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высо­кую оценку»

Правильно:

«Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку».

При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обо­значающим действующее лицо – субъект действия, и ни в коем слу­чае – с объектом.

Неправильно:

«Говоря о городе, он развивается нормально»

Правильно:

«Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально».

Неправильно:

«Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высо­кий процент внедренных разработок»

Правильно:

«Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий про­цент внедренных разработок». [12]

Типичные языковые ошибки в текстах документов

Ошибки, связанные с незнанием значений слов

К такого рода ошибкам относятся:

       неразличение слов-паронимов (паронимы – близкие по звуча­нию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением), например:

представить и предоставить

гарантийный и гарантированный

командировочный и командированный

поместить и разместить

проводить и производить

оплатить и заплатить и др.

       невнимание к оттенкам значений слов-синонимов (синонимы – слова, имеющие одинаковое или очень близкое значение); синонимы редко бывают абсолютно тождественны, как правило, они разли­чаются оттенками значений. Невнимание к ним, незнание норм лек­сической сочетаемости слов приводит к смысловым нарушени­ям, например:

ПРАВИЛЬНО: НЕПРАВИЛЬНО:
построить ферму возвести ферму
соорудить мост соорудить киоск
дефекты конструкции дефекты воспитания

       наличие в тексте слов-плеоназмов (плеоназмы – слова, близкие по смыслу); этот недостаток обычно является следствием неумения выра­жаться точно и лаконично, часто он бывает вызван незнанием значе­ния заимствованного слова (при соединении слов русского и иноязыч­ного происхождения, обозначающих одно и то же), например: [4]

бесполезно пропадает

совместное сотрудничество

напрасно пропадает

передовой авангард

практические мероприятия

интервал перерыва

взаимная помощь друг другу

прейскурант цен

памятный мемориал

хронометраж времени

внутренний интерьер

автобиография жизни и др.

Некоторые плеоназмы, однако, приобрели терминологический характер (например: «информационное сообщение») или характер устойчивого словосочетания (например: «целиком и полностью»). Подобные сочетания допустимы также и в том случае, если слово, входящее в словосочетание, изменило свое значение или приобрело новый оттенок значения, например:

букинистическая книга (в смысле «старинная»)

период времени (слово «период» означает не «время», а «проме­жуток времени»)

монументальный памятник («монументальный» – в значении «крупный», «величественный»);

наличие в тексте тавтологии (смысловых повторов), возникаю­щей, если соседствуют однокоренные слова, например:

«Достижения, которых достигло предприятие…»; «следует учи­тывать следующие факты…»; «данное явление проявляется в …».

Повторение однокоренных слов допустимо, если повторяемые слова являются единственными носителями значений, например:

«Следственными органами расследовано…»;

многословие, или речевая избыточность, т.е. употребление слов и словосочетаний, несущих излишнюю информацию, например:

Вместо: «Тарифы на проезд пассажиров городским пассажир­ским транспортом»

Надо: «Тарифы на проезд городским пассажирским транспор­том»

Вместо: «Программа мер по поддержке деятельности ветеран­ских организаций»

Надо: «Программа поддержки деятельности ветеранских органи­заций»

Вместо: «Было установлено, что существующие расценки завы­шены»

Надо: «Было установлено, что расценки завышены».

Вместо: «В своем выступлении он указал на отдельные недостат­ки»

Надо: «В выступлении он указал на отдельные недостатки»;

употребление в одной фразе слов с противоположными значе­ниями, часто взаимоисключающими, например:

«Идея продуктовых заказов разрабатывалась совместно с от­ветственными работниками Мэрии, и товаров вполне хватает, что­бы обеспечить малоимущих горожан минимумом необходимых продуктов» (если товаров «вполне хватает», то почему «миниму­мом»? Следует писать: «товаров достаточно, чтобы обеспечить минимумом»);

пропуск слов, особенно отглагольных существительных типа: организация, осуществление, обеспечение, проведение, утверждение и др., например:

Вместо: «Проведение эксперимента по питанию школьников»

Надо. «Проведение эксперимента по организации питания школьников»

Вместо: «О Программе социальной защиты малообеспеченных категорий граждан»

Надо: «Об утверждении Программы социальной защиты мало­обеспеченных граждан». [12]

Неправильное употребление стилистически окрашенной лексики

К такого рода ошибкам относятся:

       употребление слов, выражающих строго научные понятия, и «вы­сокой» книжной лексики, например:

       «прогнозирует» вместо «предвидит» «регламентируется» вместо «зависит от» «испрашивал» вместо «запрашивал» «увязывается» вместо «связывается»

       употребление в письменной речи слов-профессионализмов, яв­ляющихся неофициальными заменителями терминов, например: «дострой» вместо «завершение строительства» «незавершенка» вместо «незавершенный строительством» «студенты-дневники» вместо «студенты дневного обучения» «студенты-вечерники» вместо «студенты вечернего обучения» безналичка» вместо «безналичный расчет» употребление без пояснения терминов, которые могут быть непонятны корреспонденту, особенно это касается терминов, име­ющих в разных отраслях различное значение, а также терминов, имеющих нетерминированные значения в книжной или разговор­ной речи;

       употребление слов иностранного происхождения, не вошедших в состав лексики русского языка и имеющих русский эквивалент, например:

«анонс» вместо «объявление»

«пролонгировать» вместо «продлить»

«репрезентация» вместо «представительская встреча»

«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»

«сериал» вместо «многосерийный фильм»

«ротация» вместо «довыборы»

«эксклюзивный» вместо «исключительный»;

       употребление архаизмов и историзмов – слов и выражений, вышедших из употребления, устаревших, например: не «при сем направляем», а «направляем» не «означенный» («вышеозначенный»), а «названный» не «вышепоименованный», а «указанный» («названный») не «сего года», а «этого года» («текущего года») не «настоящим сообщаем», а «сообщаем» не «настоящий акт составлен», а «акт составлен».

Неправильное употребление предлогов

К ошибкам такого рода относится неправильное употребление предлогов ПО, В, С, БЛАГОДАРЯ и некоторых др.

Конструкции с предлогом ПО и без него различаются стилисти­ческой окраской: конструкции без предлога – общеупотребительны, с предлогом – характерны для деловой речи, например:

меры по усовершенствованию

опыты по разведению

мероприятия по предупреждению

комплекс по переработке

расходы по ремонту

центр по подготовке.

Вместе с тем не допускается употребление предлога ПО вместо предлога О (ОБ), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например:

отчитаться о работе

доклад об итогах работы

переговоры о новой сделке.

Предлог ПО не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога ДЛЯ, например:

Неправильно: «В районе немало сделано по улучшению торговли»

Правильно: «В районе немало сделано для улучшения торговли».

Предлог ПО не должен употребляться вместо предлога ИЗ-ЗА, если указывается такая причина, которая связана с поведением, дей­ствиями кого-либо, например:

Неправильно: «Машины не работают по нераспорядительности администрации»

Правильно: «Машины не работают из-за нераспорядительности администрации».

Исключением являются выражения: «по невниманию», «по не­брежности».

Конструкции с предлогом С и без него практически синонимич­ны, но словосочетания с предлогом С более свойственны разговор­ной речи, без него – другим стилям, ср.:

«трудности с обеспечением кадрами» и «трудности кадрового обеспечения».

Предлог В обязателен в тех случаях, когда в словосочетании речь идет об объеме, размерах, количестве, например:

под углом в 40 градусов

высотой в 80 метров

размером в 10-15 метров

бригада в 20 человек.

Аналогичные словосочетания, но без предлога, свойственны другим стилям языка.

Предлог БЛАГОДАРЯ может употребляться только в тех случа­ях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негатив­ных, отрицательных последствий возможен только предлог ИЗ-ЗА, например:

«Благодаря высокой квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне».

Но: «Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок».

Некоторые предлоги допускают синонимичное употребление, например В и НА, НА и ДЛЯ, В и ЗА и др. При выборе предлога следует руководствоваться его значением и тем, что именно нужно подчеркнуть в сообщении. [8]

Ошибки, связанные с употреблением числительных

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить:

все числительные записываются цифрами, за исключением фи­нансовых документов, где наряду с цифровой записью дается сло­весная расшифровка;

собирательные числительные заменяются количественными: не «пятеро сотрудников», а «5 сотрудников».

Синтаксические ошибки

Синтаксические ошибки связаны с нарушением структуры пред­ложения.

Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

если придаточное предложение поясняет какое-либо слово глав­ного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если ак­центируются обстоятельства совершения действия, или после глав­ного, если оно поясняет основную мысль предложения.

Придаточные предложения рекомендуется по возможности за­менять синонимичными причастными и деепричастными оборота­ми, например:

Вместо: «Здания, сооружения, оборудование и прилегающую тер­риторию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС»

Рекомендуется: «Здания, сооружения, оборудование и прилегаю­щую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС».

Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложени­ями, например:

Неправильно: «Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансиру­ются Европейским банком реконструкции и развития, просим рас-

смотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и рос­сийским партнерам, осуществляющим этот проект»

Правильно: «Учитывая, что проект на Пушкинской площади яв­ляется одним из первых крупных проектов, финансируемым Евро­пейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект».

Неправильно: «Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высокую оценку»

Правильно: «Направленный на опытные испытания образец из­делия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку».

При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо – субъект действия, и ни в коем слу­чае – с объектом.

Неправильно: «Говоря о городе, он развивается нормально»

Правильно: «Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально».

Неправильно: «Оценивая результаты работы отдела, у него отме­чается высокий процент внедренных разработок»

Правильно: «Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок». [9]

Этикет делового общения

Этикет – это установленный порядок поведения где-либо. Дело­вой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делово­го общения.

В основе правил делового этикета лежит:

вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;

соблюдение определенной дистанции между работниками, за­нимающими разное служебное положение;

умение принимать решения и способность их выполнять;

честность в деловых отношениях;

умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия;

терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;

умение признавать свои ошибки, быть самокритичным;

умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты. Поскольку деловое общение – это в большинстве случаев обще­ние посредством документов, деловой этикет проявляет себя в фор­ме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обраще­ния, выражениях просьб, отказов, претензий, способах аргумента­ции, формулировке поручений и др. [6]

Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обра­щения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать.

Обращение традиционно использовалось в письмах полуофици­ального характера и письмах-приглашениях, адресованных конкрет­ным лицам (известным специалистам, деятелям науки, культуры, депутатам и др.) или группе лиц, связанных по роду своей деятель­ности. Обращение – обязательный элемент коммерческой перепис­ки. В последнее время обращение нередко используется и в служеб­ной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное положе­ние, сфера деятельности и некоторые другие аспекты. [5]

Наиболее общей формулой обращения, которая может исполь­зоваться независимо от перечисленных факторов, является:

«Уважаемый господин … (фамилия) !»

«Уважаемая госпожа … (фамилия) !»

или:

«Уважаемые господа!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (предсе­дателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указани­ем должности и без фамилии, например:

«Уважаемый господин Президент!»

«Уважаемый господин председатель!»

«Уважаемый господин мэр!»

«Уважаемый господин министр!»

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:

«Уважаемый Игорь Константинович!»

При обращении к лицам одного профессионального круга воз­можно обращение:

«Уважаемые коллеги!»

Правила этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форма вежливости «С ува­жением,…». [5]

Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участниками являются должностные лица и работ­ники, действующие от имени организаций, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выра­жения от первого лица множественного числа:

«Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Вес­на-Лето-1998»…

«Представляем на рассмотрение и утверждение проект Генераль­ной схемы…»

«Напоминаем, что срок выполнения договора от 10.06.97 № 18/45 истекает…»

«Просим сообщить о возможности приобретения партии то­вара…»

Формула обращения от первого лица единственного числа «про­шу», «предлагаю», «приглашаю» используется в письмах конфиден­циального содержания, а также в документах, оформленных на блан­ках должностных лиц.

Большое значение имеет соблюдение норм делового этикета при ведении переписки.

Первое и основное правило переписки – не затягивайте с отве­том, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоя­тельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установ­ленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда смо­жете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку. Не лишним будет и указать ее объективную причину.

Будьте искренни с деловым партнером и доверяйте ему. Не пи­шите ненужных писем, не опускайтесь до «отписок». Каждое пись­мо, какого бы вопроса оно ни касалось, должно быть максимально информативным (но не многословным).

При подготовке ответа будьте внимательны к оформлению рек­визита «Адресат»: если поступившее письмо подписал руководитель, ответ нужно адресовать на его имя, если заместитель руководителя -отвечайте ему.

Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ.

Если к вам обратились с просьбой, которую вы выполнить не можете, объясните свой отказ, подумайте, что вы можете предло­жить взамен, может быть, порекомендуете обратиться в другое уч­реждение или к вам, но позже.

Проявлением этикета является употребление вступительных (об­ращение) и заключительных формул вежливости. Исключите ложную вежливость. Вычурные выражения типа: «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить» и другие неуместны в деловых письмах.

Исключите из текста служебного письма местоимения «я» и «он», замените их на «мы» и «Вы» и помните, что страдательные конструк­ции предпочтительнее действительных:

не «мы выполним», а «нами будет выполнено»

не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».

Если вы вынуждены напомнить партнеру о необходимости вы­полнить взятые на себя обязательства, формулируйте напоминание или претензию спокойно и четко, без резких выражений, например:

«Договором №__от___Ваше предприятие взяло на себя обяза­тельства по разгрузке вагонов с углем, поступающим в наш адрес. Однако в январе текущего года Вами была задержана разгрузка 47 вагонов, в результате чего возникла угроза остановки ГЭС».

Заключение

Этика делового общения вообще и деловые беседы (споры, переговоры) в частности – наука о нравственности и морали, об отношениях между людьми и обязанностях, вытекающих из этих отношений.

Все люди различны между собой и поэтому они по разному воспринимают ситуацию, в которой оказываются.

Различия в восприятии часто приводят к тому, что люди не соглашаются друг с другом по определенному поводу.

Это несогласие возникает тогда, когда ситуация несет конфликтных характер. Конфликт определяется тем, что сознательное поведение одной из сторон (личность, группа, организация) вызывает расстройство интересов другой стороны.

Изучая природу конфликтов, специалисты составили определенные правила ведения споров.

Интеллигентность не только в знаниях, но и в способности к пониманию другого. Она проявляется в тысяче и тысяче мелочей: в умении уважительно спорить, вести себя скромно за столом, в умении незаметно помочь другому, беречь природу, не мусорить вокруг себя – не мусорить окурками или руганью, дурными идеями.

Интеллигентность – это терпимое отношение к миру и к людям.

В основе всех хороших манер лежит забота о том, чтобы человек не мешал человеку, чтобы все вместе чувствовали себя хорошо. Надо уметь не мешать друг другу. Воспитывать в себе нужно не столько манеры, сколько то, что выражается в манерах, бережное отношение к миру, к обществу, к природе, к своему прошлому.

Не надо запоминать сотни правил, а запомнить одно – необходимость уважительного отношения к другим.

Литература

1.     Валгина Н.С., Светлышева В.Н. Орфография и пунктуация: Справочник. – М.; Высшая школа, 1993.

2.     Веселов П.В. Аксиомы делового письма. – М.; Информаци­онно-внедренческий центр «Маркетинг», 1993.

3.     Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленнос­ти. – М.; Издательство стандартов, 1990.

4.     Громова Н.М. Основы деловой переписки. – М.; РУССЛИТ, 1992.

5.     Громова Н.М., Деева Т.М., Кричатова Е.В. и др. Ваш зарубеж­ный партнер (Переписка, документация, контракты). – М.; Техно-экология, 1992.

6.     Деловая переписка с иностранными фирмами: Практическое пособие. – М.; Имидж, 1991.

7.     Организация работы с документами  / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1999.

8.     Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. 3-е изд. – М.; Высшая школа, 1988.

9.     Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка. 6-е изд. – М.; Русский язык, 1987.

10. Словарь сокращений и аббревиатур. – М., 1995.

11. Словарь сокращений русского языка / Под ред. Д.И.Алексе­ева. 4-е изд. Стереотип. – М.; Русский язык, 1984.

12. Справочник по деловой переписке. – М.; Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.